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月400時間の請求書処理時間を削減。 DXの力で、新体制ガイアの変革を後押しします。

全国にパチンコホールを展開する株式会社ガイア様。 2023年の経営陣刷新を契機に「誇れる会社」を目指し、社内体制を見直すとともに、DXを推進しています。 その先駆けとして『BtoBプラットフォーム 請求書』『BtoBプラットフォーム 契約書』を導入し、業務のデジタル化に取り組んだことで、請求書の処理時間は月間約400時間短縮、処理状況も可視化されました。

導入担当者

この事例のポイント

01

情報伝達が複雑で支払処理に時間がかかる

情報伝達に時間がかかるうえ、確認や照合作業も属人的でブラックボックス化していました。

02

DtoDで情報を一元化し現況を可視化・共有

残った紙の請求書もAI-OCR併用で電子化し、デジタル化による効率化を実現しています。

03

請求書の処理時間は月間約400時間短縮

処理状況が可視化され、社員一人ひとりが効率化を意識して行動するようになりました。

導入企業プロフィール

社名株式会社ガイア
業種サービス/外食/レジャー
部署区分人事・総務
従業員規模1,000名以上 5,000名未満
事業内容パチンコホールの経営

導入前の課題

•一番の課題は、部署間のやり取りの複雑さです。請求書はまず経理部が窓口となって一括で受け取り、購買グループが内容ごとに各部署へ振り分けます。各部署で確認が終わると、再び購買グループがまとめて経理に戻す
•担当部署が請求書をExcelで作成し印刷、経理部が請求書に押印して、担当部署が取引先へ送付するという手間の多いフロー

導入を決めた理由

•DtoDで情報を一元化し現況を可視化・共有できる。残った紙の請求書もAI-OCR併用で電子化が可能
•ひとつのIDで請求書と契約書の両方をデジタル化できる。入金確認や消込も自動化できるため入金漏れを削減

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

請求書の処理時間は月間約400時間短縮、処理状況も可視化

✓請求書の電子化や入金消込機能により、請求書の受取・発行の両方を効率化。電子契約により収入印紙が不要となり取引先の負担も軽減
✓これまで、「経理の専門領域」と捉えられがちだった請求書業務もDXによる可視化により、社員一人ひとりが効率化を意識して行動するようになり、DX推進の取り組みも社内に浸透しつつあります。

活用している主な機能・工夫点

電子データ受取や入金消込機能の活用

✓取引先全体の70%以上から電子データで届き、残る紙の請求書もAI-OCR機能で読み込み、システムに連携しています。
✓FAXや郵送を希望する取引先への請求についてもシステムで作成した請求書を印刷して送付することにより、入金消込機能を活用できる状態にしています。
✓他社サービスで締結した電子契約書も、電子署名とタイムスタンプ付きでシステムに集約しています。捨てられない書類の保管に助かっています。

ともに活用方法をゼロベースで再検討し社内浸透を推進

✓導入済みのシステムには便利な機能があるのに活用しきれていないのではないかと気づき、ともに活用方法をゼロベースで再検討することにしたのです。
✓電子契約なら収入印紙が不要なので、新規契約や再締結時に電子契約システムでの対応を案内すると、ご承諾いただけることが多いです。
✓本社だけでなく各店舗でも必要書類の保管に活用していて、探す手間や本社への郵送費削減が出来て助かっています。検索機能があるので必要な書類を探す時間も不要です。

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