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見積から請求までの業務をデジタル化で一括管理。ガバナンスの強化とゆとりのある経営を実現しました。

熊本県人吉市に本社を置く、創業70年を越える老舗のパチンコ・チェーン、岩下兄弟株式会社様。熊本県・宮崎県内で「モナコパレス」「銀馬車」のブランドで、現在23店舗を運営しています。近年、急速に社内DXを進める同社では、『BtoBプラットフォーム 請求書』と『BtoBプラットフォーム TRADE』を導入して業務を大幅刷新。導入の経緯とその効果について、関係部署の4名にお話を伺いました。

導入担当者

この事例のポイント

01

月に最大1,000枚。請求書受取後の煩雑な処理業務

請求書はすべて紙ベースで、多い時では月に1,000件ほどにもなりました。

02

請求処理業務が15日から6日まで短縮

取引先が発行した請求書がすぐに届くため、処理が早くなり余裕ができたことで業務は一変したと思います。

03

2020年熊本豪雨の水害時も支払処理を遂行

末締めの請求書が届くタイミングでしたが、電子化されていたおかげで請求と支払いの手続きは可能でした。

導入企業プロフィール

社名岩下兄弟株式会社
業種サービス/外食/レジャー
部署区分人事・総務
従業員規模750名以上 1,000名未満
事業内容遊技場経営(パチンコ店)

導入前の課題

•支払いサイトは20日間ほどありましたが、請求書は郵送のため届くまでの日数がかかり、実際には15日程度です。連休があればさらに短縮されるので、年始やゴールデンウィークなどは戦々恐々としていました。
•本部の経理は一覧表を作成するためにExcelに入力したあと、会計システムにも再入力、さらにファームバンキング用にもと、三重入力していました。

導入を決めた理由

•紙の請求書では受け取った1人しか状況を把握できませんが、電子請求書を導入すれば店舗だけでなく、拠点や本部、役職者も確認できるのが決め手でした。
•PDFではなく、データそのものをやりとりする、DtoD(Data to Data)なら、数字も文字も手入力の必要がありません。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

作業にかかる時間はほぼ半減、400~500時間を削減できた試算です。

✓以前のExcel、会計システム、ファームバンキングと3回行っていた入力作業が不要になったのが大きな変化です。
✓月初には会計システム上に取り込んでいるため、総じて6~7日ほど短縮できました。紙の伝票をファイリングする時間もかなり減っています。空いた時間で戦略的な業務に時間を充てられるようになりました。

活用している主な機能・工夫点

会計連携で入力作業が不要に!一部残る紙の請求書はAI-OCRで電子化。

✓会計と連携したことで一覧表のExcel、会計システム、ファームバンキングと3回行っていた入力作業が不要になりました。
✓AI-OCRを利用し、紙の請求書をAPI連携で読み込むようにしてデータ化しています。
✓店舗によっては店長が忙しくて承認リレーがとまってしまい、本部になかなか届かないという状況がありましたが、それも解消されました。

取引先や社内に展開して「実はこんなに簡単です」と伝えました。

✓根気強く「不明な点は自分に聞いてください。立ち上げを一緒にやります」と伝え、マスタデータも一緒に作り込んで渡すなどしました。
✓マニュアルも詳細なものから必要最低限の機能だけにスリム化し、取引先や社内に展開しました。
✓店舗では紙の請求書を受け取ったらすぐにスキャンをするルールを徹底しています。

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