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毎月6,000通近く発行する請求書をデジタル化し、60%以上の取引先が賛同しています。

沖縄県内で富士フイルムビジネスイノベーション社の複合機などOA機器の販売や保守を担う、富士フイルムBI沖縄株式会社様。沖縄最大手の総合建設業、國場組のグループ企業でもあり、県内企業の約1/3と取引されています。毎月6,000通近く発行する請求書を『BtoBプラットフォーム 請求書』でデジタル化し、60%以上の取引先が賛同しています。その効果と、電子化率を高める工夫を伺いました。

導入担当者

この事例のポイント

01

請求書発行の作業時間が大幅減

末日に集中する4,000通前後の請求書発行処理にかかる作業時間が大幅に減少しました。

02

個別のメール対応がなくなり、誤送信のリスクもゼロに

システムにアップすれば先方の手元にすぐ安全に届くため、双方にとってメリットがあります。

03

電子請求書なら県外のお客様へも、その日に届く

出社する者は郵送分を、テレワークする者は電子請求と、効率的な業務分担が可能になりました。

導入企業プロフィール

社名富士フイルムBI沖縄株式会社
業種SI
部署区分経営者・役員
従業員規模100名以上 250名未満
事業内容デジタル複合機・プリンター。ソリューションサービスの販売及び保守、サーバー・ネットワーク環境の構築及び保守、オフィス家具の販売及びWEB通販事業

導入前の課題

•他の経理業務もやりながら作業するため、末日に締めた請求書の発行処理に、3人で10営業日ほどかかっていました。
•毎月6,000通近く発行する請求書業務において、印刷や封入にかかる残業時間と郵便コストが大きな負担でした。

導入を決めた理由

•取引先が請求書の受取業務に導入した際の説明会に参加し、話を聞いているうちに我々も導入したいと興味がわきました。
•電子帳簿保存法とインボイス制度を目前に控え、紙を出さずに業務ができる仕組みを提供する製品が時代に適合していると思いました。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

残業や郵便コストも半減し、全取引先でデジタル化率60%超

✓残業や郵便コストが半減し、出社する者は郵送分を、テレワークする者は電子請求といったように効率的な業務分担ができました。
✓個別のメール対応がなくなり、誤送信のリスクもゼロになりました。アップすれば先方の手元にすぐ確実に届くのがメリットです。

活用している主な機能・工夫点

請求書発行・受取および郵送代行機能

✓毎月6,000通近くある複合機などのOA機器の販売や保守に伴う、請求書発行機能
✓取引先からの請求書をシステム上で電子データとしてスムーズに受け取る、請求書受取機能
✓電子化に対応していない取引先向けに、紙の請求書の印刷・封入・発送を代行する郵送代行サービス

電子化率を高めるための手順書同封と、紙と電子の比較

✓お客様は、手元に届いた紙の請求書とログインで確認できる同じ内容の電子請求書を比べて、どちらがいいか選べるようにしました。
✓紙の請求書に手順書を同封するようになって、デジタル化率がさらに高まっているのを感じています。
✓実際にシステムへログインしていただくことで、デジタル化の利便性や効果を実感していただけるよう工夫しています。

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