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サントリーグループで取り組みが進む経理DX。ワークフローと連携しシームレスなペーパーレスを実現。

グローバル食品酒類総合企業として多角的に事業を展開するサントリーグループ。グループ各社の経理、総務、人事領域などのシェアードサービスを担うサントリービジネスシステム株式会社様は、業務プロセスを抜本的に見直し、経理業務のデジタル化に取り組まれました。グループ各社の請求書発行業務も集約、ワークフローシステムとの連携で、シームレスなペーパーレス化が実現しています。

導入担当者

この事例のポイント

01

ワークフローシステムとのAPI連携で、請求書を自動発行

ワークフローシステムに入力された債権データが、電子承認後、API連携で自動発行される仕組みです。

02

デジタルデータにより紛失リスク、災害リスクをゼロへ

紛失のリスクがなくリードタイムも削減できるという利点は、災害リスクにも対応できます。

03

グループ各社の請求書書式を統一し集約、平準化を実現

月末月初に作業が集中していましたが、業務時間も平準化され、現場にとって大きなメリットになっています。

導入企業プロフィール

社名サントリービジネスシステム株式会社
業種その他
部署区分経理・財務
従業員規模100名以上 250名未満
事業内容サントリーグループ共通のシェアードサービスの提供、業務革新の支援・推進等

導入前の課題

事業会社ごとに作成方法が異なります。私たちは、グループ会社の中でも、サントリーHDはじめ主要な事業会社9社の発行する、売買以外の請求書を集約して作成、押印し郵送していました。
請求書の発行業務ではこれまで、事業所間郵送のリードタイムを考慮し、月末月初に作業が集中していました。

導入を決めた理由

システムを比較・検討した2017年当時、利用企業数が16万社を超え(2024年4月現在は100万社以上)、取引先は無料で使えて負担をかけない点に優位性があったと聞いています。
電子発行できない取引先へはオプションで郵送代行サービスも選べ、別途催促しなくても電子発行手続きが進むのではとの期待もありました。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

月間720時間の業務時間削減、コストは年間7割もの削減効果が

シームレスなフローの実現で、試算では請求書発行に係る作業時間が月間720時間ほど短縮しました。人件費なども算出すると年間7割ほどのコスト削減効果です。
紛失のリスクがなくリードタイムも削減できるという利点は、災害リスクにも対応できます。発行から即日届く電子データは、取引先のリスクヘッジにも寄与しています。

活用している主な機能・工夫点

BtoBプラットフォーム 請求書を利用し、請求書の受取・発行どちらもデジタル化

月に750件ほど発行するこの請求書をまず、『BtoBプラットフォーム 請求書』でペーパーレス化しました。
約40社のグループ会社の請求書も『BtoBプラットフォーム 請求書』で発行しています。
新規取引先への初回の請求書発行は、電子請求書へのご案内もかねて郵送代行で行っています。

社会全体がデータでつながる世界の実現に向けて

総務管轄の稟議書や決裁データ、支払いデータ、電子契約書もワークフローシステムに組み込まれ全体的にペーパーレス化しています。
出社しなくても在宅で承認作業ができるとわかり、加速度的に浸透しました。今でも在宅勤務は働き方の一つとして認められており、部内でも利用しています。
スキャンする手間を考えると、データでもらうデータtoデータが1番望ましいと思っています。データのやりとりこそ改ざんやミスのない理想の世界ですので、ぜひ目指したいです。

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