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全国70店舗分の請求データを自動で取得、仕訳も不要。会計システムへの転記ミスの心配もなくなりました。

国内のミツバチ飼育数トップクラスの養蜂家企業、株式会社杉養蜂園様。質の高いハチミツは創業から一貫して自社での手作りです。愛用者に全国の店舗から商品を届けるため、毎月運輸会社から受け取る各店舗分の請求書の処理は膨大で、手作業での処理に限界を感じるようになっていたそうです。店舗数が増えるほど高まる業務負担を軽減させた、電子請求書の活用方法を伺いました。

導入担当者

この事例のポイント

01

運輸会社からの請求データを自動で取込み

オプション機能を使えば、運輸会社から届く複数の請求書の明細データを自動で取り込めます。

02

システムが自動で勘定科目を学習し、仕訳が完了

翌月から学習機能が働いて仕訳が自動的に反映されます。入力作業が30分弱で完了するようになりました。

03

会計システムへの入力ミスがゼロに

データは会計システムにそのまま取り込めるので、業務効率も飛躍的にアップしています。

導入企業プロフィール

社名株式会社杉養蜂園
業種メーカー/製造
部署区分人事・総務
従業員規模500名以上 750名未満
事業内容蜂蜜ローヤルゼリー・プロポリス等の製造及び販売、化粧品の製造及び販売他

導入前の課題

全店舗分の請求書を一つひとつ開封し、会計システムに入力する作業が毎月発生しますが、同じ運輸会社でも締め日が異なります。
月末・月初はどうしても業務量が増え、会計システムへの入力時には転記ミスが発生するリスクもあり、担当者にはプレッシャーがかかっていました。

導入を決めた理由

入力している伝票の束を目にした社長からも「いまだにこんな事をしているのか。今の時代、データでもらえるだろう」と電子データ化を勧められました。
オプション機能のシステムを使えば、運輸会社から届く複数の請求書の明細データを自動で取り込めるとわかったことです。できると聞いて率直に、「良かった」と思いました。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

運輸会社から届く請求データを自動で学習し仕訳

毎月2、3時間かけていた入力作業が30分弱で完了するようになりました。
今は転記ミスや入力もれといった心配がないので、頼まれた側も特に抵抗なく請け負ってくれます。

活用している主な機能・工夫点

請求書の受取・発行どちらもデジタル化

BtoBプラットフォーム 請求書を利用し、請求書の受取・発行どちらもデジタル化しています。
請求明細自動取込システムを利用し、複数社のWEB請求明細を自動で受取・管理が可能です。
データは会計システムにそのまま取り込めるので、業務効率も飛躍的にアップしています。

事業拡大のボトルネックになる手作業を電子化で解決

紙の請求書と違い、電子請求書が届かない場合は取引も発生していないことがわかるため、以前のように店舗に確認する手間がなくなりました。
運輸会社以外の経費も、社内で小さなところから丁寧に電子データ化できればと思うようになりました。
主管となって受け取り、金額を確認してもらうことでコスト意識を高めることもできるのではと期待しています。

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