請求書受け取りのメールを送る目的
請求書受け取りの旨をメールする目的は、取引先に対し正常に請求書が送られ受領側が請求内容を確認したことを通知するためです。取引の透明性が高まるとともに、顧客とのコミュニケーションを確立し信頼関係を構築できます。また取引先は請求書送付の後で、支払いがされていない場合には、メールの履歴をもとに追跡する場合があります。
請求書の受け取り時に送付するメール文例
請求書の受領メールは、なるべく早く返信しましょう。相手先に安心してもらえるように、請求書受領の旨と内容を確認した旨を明確に伝える必要があります。さらに期日内に支払う意思、または何月何日までに支払う予定であるか記載しましょう。以下で２パターンのメール文例を記載しているので、参考にしてください。
- 【請求書の受領確認について】
- 〇〇〇〇（会社名）
〇〇部（部署名） 〇〇様 - いつもお世話になっております。
〇〇会社の〇〇と申します。 - 請求書を確かに拝受しました。
お忙しい中、速やかなご対応、感謝申し上げます。 - 〇月〇日までに記載の口座にお振込いたしますので、ご確認のほどお願い申し上げます。
- 引き続きよろしくお願いいたします。
- 【請求書受領のご連絡】
- 〇〇〇〇（会社名）
〇〇部（部署名） 〇〇様 - いつもお世話になっております。
〇〇会社の〇〇と申します。 - 先ほど、請求書の受領を確認いたしましたので、ご連絡申し上げます。
- 内容を確認いたしましたので、〇月〇日までにご請求額を指定の口座に振込させていただきます。
- 引き続きよろしくお願いいたします。
請求書受け取り時のメールで注意すべきポイント
請求書を受け取ったらすぐにメールを送付するとともに、感謝と敬意を伝えることが大切です。取引先と良好な関係を構築・維持するために、押さえておきたいポイントについて以下で詳しく解説します。
感謝と敬意を表す一文を添える
請求書受領のメールでは、まず取引先の担当者に対して日頃の感謝や敬意の気持ちを表す一文を添えましょう。ビジネス上のマナーとしてはもちろん、取引先と良好な関係を築くためにも大切です。また、メールの文面では以下のような丁寧な言葉を使用します。
- ●受領いたしました
- ●拝受しました
- ●今後ともよろしくお願い申し上げます
「受領」は「物や情報を受け取ること」に対し、「拝受」は、謙譲の意味合いが強くよりフォーマルな文脈で使用されます。なお、「受信」という文言は、領収書を受領した際にはあまり使用されません。丁寧な言葉遣いで、感謝の気持ちと今後の関係維持への希望を示し、相手との信頼関係を築きましょう。
請求書の受領後すぐにメールを送付する
請求書を受け取ったら、できるだけ速やかにメールを返信しましょう。取引や業務上のやり取りにおいて、迅速に行動することは信頼性を高めるだけでなく、取引の進行をスムーズにします。
取引先が請求書を送った後は支払いまで時間がかかる場合があるため、請求書受領の旨と期日までに支払う意思を伝えることで取引の透明性と信頼性が高まります。ただしビジネスエチケット上、土日祝日や夜遅い時間にメールを送るのは礼儀や常識に欠けると取られる場合もあるため、送信タイミングにも気を配りましょう。
請求書受け取り後の流れ
取引先から請求書を受け取った後、主に以下のような流れで対応を進めます。正確かつ迅速に対応できるよう、あらかじめ流れを把握しておきましょう。
- １．請求書を受領したことをメールで伝える
- 請求書の内容に不備がないか確認する。請求書を受領した旨と内容を確認した旨をメールで伝える。
- ２．経理担当者が検印や捺印を進める
- 請求書の内容に問題がなければ、経理担当者に引き継ぎ、検印や捺印を進める。検引・捺印は請求書の正当性を証明し、社内の承認を確認するために重要なプロセスとなる。
- ３．未払い分の請求書を管理する
- 請求書を受け取った後、支払い期日ごとに分けて請求書を管理する。未払い分を分けて管理すれば、支払いの優先順位もクリアに。法人の場合、請求書は７年間の保存義務があるため注意する。
- ４．期日までに請求金額を支払う
- 書面に記載されている支払い日までに、請求額の振込を完了させる。支払いが遅れると信頼性が低下するため、期日までに支払えるサイクルを構築しておく。
- ５．請求書を支払い済みファイルに保管する
- 支払いを終えたら、その請求書を支払い済みとして保管する。各請求書をステータスで分けて管理することで、財務管理の効率性や透明性を担保できる。
請求書受け取りにおける課題
取引先が多くなるほど受け取る請求書の数が増え、管理しきれずに支払い漏れなどが発生する場合があります。特に郵送やメール添付、ファイル共有などさまざまな手段で請求書を受け取ると、管理が煩雑になりがちです。ただでさえ請求書業務は多いため、処理手続きや管理工数がかかればかかるほど、ミスを誘発する可能性があります。
このように、複雑な請求書の管理業務を効率化するためには、請求書受取サービスを導入するとよいでしょう。請求書受取サービスとは、請求書の受け取りやデータ化を代行し業務効率化とスピードアップを支援するサービスです。以下のボタンから、多彩な請求書受取サービスの資料を一括請求（無料）できるので、ぜひご利用ください。
請求書の受け取りや管理が大変なら委託がおすすめ
手作業での請求書処理は時間がかかり、人為的ミスも発生しがちです。請求書受取サービスはこういった手間や承認フローなどを引き受け、請求書処理業務の負担を軽減できます。主に以下のような業務の代行が可能です。
- ●請求書の受け取りを代行
- ●請求書のスキャンや電子化
- ●PDFや画像のテキストデータ化
- ●請求書原本の管理
- ●仕訳や支払いデータの作成
さらに電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応したサービスもあるため、請求書業務の負担を削減するためにサービスの比較検討をしてみてはいかがでしょうか。以下の記事で最新の請求書受領サービスを比較するとともに、メリットや選び方についても解説しています。あわせてご覧ください。
請求書受領サービスを利用し請求書の受け取りを効率化しよう
請求書を受領した後は受領した旨を迅速に伝えることで、取引の透明性を高めるとともに良好な信頼関係を構築できます。また受領メール送付後も、検印・捺印作業や支払い、ファイリング、保管などさまざまな業務を行わなければなりません。
取引先が多いと請求書の管理も煩雑になりがちなため、請求書受領サービスに依頼するのがおすすめです。ITトレンドでは、請求書や明細書を電子化しWeb上での作成・閲覧・配信が可能なサービスを多数取り扱っています。請求書関連業務の効率化を図るために、ぜひ資料請求をしサービス比較をしてみましょう。
