請求書受取サービスのメリットは？デメリットや選ぶ際の注意点も解説

請求書受取サービスのメリット

請求書受取サービスのメリットを詳しく解説します。

ペーパーレス化や働き方改革につながる

取引先が紙の請求書を利用している場合、ペーパーレス化は進みません。しかし、請求書受取サービスは紙ベースの請求書をデジタルデータに変換してくれます。そのため、自社でおのずとペーパーレス化が進みます。 請求書の受け取り代行が可能な場合、取引先が紙の請求書を毎月郵送してきても、社員がわざわざ出社する必要はありません。デジタルデータ化された請求書をクラウド上で確認できるためです。その結果、テレワークなどの働き方改革につながります。

法律へスムーズに対応できる

税制が変わるたびに社内システムを変更することは、企業にとって大きな負担となります。請求書受取サービスは新しい税制に適宜対応しています。具体的には、軽減税率制度や、2023年10月から施行されるインボイス制度などが挙げられるでしょう。 スキャナ保存制度や電子取引保存に対応しているサービスもあります。いずれも改正電子帳簿保存法に含まれており、決算・取引に関する書類やメールを介した請求書・納品書などをデータで正しく保存するよう義務づけた制度です。 請求書受取サービスを導入した企業は、特別な準備をしなくても、上記のような制度に漏れなくスムーズに対応ができます。

正確かつスムーズに業務を進められる

請求書を紙で受け取ると、支払いの前に多くの業務を行わなければなりません。内容確認・仕訳・システム入力・スキャニング・ファイル保管などです。取引先によっては、紙とメールの両方を使って請求書が送られてきます。この場合は紙とメールの突き合わせが必要です。 請求書受取サービスは、請求書の支払い前の業務すべてを代行します。経理は請求書の受け取りから支払いまでの時間が短縮できます。ヒューマンエラーも抑えられ、業務負担の軽減や効率化が実現できるでしょう。

請求書受取サービスのデメリット

料金はサービスの範囲や請求書の量によって決まります。基本サービスにはメール・PDFの請求書受け取りが含まれ、紙の請求書の受け取りとデジタル化は別料金というプランもあります。詳細は企業によりけりです。 たとえば、シンプルな機能を初期費用なし・月額約1,000円から利用できるケースもあれば、ユーザー数に制限がなく、セキュリティ対策にも対応していて月額数万円かかることもあります。 また、自社で受け取る場合と比べて請求書の確認が数日遅れる可能性もあるでしょう。特に請求書受取サービスの会社と自社の休日がずれている場合は、営業日になるまで待たなくてはいけません。請求書が締め日ギリギリの場合、支払い遅延につながりかねず注意が必要です。

請求書受取サービスの利用形態

受領代行・データ化・電子請求書という３通りの利用形態があります。受領代行は、紙の請求書における受け取りやスキャンに対応してもらえるサービスです。データ化は、紙の請求書におけるスキャンは自社で行い、データ入力を自動化します。 電子請求書は、取引先に仕組みを提供し、請求書データの入力かアップロードをしてもらうサービスです。取引先に請求業務の変更をお願いすることは困難と思われがちです。しかし、すでに同様の仕組みを利用しているケースでは、業務効率化につながるメリットがあります。

請求書受取サービスのメリットを理解して、導入の検討を！

メリットは以下の通りです。

ペーパーレス化や働き方改革につながる

法律へスムーズに対応できる

正確かつスムーズに業務を進められる

デメリットは以下の通りです。

費用が発生する

受け取りが若干遅れる

利用形態は３つです。

受領代行

データ化

電子請求書

請求書受取サービスのメリット・デメリット・利用形態を把握して導入しましょう。