請求書受取サービスとは
請求書受取サービスとは、取引先から送付される請求書を受領し、デジタル化するサービスです。請求書の形式にかかわらず、内容をOCR（AI-OCR）でテキスト化します。各種データの作成や代行、ほかシステムとの連携などができる仕組みです。
請求書受取サービスには、以下のような種類があります。
- ●サービス事業者が請求書の受取・データ化までを代行してくれるタイプ
- ●社内データ化をサポートしてくれるタイプ
- ●取引先に請求書を登録してもらうタイプ
１つめは、請求書の受取からデータ化までを代行することで、企業の負担を最小限にしてくれるタイプです。２つめは、請求書の受取そのものは企業内で行い、その後のデータ化を補助してもらいます。３つめは、取引先に相談し、システム上に直接情報を入力してもらうタイプです。
請求書受取サービスには無料版と有料版があり、無料版はさらに以下の２種類に分けられます。
- ●機能に制限があるものの無料で使えるタイプ（フリープラン）
- ●機能制限はないものの期間限定無料タイプ（トライアルプラン）
自社に合うものを選びましょう。
請求書受取サービスを利用するメリット
請求書受取サービスを利用する主なメリットは、以下のとおりです。
- ●ペーパーレス化で業務効率をアップできる
- ●税制改正にもスムーズに対応できる
- ●請求書関連業務の人的ミスを削減できる
請求書にまつわる業務は多岐にわたります。サービス導入で、負担を軽減できる可能性があるでしょう。
請求書受取サービスについてさらに詳細を知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
無料版を選ぶメリット・デメリットとは
請求書受取サービスを導入する際に、費用面から無料版を検討する方は少なくありません。しかし、「本当に無料版で大丈夫なのか」と感じてしまうのも事実です。無料版を導入する場合のメリットとデメリットを紹介するので、ぜひ参考にしてください。
無料版を使用するメリットとは
無料版のメリットとしては、主に以下の２点が挙げられます。
- ●コスト負担がかからない
- ●有料版を利用する前に、使用感を確かめられる
はじめて請求書受取サービスを導入する場合、業務がどの程度楽になるのか、想像するのは難しいでしょう。コスト負担のない無料版なら、成果がはっきりしていない状態でも気軽に導入可能です。受領する請求書の数がそれほど多くはない中小企業でも、コスパを気にする必要はありません。
また有料版を前提に考えている場合でも、無料トライアルを利用できるメリットは非常に大きいでしょう。本格導入前に機能や使用感を確かめられるため、失敗を防ぎやすくなります。
デメリット：機能制限を受ける可能性がある
続いては、無料版ならではのデメリットについて解説します。もっとも重要なのは、使用できる機能が制限される可能性がある点です。特に多く見られるのが、登録人数や保存期間、受領方法にかかわる制限です。
登録人数が制限されれば、請求書にかかわる業務が一部スタッフに集中してしまう可能性も考えられます。保存期間が短ければ、確定申告や税務調査時に対応できない恐れがあるでしょう。無料プランを契約する場合、本当に自社が思い描く方法で運用できるのか、事前によく確認してください。
デメリット：精度が不安定なケースがある
２つめのデメリットは、請求書に記載された情報の読み取り精度についてです。有料版では、OCR利用から人の目でのダブルチェック体制が目立ちます。一方、無料版ではOCRのみのケースがほとんどです。
読み取り精度が不安定になると、自動読み取り後のチェックや訂正の手間が増えます。業務効率が低下する恐れがあるでしょう。
デメリット：サポート体制が十分ではない可能性がある
無料版の請求書受取サービスでは、有料版よりもサポート内容が限定されるケースも目立ちます。いざという場面でどのようなサポートを受けられるのか、契約前にしっかりと確認してみてください。システム利用に不安がある場合は、特に注意が必要です。
充実したサポートを期待するのであれば、有料版の製品を選ぶのがおすすめです。取引先への影響が大きい請求書関連業務も、スムーズに進めやすいでしょう。
無料サービスを比較する際のチェックポイント
無料の請求書受取サービスを比較する場合、以下の３つのポイントを確認してみてください。
- ●自社が求める機能を満たせているか
- ●既存システムとの連携性や相性について
- ●データ化以外の機能について
３つのなかで特に重要なのは、既存システムとの連携や相性についてです。有料版では問題なくても、無料版では制限を受けやすい傾向にあります。すでに自社で導入しているシステムと連携できなければ、業務が非効率になる恐れもあるでしょう。
ただし残念ながら、無料版で「あれもこれも」と欲張るのが難しいのも事実です。「最低限、これとこれだけは連携させたい」など、的を絞って対応可能かどうか確かめるのがおすすめです。
有料版を検討した方がよいケースとは
無料版には、主にコスト面で非常に大きなメリットがあります。一方で、機能面やサポート面に注目した場合、無料版では対応し切れないケースもあるでしょう。以下の３つのケースに当てはまる場合には、無料版ではなく有料版を選ぶ方がメリットも多くなります。
- ●大量の請求書を受領したい場合
- ●ほかのサービスとの連携で業務効率アップをめざしたい場合
- ●保存期間に余裕を持って対応したい場合
いずれかひとつでも当てはまる項目がある場合、ぜひ有料版についても積極的に検討してみてください。「有料版はコスト面が不安」と感じるなら、不安解消のためにもまずは資料請求してみましょう。機能面やサポート面など、有料版ならではの情報を収集できます。
無料で利用できる請求書受取サービス
無料版の請求書受取サービスの利用を検討している方に向けて、おすすめの製品を紹介します。どこがよいのか悩んだら、ぜひチェックしてみてください。
Bill One
- あらゆる請求書をオンラインで受け取れる
- 請求書業務をデジタルで完結できる
- 法対応と同時に業務改善を実現
BConnectionデジタルトレード
「BConnectionデジタルトレード」はエヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が提供する請求書受取サービスです。請求書の受領はもちろん、作成や発行にも対応。取引先へのサービス導入もサポートしてくれるというメリットがあります。
経理システムとの柔軟な自動連携機能により、データ入力の手間も軽減。無料で利用できる範囲については、要問い合わせです。
INVOY
「INVOY」はFINUX株式会社が提供している請求書受取サービスです。一度に10枚までの請求書の同時アップロード・ダウンロードが可能。大量の請求書も素早く処理できるのが魅力です。
デジタル化された請求書はもちろん、紙の請求書のデータ化・保存にも対応します。無料版でも、取り込み可能数・データ保存量はともに無制限で利用可能です。また、インボイス制度・電子帳簿保存法にも完全対応しています。
SATSAVE
「SATSAVE」はアイテック阪急阪神株式会社が提供するサービスです。請求書だけではなく、PDF形式のさまざまな文書の保存が可能。領収書や注文書、重要書類などを一括で管理します。
登録書類やユーザーごとに、閲覧範囲や利用機能範囲を制限できるため、セキュリティ面でも安心です。無料版では登録ユーザー数無制限、容量は500MBまで利用できます。
無料版・有料版ふくめて請求書受取サービスを検討してみよう
請求書受取サービスを利用すれば、関連業務の効率化が可能です。無料版ならコスト負担なしで導入できるため、はじめての方でも利用しやすいでしょう。
一方で、無料版よりも有料版を選んだほうが、メリットが大きくなるケースもあります。まずは無料版・有料版を問わず情報収集して、自社に合ったサービスを比較検討するのがおすすめです。資料請求して、それぞれの特徴を知るところからスタートしましょう。
