請求書受取サービスとは
請求書受取サービスは、経理や総務部門が担う「請求書の受領・確認・支払い処理」を支援するツールです。電子取引データを要件どおりに保存できるよう、国税庁が示す電子帳簿等保存制度の考え方に沿った運用を支えます。
サービスの提供範囲
サービスの範囲は、紙・PDF・画像・電子インボイスなど多様な形式の請求書の受領と管理です。代表的な処理は次のとおりです。
- ■受領
- メール添付・専用アップロード・クラウド受信ボックスなどで自動収集します。
- ■データ化
- OCRやAI-OCRで金額・取引先・日付・明細を抽出し、手入力を削減します。
- ■承認・仕訳
- 社内ワークフローで承認し、会計システムに連携して仕訳を登録します。
- ■保管・検索
- 法令にもとづいた形式で安全に保存し、後から素早く検索・提示できます。
導入目的と活用シーン例
導入目的は「業務効率化」と「法令遵守」です。例えば、請求書がメールと紙で混在して管理が煩雑な場合、受領チャネルを統一して漏れを防げます。電子帳簿保存法の要件に沿う保存や、インボイス制度に対応した適格請求書の処理にも役立ちます。テレワークや本社・拠点の分散運用にも適しています。
請求書受取サービスの主要機能
請求書受取サービスは、受取・保存だけでなく、承認・仕訳・証跡管理まで含めてバックオフィス全体を最適化します。選定時は、法令対応と日常運用の両面から確認しましょう。
ワークフロー
請求書の承認経路を定義し、自動で回付します。代理承認や差戻し、期日管理など、社内規程に沿った柔軟な設計が可能です。紙の回覧やメール承認に比べ、見える化と処理速度が向上します。
API連携・CSV連携
会計・経費精算・債務管理システムとデータ連携できます。API（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）ならリアルタイム連携、CSVなら既存システムとの互換性を確保できます。二重入力や転記ミスの抑制に有効です。
証憑管理・改ざん防止機能
タイムスタンプ、変更履歴、ハッシュ計算などでデータの真正性・完全性を担保します。監査時には証憑と証跡を提示でき、電子取引データの保存義務にも対応しやすくなります。
検索性・フィルタリング機能
日付・金額・取引先などで横断検索できます。部門・案件・プロジェクト単位の絞り込みや、金額範囲検索が可能だと、税務調査や社内照会への対応がスムーズです。
操作履歴管理機能
いつ・誰が・何をしたかを記録するログを保持します。内部統制や不正抑止に加え、権限設定で閲覧・編集範囲を制御できます。監査証跡としての活用にも向きます。
請求書受取サービス利用の流れ
実際の利用イメージを四つのステップで示します。導入前に運用フローを描いておくと、定着が早まります。
請求書を受け取る
受領チャネル（メール添付・専用アップロード・クラウド受信ボックス等）を一本化します。紙はスキャンして取り込み、到着から登録までのリードタイムを短縮します。
データ化する
OCRやAI-OCRで自動抽出し、担当者は検証・補正に集中します。例外はルール化して再発防止につなげます。学習により精度向上が期待できます。
承認する
定義した経路で承認し、差戻し・代理承認・期限通知で遅延を防ぎます。承認の根拠は画面上で確認でき、履歴として残ります。
会計と連携する
承認済みデータを会計システムへ自動連携します。二重入力・転記ミスを防ぎ、月次決算の早期化に寄与します。連携仕様（API・CSV）と監査対応の出力形式を事前に確認しましょう。
まとめ
請求書受取サービスは、受領から保存までを一元化し、電子帳簿保存法やインボイス制度にもとづく運用を後押しするツールです。業務効率化と法令遵守を両立させるために、機能・連携・証跡の三点を軸に比較してください。まずは以下の無料資料請求から自社フローにあうサービスを具体的に検討しましょう。
