会議効率化ツールとは
会議効率化ツールとは、会議前後の準備や資料共有、議事録作成などの業務を一元化し、限られた時間で建設的な議論を進めるためのツールです。
働き方改革やリモートワークの浸透により、オンラインや複数拠点で会議を行う機会も増えています。会議の準備や情報共有にかかる負担を軽減し、円滑な意思決定につなげる手段として、会議効率化ツールが活用されています。
会議効率化ツールの主な機能
会議効率化ツールに搭載されている代表的な機能は、以下のとおりです。
- ●アジェンダ作成
- ●議事録作成
- ●資料共有
- ●ブレインストーミング
- ●投票
- ●決定事項のリスト化
- ●決定事項の進捗管理
実際にどのような機能を利用できるのかは、導入するツールによって異なるため事前にチェックしてください。
会議効率化ツールをお探しの方へ
この記事では、会議効率化ツールを目的別に分類し比較します。各社製品の機能や口コミ、特徴については、一覧表から比較するのもおすすめです。「すぐにツール選定に移りたい」という方は、以下のタイプをクリックして、詳しい製品情報をご覧ください。
会議効率化ツールのメリット
会議効率化ツールを導入すれば、準備の手間を削減し、会議の質を向上させられます。ここでは、会議効率化ツールのメリットについて具体的に解説します。
会議準備の工数を削減できる
多くの企業が課題とするのが、会議の準備にかかる負担です。スムーズな進行には、適切な資料作成や参加者の招集が必要で、相応の手間がかかります。会議効率化ツールには、アジェンダ作成テンプレートや資料共有機能、スケジュール調整機能などが搭載されており、このような業務を効率化できます。例えば、カレンダーに日程を登録するだけで招集通知を自動送付できるツールもあり、人的リソースの最適化につながります。
会議参加者の理解を深める
会議の質を高めるためには、参加者全員が事前に必要な情報を把握し、スムーズに議論を進められる環境を整えることが重要です。会議効率化ツールを活用すれば、資料の事前共有や画面共有、共同編集メモ機能などを活かし、参加者の共通認識を深められます。 一部のツールでは、事前の質疑応答にて、認識のすり合わせが可能なものもあります。
PDCAを加速し、意思決定を迅速化する
タイムキーパー機能や投票機能が搭載された会議効率化ツールを利用すれば、会議の進行を最適化し、スピーディーな意思決定を促せます。さらに会議結果をToDoリストとして管理し、進捗を可視化することで、素早くPDCAを回せるようになるでしょう。また、音声認識による自動議事録作成機能が搭載されたツールであれば、会議の内容を正確に記録し、重要な発言やアイデアの見落としを防げます。会議結果を次回の議題に反映しやすくなり、より戦略的な会議運営が実現します。
会議効率化ツールの種類
会議効率化ツールは、主な用途によって以下の種類に分けられます。
会議運営・進行管理型タイプ
会議の準備から進行、決定事項の管理までを一元化するタイプです。議題の整理・共有やクラウド上での資料管理によりスムーズな進行を支援し、発言順やタイムマネジメントを可視化。決議内容を整理し、進捗管理やタスクフォローまで対応します。取締役会や経営会議の生産性を向上させたい企業に最適です。
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議事録作成特化型タイプ
音声認識やAIを活用し、会議の内容を自動で記録・整理するタイプです。リアルタイムな文字起こしや発言者の識別、話し言葉の整形機能などを備え、議事録作成の負担を大幅に軽減します。キーワード抽出や要約機能を搭載した製品もあり、重要なポイントを簡潔に整理できます。クラウド保存や検索機能も充実しており、過去の会議録を迅速に参照可能。議事録作成を効率化し、情報共有をスムーズにしたい企業に最適です。
会議効率化ツールの比較ポイント・選び方
会議効率化ツールのタイプを絞ったら、実際に製品を選定しましょう。ここでは製品比較時にチェックしておきたいポイントを解説します。
AIの精度と学習能力
AIを活用した会議効率化ツールは、音声認識の精度や学習能力に差があります。話し言葉を正確にテキスト化できるか、専門用語や略語を認識できるかがポイントです。また自動で識別し、話し言葉を整理する機能を備えたツールもあり、議事録をより正確かつわかりやすく記録できます。 長期的に運用する場合は、使うほどに精度向上が期待できるかに加え、誤変換の修正や業界用語のカスタマイズが可能かという点も確認するとよいでしょう。
アジェンダ作成やタスク管理の充実度
会議効率化ツールでは、アジェンダ作成やタスク管理機能の充実度が、会議の進行に影響します。事前に議題を整理・共有できる機能や、会議後に決定事項をタスク化し、進捗を管理できる仕組みがあると、議論の内容を確実に業務へ反映できます。また、責任者や期限を明確に設定できるかも重要な比較ポイントです。
社内システムやツールとの連携性
会議効率化ツールが、社内の既存システムや業務ツールと連携できるかも重要な選定基準です。例えば、GoogleカレンダーやMicrosoft 365と連携できれば、スケジュール管理やアジェンダ共有が効率的に行えます。またタスク管理ツールや、Slack・Teamsなどのチャットツールとの連携が可能であれば、会議内容や決定事項をリアルタイムで共有でき、関係者間の情報伝達が円滑になります。
直感的な操作性
会議効率化ツールは、多くの社員が利用するため、操作のしやすさが定着率や業務効率に直結します。特に、ノーコードでのカスタマイズ性やワンクリックでの操作、直感的なナビゲーションなどは、製品ごとに違いが出るポイントです。また、スマホやタブレット対応の有無、ショートカット機能の充実度も、ユーザーの利便性に影響を与えます。ITリテラシーに関係なく誰でもスムーズに扱えるか、実際の使用感を試して選定することが重要です。
【ITトレンド独自調査】会議効率化ツールの傾向
この記事で紹介している主要な製品を調査し、見えてきた会議効率化ツールの特徴や傾向を以下にまとめました。製品の比較検討にお役立てください。
- ●すべての製品で音声ファイルの文字起こしには対応しているが、リアルタイム文字起こしが可能な製品は少ない
- ●議事録作成特化型のほとんどがAI音声認識機能を搭載しているが、発言者識別機能に非対応の製品もある
- ●議事録作成型のほとんどでは、写真・動画・ファイル共有に対応していない
- ●大半の製品でワンクリック操作が可能だが、ノーコードカスタマイズに対応しているのは一部のみ
- ●マルチデバイス対応は約６割だが、専用アプリを提供しているのは「AutoMemo」「スマート書記」「AI GIJIROKU」
おすすめの会議効率化ツール（会議運営・進行管理型）
まずは、会議の準備・進行・決定事項の管理を一元化できるツールを紹介します。取締役会議や経営会議、プロジェクト会議などの管理をスムーズにしたい企業におすすめです。
Acall
- AIチャットで簡単予約！会議の時間・人数などの条件を伝えるだけ
- 空予約は自動でキャンセル！無駄のない会議室運用を実現
- 利用実績データをもとに課題や傾向を分析！会議室の活用を最適化
Acall株式会社が提供する「Acall」は、会議室予約や受付、座席管理などを一元化できるスマートオフィス向けソリューションです。Webブラウザやカレンダー、スマホアプリから簡単に会議室予約ができ、AIチャットによる自動検索で最適な会議室をスムーズに確保できます。データ分析によって会議室の利用状況を把握し、オフィス運用の最適化を支援します。受付や座席予約などの機能も備え、働き方改革やオフィスDXを推進します。
PXクラウド
- 会議にAIを招待するだけ。議事録も次のアクションも自動で届く
- 導入企業で月9時間/人の会議時間削減とエンゲージメント78%向上
- 傾聴・承認・コーチング力をAIがスコア化し行動の癖を可視化
株式会社be-FULLが提供する「PXクラウド」は、普段の会議にAIを招待するだけで、議事録やフォローアップ、スキル分析を自動化するAIシステムです。議事録作成の手間を減らし、決定した次のアクションも自動で通知します。傾聴や承認、コーチングなどのスキルをAIがスコア化し、会議効率化とマネジメント力の向上を支援します。
michibiku （ミチビク株式会社）
- 今までにない「取締役会」の運営に特化したツール！
- 高セキュアで重要な情報が漏洩するリスクも軽減！
- 取締役会に必要な機能を網羅！他のツールを使う必要なし！
VISITSforms （VISITS Technologies株式会社）
- 大手企業中心に300社以上が導入
- AIが課題解決のための論点を自動抽出
- 議論に合わせAIエージェントを自由に生成
おすすめの会議効率化ツール（議事録作成特化型）
次に、議事録作成を自動化・効率化できる会議効率化ツールを紹介します。AI音声認識機能を活用し、議事録作成の負担を減らしたい企業におすすめです。
YOMEL by PKSHA
- 対面・Web会議問わず、全発言を自動で話者識別！書き起こし可能
- 充実した要約系機能で効率化（全自動要約、要約ビルダー等）
- マネージャー層向け管理機能や徹底された万全のセキュリティ対策
株式会社PKSHA Infinityが提供する「YOMEL by PKSHA」は、録音から文字起こし、AIによる要約までを自動化できる議事録ツールです。対面・Web会議を問わず発言を自動で話者識別して書き起こし、会議終了後の議事録作成を効率化します。全自動要約や要約ビルダーなどの機能に加え、検索や多言語対応、管理機能も備えています。
SecureMemoCloud
- 高精度音声AIが正確な文字起こし・校正をするため手直しが少ない
- 話者を音声AIが高精度で認識！誰がどの話をしたか簡単に確認可能
- 議事録は利用用途と合わせて複数のパターンが選択できる
Nishika株式会社が提供する「SecureMemoCloud」は、生成AI・業界特化AI・音声認識AIを組み合わせたAI議事録ツールです。文字起こしや校正、話者認識を自動化し、議事録作成の手間を軽減します。用途にあわせて複数の議事録パターンを選択でき、自動で議事録を仕上げる「ほぼ完議事録」機能も搭載しています。
LINE WORKS AiNote
- 独自研究開発による高い音声認識技術
- 高品質かつ低価格の業界トップクラスのコストパフォーマンス
- 法人利用でも安心の国際基準レベルのセキュリティ
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS AiNote」は、高精度な音声認識で会議内容を自動的にテキスト化し、記録・共有できるAI議事録ツールです。会議後に録音を聞き直して書き起こす作業を削減し、欠席したメンバーへの情報共有も効率化できます。自動話者分離や検索、自動要約、多言語対応などの機能も備えています。
ibisScribe
- AI音声認識と要約で議事録作成時間を大幅短縮
- 対面・Web会議・音声ファイルをブラウザだけで録音＆議事録作成
- 端末認証やIP制限、二要素認証など高度なセキュリティ
株式会社アイビスが提供する「ibisScribe」は、AI音声認識・要約・話者認識により、リアルタイム文字起こしと議事録の自動生成を行うAI議事録SaaSです。ブラウザ上で利用でき、対面・Web会議・音声ファイルから議事録を作成できます。自動話者分離や検索、共有・編集、多言語対応のほか、端末認証やIP制限などのセキュリティ機能も備えています。
AutoMemo
- OpenAI Whisper採用で多人数会議も聞き分ける文字起こし
- GPT4o mini採用エンジンが要点を要約しToDoも抽出
- Dropboxなどと連携し音声テキストを自動で共有可能
ソースネクスト株式会社が提供する「AutoMemo」は、PC・スマートフォン・専用レコーダーで録音した音声を自動で文字起こし・要約し、クラウドで一元管理できる議事録作成サービスです。多人数の会議でも発言を聞き分けて文字起こしでき、生成AIによる要約やタスクの抽出にも対応します。自動話者分離や検索、多言語対応などの機能も備えています。
まとめ
会議効率化ツールを活用すれば、会議の負担を軽減し質の向上を目指せます。会議の準備や開催に負荷がかかっていたり、会議の進め方や内容に不満を抱いたりする企業は決して少なくありません。適切なツールで課題を解消し、確かな成果へとつなげていきましょう。
数あるツールから自社にあった製品を選択するためには、詳細確認が必須です。そのためにも、まずは資料請求をしてみてください。
