会議効率化ツールとは
会議効率化ツールとは、会議の準備や進行・後処理まで、運営にかかわる業務を効率化するためのツールです。重要な意思決定や情報共有の場であるにもかかわらず、社内で行われる会議に、課題を抱えている企業は少なくありません。
働き方改革やリモートワークの浸透などで、会議に関する悩みもよりいっそう多様化しているといえるでしょう。こうした状況のなか、会議の質の向上や効率化を狙うための一手として、会議効率化ツールが注目されています。
会議効率化ツールの種類
会議効率化ツールは、主な用途によって以下の種類に分けられます。
- ●事前準備や進捗管理を得意とするツール
- ●会議をスムーズに進めるために効果的なツール
- ●会議資料を共有しやすくするツール
- ●オンラインで会議を実施するためのツール
事前準備や進捗管理を主な用途とするツールは、資料の作成や共有を得意としています。会議で決定した情報の可視化も容易になるでしょう。また、会議中の進行をサポートするツールは、画面共有や時間設定といった機能が特徴的です。資料共有型なら、会議資料のペーパーレス化にも役立ちます。
オンライン向けのツールなら、Web会議を円滑化・効率化するための機能が豊富です。種類によって活躍する方面が異なる点を、頭に入れておいてください。
会議効率化ツールの主な機能
会議効率化ツールに搭載されている代表的な機能は、以下のとおりです。
- ●アジェンダ作成
- ●議事録作成
- ●資料共有
- ●ブレインストーミング
- ●投票
- ●決定事項のリスト化
- ●決定事項の進捗管理
実際にどのような機能を利用できるのかは、導入するツールによって異なるため事前にチェックしてください。
会議効率化ツールを導入するメリット
会議効率化ツールの導入をためらう方は、まずはメリットに注目してみてください。自社の会議にどのような影響を与えるのか、３つのポイントを紹介します。
会議の準備の手間を減らせる
多くの企業が抱えている課題といえば、「会議を行う前の事前準備の大変さ」です。会議をスムーズに進行するためには、わかりやすい資料を作成しなければいけません。また参加者とスケジュールを決定し、招集するのにも意外に手間がかかります。会議効率化ツールには、資料作成機能や参加者招集機能を搭載したものも多くあります。
例えば会議アジェンダの作成は、ツールに搭載されているテンプレートの活用で楽になります。カレンダー上で会議の日程を入力すれば、それをもとに参加者に対して案内を送付可能です。ツール上でさまざまな準備が終わり、人的リソースの節約にもつながるでしょう。
会議参加者の理解が深まる
会議の「質」について、悩みを抱える企業も少なくありません。会議の時間を価値あるものにするためには、参加者全員が事前に基本的な情報を共有しておく必要があるでしょう。そのうえで、単なる情報共有ではなく、より建設的な議論を交わせるのが理想的です。会議効率化ツールを活用すれば、参加者が事前に資料を確認したり共有したりできます。
また会議中にも、画面共有機能や複数人によるメモ機能を使用することで、同じ情報を確認しながら話し合いを進められます。会議効率化ツールによっては、事前の質疑応答にて、認識のすり合わせが可能なものもあります。理解を深め、よりわかりやすい会議になるでしょう。
PDCAを素早く回せる
タイムキーパー機能や投票機能が搭載された会議効率化ツールを利用すれば、スムーズな進行で迅速な意思決定が可能になります。会議結果をToDoリストにして進捗管理することで、これまでよりも素早くPDCAを回していけるでしょう。その結果を、次の会議の議題として活かすことも容易です。
また会議効率化ツールは、正確な議事録を残すためにも役立ちます。参加者の発言内容を音声認識し自動で議事録を作成すれば、ほとんど手間はかかりません。さらに、議事録の漏れが生じにくいというメリットもあります。会議中に発せられたふとしたひと言がきっかけで、優れたアイデアが生まれるケースも少なくありません。小さなチャンスも見落とさず活かしやすいため、自社の成長につなげられるでしょう。
会議効率化ツールの比較検討ポイント
会議効率化ツールは数多く存在しています。自社にあわない製品を選んでしまうと、想定していた効果を得られない可能性があるでしょう。どのような点に注目して導入ツールを選択すべきか、４つのポイントを解説します。
必要な機能がそろっているか
会議効率化ツールの種類はさまざまで、それぞれで得意分野はもちろん、搭載している機能にも違いがあります。どれも同じというわけではない点を頭に入れて、まずは自社で解決したい課題を明らかにしましょう。例えば「情報共有をスムーズにしたい」場合と「参加者から自由にアイデアを引き出したい」場合では、必要な機能は異なります。前者の場合、資料作成・共有機能や進捗状況の共有機能があると便利です。後者の場合、ブレインストーミングや議事録自動作成機能が備わっているものを選択するとよいでしょう。
どのツールにどういった機能が備わっているのかは、資料請求して確認するとより理解が深まります。気になるツールがあれば、ぜひ積極的に活用してみてください。
直感的に操作できるか
会議効率化ツールは、会議に参加する多くの社員が触れるものです。操作が難しいと、操作のたびに問い合わせ対応が必要になります。また操作性や機能性が乏しいと、コストをかけて導入したにもかかわらず、使用されない恐れもあります。
会議に参加する人すべてが、高いITスキルを有しているわけではありません。「直感的な操作が可能」「わかりやすいUIを採用している」など、ITスキルに自信がない人でもストレスなく使用できるものを選ぶのがおすすめです。
セキュリティ対策は十分に行われているか
会議で扱う資料や書類には、秘匿すべきものも少なくありません。不安なく保存・共有するためには、セキュリティ面での備えが必須です。問題は、どの程度のセキュリティ体制を求めるかです。自社を基準にし、社内のセキュリティ体制と同等もしくは自社以上であれば、満足して使用できるでしょう。
コストは適正か
会議効率化ツールは、タイプによって導入コストが変化します。機能が充実しているものほど価格が高い傾向にあります。しかし、そのすべてを活用できるとは限りません。反対に、機能が一部制限されているタイプであれば、初期費用・月額費用ともに無料で利用できるツールも存在しています。
ツールに求める機能や会議の頻度は会社によって異なります。そのため、高いコストをかけてツールを導入しても、メリットとのバランスが取れない可能性もあるでしょう。単純に「費用が高い」「安い」だけではなく、自社の利用状況を予測し適正な価格で利用できるサービスを選ぶのがおすすめです。
おすすめの会議効率化ツール
会議効率化ツール選びで悩んだら、以下のおすすめツールに注目してみてください。それぞれの特徴を比較し、自社に適した製品を見つけましょう。
《TIMO Meeting》のPOINT
- 会議のプロセスに沿って運営業務をデジタル化し会議運営を効率化
- サマリフォーマットの活用で情報の抜け漏れを防ぎ起案の質を向上
- 閲覧制限をアジェンダごとに設定し、タスク管理をスムーズに
《michibiku》のPOINT
- 今までにない「取締役会」の運営に特化したツール！
- 高セキュアで重要な情報が漏洩するリスクも軽減！
- 取締役会に必要な機能を網羅！他のツールを使う必要なし！
《AutoMemo》のPOINT
- 4人の会話でも92％の高い精度！複数人の会議でもOK！
- 「えー」「あー」など不要な音声は自動で除去して文字起こし！
- ケーブルを繋げばリモートでの会議も高精度で文字起こし可能！
《スマート書記》のPOINT
- 連携の必要なし！あらゆるWeb会議の録音・文字起こしを実現
- AIを使った日本語・英語での高精度な文字起こしが可能！
- 決定事項・ToDoリストを抽出してスピーディーに業務へ連携！
《AI GIJIROKU》のPOINT
- ZOOM・Skypeなどと連携しグループ通話に字幕を表示！
- 音声認識精度は99.8%！高精度でスムーズな情報共有を実現！
- 30か国語対応のリアルタイム翻訳でグローバル会議に対応！
まとめ
会議効率化ツールを活用すれば、会議の負担を軽減し質の向上を目指せます。会議の準備や開催に負荷がかかっていたり、会議の進め方や内容に不満を抱いたりする企業は決して少なくありません。適切なツールで課題を解消し、確かな成果へとつなげていきましょう。
数あるツールから自社にあった製品を選択するためには、詳細確認が必須です。そのためにも、まずは資料請求をしてみてください。
