会員管理・ポイント管理システムの連携性はどこで差が出る？POS・EC・LINE

会員管理・ポイント管理システムで連携性を重視する理由

会員管理・ポイント管理システムは、会計や販促に関わる他のシステムとデータをやり取りすることで活用の幅が広がります。連携性が不足すると、手作業が残ったり情報が食い違ったりする場合があります。まずは連携の意義と方式を整理します。

連携が不足した場合に残る手作業

連携が不足していると、店舗の売上データを会員管理システムに手入力する作業が残ります。配信ツール用に、会員リストを毎回出力して取り込む手間も生じます。作業の負担に加え、転記ミスや反映の遅れによって、会員が確認するポイント残高と実際の値がずれる恐れもあります。

連携性を確認する目的は、こうした二重入力や確認作業を減らすことです。自社の業務でどのデータを、どのシステムの間で、どの頻度で受け渡す必要があるかを先に洗い出しましょう。

連携方式の主な種類

連携方式は大きく３つに分けられます。製品によって対応する方式や追加費用の有無が異なるため、資料請求時に確認しましょう。

■API連携

APIと呼ばれるシステム間の窓口を通じて、プログラムでデータを自動的にやり取りする方式

■標準連携機能

特定のPOSレジやECカートとの接続があらかじめ用意されており、設定で連携できる方式

■CSV連携

CSVファイルを出力して連携先に取り込む方式で、手動のほか定期的な自動処理に対応する製品もある

POSレジやECカートとの連携で確認したい項目

実店舗とネットショップの両方で会員サービスを提供する場合、POSレジとECカートとの連携が会員の利便性を左右します。店舗でもECでも同じ会員として扱い、ポイントを共通で使えるかが確認の軸です。それぞれの確認項目を紹介します。

POSレジ連携の確認項目

POSレジと連携する場合、まず自社で使っているPOSレジが連携先として対応しているかを確認します。対応していても、方式によって店頭の運用が変わります。会計時にポイント残高を即時に照会できる方式か、閉店後にまとめて取引データを送る方式かを確かめましょう。

あわせて、会員証の読み取り方法や、ポイント利用による値引きの処理、返品時にポイントを取り消せるかも確認しておきましょう。通信が途切れた際に会計を続けられるかも、店舗運営に関わる確認項目です。

ECカートシステム連携の確認項目

ECカートシステムとの連携では、ECサイトの会員IDと店舗の会員情報をどのように紐付けるかが最初の確認項目です。会員が自分で店舗会員証の番号を登録する方式や、メールアドレスで照合する方式があります。

次に、注文時にポイントを付与するのか、発送や受け取りの完了後に確定するのかを確認します。キャンセルや返品が発生した際にポイントを自動で戻せるかどうかで、担当者が手作業で修正する量が変わります。

店舗とECのポイント共通化の確認項目

店舗とECでポイントを共通化する場合、どちらで付与したポイントも同じ残高として即時に使えるかを確認します。反映に時間差があると、店舗で付与したポイントをECですぐに使えず、会員からの問い合わせにつながる場合があります。

あわせて、付与率や有効期限を店舗とECで分けて設定できるか、販路ごとの利用状況を集計できるかも確かめましょう。集計を分けられると、どちらの販路で施策の効果が出ているかを判断する材料として使えます。

会員データを販促や基幹業務に生かす連携の確認点

会員管理・ポイント管理システムに蓄積したデータは、販促の配信や売上管理にも活用できます。ただし、どの項目をどの頻度で連携できるかによって、施策の幅や集計作業の手間が変わります。MA・LINE配信ツールと基幹システムの２つに分けて解説します。

MA・LINE配信ツールとの連携で見る項目

MAツールとは、顧客の行動に応じてメール配信などを自動化するマーケティング支援ツールです。会員管理・ポイント管理システムと連携すると、ポイント残高や会員ランク、最終来店日を条件にした配信を行えます。

確認したいのは、連携できる項目の範囲と更新の頻度です。LINE公式アカウントとの連携では、LINEのユーザー情報と会員情報を紐付ける方法を確認します。紐付けに対する会員の同意の取得方法も確かめておきましょう。

販売管理などの基幹システムとの連携で見る項目

販売管理などの基幹システムと連携すると、会員ごとの購買データを売上や在庫の集計と照らし合わせられます。ポイントの付与や利用は会計処理にも関わるため、経理部門が必要とする形式でデータを受け渡せるかが確認項目です。

基幹システムは自社独自に構築されている場合があり、標準の連携機能では対応できないこともあります。その場合はAPIやCSVでの連携となります。開発や設定を誰が担うのかを、提供会社や社内の情報システム部門と事前に相談しましょう。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で会員管理・ポイント管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

APIとCSVで見極める連携の柔軟性

連携先が標準で用意されていない場合でも、APIやCSVに対応していれば連携の選択肢が広がります。ただし、公開されている機能の範囲や出力の形式は製品によって異なります。比較する際に確認したい具体的な項目を紹介します。

API連携で確認したい仕様

API連携を検討する場合は、API仕様書が公開されているか、または契約前に提供してもらえるかを確認します。仕様書があれば、自社や開発会社がどの程度の開発で連携できるかを見積もれます。非公開の場合は、どの範囲まで開示できるかを問い合わせましょう。

確認したい項目は、会員の登録や更新、ポイントの付与や取消がAPIで操作できるかという機能の範囲です。あわせて、一定時間内に呼び出せる回数の上限や認証方式、API利用に追加費用がかかるかも比べましょう。

CSV出力で確認したい設定範囲

CSV出力の柔軟性は、出力項目や抽出条件を指定できるかで比べられます。文字コードや日付の形式を変更できるかも確認したい点です。連携先が求める形式にあわせられないと、出力後に手作業で加工する手間が生じます。

定期的に連携する場合は、出力や取り込みを自動実行できるかも確認しましょう。取り込み時にエラーとなった行を確認できる機能があると、データの欠損に気付きやすくなります。出力データに個人情報が含まれる場合は、出力できる担当者を権限で限定できるかも確かめておくと安心です。

会員管理・ポイント管理システムの連携を確かめる手順

資料上の連携対応だけで判断すると、導入後に想定と異なる動きが見つかる場合があります。契約前に連携の条件を具体的に確かめることで、追加開発や手作業の発生を抑えられます。ここでは選定時に行いたい手順を２つ紹介します。

連携要件の一覧化と提供会社への確認

まず、連携したいシステムの名称とバージョン、受け渡すデータ項目、必要な更新頻度を一覧にまとめます。この一覧を提供会社に示し、標準機能で対応できる範囲と、追加開発が必要な範囲を分けて回答してもらいましょう。

同じシステムとの連携事例があるかを確認すると、導入後の想定外の不具合を減らす材料となります。回答内容を複数の製品で同じ形式にそろえると、比較も容易です。会員数が多い場合は、データ件数が増えたときの処理時間も質問しておきましょう。

検証環境でのテストと保守体制の確認

可能であれば、本番環境とは別の検証環境や試用期間を利用し、実際のデータに近いサンプルで連携を試しましょう。会員登録からポイント付与、取消までの一連の流れを確認し、連携先に正しく反映されるかを確かめます。

導入後も、連携先のシステムが仕様を変更する場合があります。仕様変更への対応を誰が行うか、エラー発生時に通知やログで状況を把握できるかも、契約前に確認しておきたい項目です。連携の停止に気付かないまま運用を続けると、残高の不一致が広がる恐れがあります。

連携費用と契約条件の確認

連携にかかる費用は、初期設定費用や月額のオプション料金、連携先ごとの追加料金など、製品によって体系が異なります。また、連携先のシステム側でも、API利用や外部連携に別途費用がかかる場合があります。

見積もりを依頼する際は、標準連携とAPI連携、CSV連携それぞれの費用を分けて確認しましょう。設定作業をどこまで提供会社が担うかも重要な確認点です。契約期間の途中で連携先を追加や変更する場合の条件も、あらかじめ確かめておくと予算を立てやすくなります。

外部連携の要件と照らし合わせたい会員管理システム

連携要件を整理したうえで比較したい会員管理システムを紹介します。POSレジやECカート、配信ツールとの連携方式や対応範囲は製品ごとに異なるため、資料請求の際に確認しましょう。

まとめ

会員管理・ポイント管理システムの連携性は、連携先への対応状況だけでは判断できません。連携方式やデータを受け渡す頻度、エラー時の確認方法まで含めて見極めることが大切です。POSレジやECカート、配信ツール、基幹システムのうち、自社で必要な連携を一覧にしたうえで比較しましょう。複数製品の資料請求を行い、連携の条件を同じ項目で比べることをおすすめします。