会員管理・ポイント管理システムの信頼性を分けて考える
信頼性への不安は漠然としたものになりがちですが、要素に分けて考えると確認すべき項目が明確です。会員管理・ポイント管理システムの場合、止まらずに使えるか、データを守れるか、長く使い続けられるかが主な論点です。それぞれの確認方法を順に解説します。
可用性と安全性、継続性の３つの観点
可用性とは、システムが止まらずに利用できる状態を保つ性質です。会員管理・ポイント管理システムが止まると、店頭でポイントを付与できない、会員証を表示できないといった影響が生じます。
安全性は、会員の個人情報や購買履歴を不正なアクセスや誤操作から守れるかという観点です。継続性は、提供会社が長期にわたりサービスを提供し、仮に終了する場合もデータを引き継げるかを指します。３つを分けて確認すると、製品間で同じ項目を比べられます。
公開情報と問い合わせで確かめられる範囲
稼働率の目標やセキュリティ認証の取得状況、障害情報のお知らせは、公式サイトで公開されている場合があります。一方、過去の障害の詳細や内部の管理体制は公開されていない場合もあり、確認には提供会社への問い合わせが必要です。
問い合わせる際は、回答しやすい具体的な質問にしましょう。例えば、過去１年間に利用者へ影響した障害の件数と内容を尋ねると、製品ごとの回答を比べられます。回答できない項目がある場合は、その理由も確認しておきましょう。
障害やサーバーダウンの履歴を確かめる方法
クラウド型の会員管理・ポイント管理システムでは、提供会社のサーバや通信の障害によって、サービスが一時的に使えなくなる可能性があります。障害の有無だけでなく、発生時にどのように対応しているかも確かめておきたいところです。
障害情報の公開状況の確認
提供会社によっては、公式サイトやステータスページで障害やメンテナンスの情報を公開しています。過去のお知らせを確認すると、障害の発生状況や復旧までの時間、原因の説明の有無を把握できる場合があります。
ただし、障害の件数だけで信頼性を判断することはできません。情報を積極的に公開している提供会社ほど件数が目立つこともあるため、復旧までの対応や再発防止策の説明内容もあわせて確認しましょう。長期間の傾向を見ると、改善が進んでいるかも判断できます。
稼働率の目標と障害時の対応体制
稼働率とは、一定期間のうちシステムが正常に稼働していた時間の割合です。SLAと呼ばれるサービス品質の基準として稼働率の目標を定め、下回った場合の返金などを約束している製品もあります。その有無と内容は、契約前に把握しておきましょう。
あわせて、障害時の連絡方法や、店頭でポイントを付与できない間の代替手段も確かめておきたい項目です。障害中の取引を後からまとめて登録できるかを確認し、店舗向けの対応手順を決めておくと、会員への影響を抑えられます。
顧客データの漏えいリスクと確認したい対策
会員管理・ポイント管理システムには、氏名や連絡先、購買履歴といった個人情報が蓄積されます。漏えいが起こった場合、会員への影響に加え、法令にもとづく報告や通知が必要となる場合があります。起こりうる経路と、確認したい対策を整理します。
漏えいが起こりうる主な経路
顧客データの漏えいは、１つの原因ではなく複数の経路で起こる可能性があります。例えば、システムの脆弱性を突いた外部からの不正アクセスや、管理画面のIDとパスワードの流出です。担当者の誤操作によるデータの誤送信や、出力したCSVファイルの紛失も経路となりえます。
提供会社側の対策だけでなく、利用する自社側の運用も関係します。そのため、提供会社と自社の両方について、どの経路に対してどの対策があるかを確認することが大切です。
提供会社に確認したいセキュリティ対策
提供会社には、通信と保管データの暗号化、不正アクセスの監視、脆弱性診断の実施状況、従業員によるデータへのアクセス管理を確認しましょう。ISMS認証やプライバシーマークの取得状況も判断材料の１つです。
事故に備え、提供会社から利用企業へ連絡が届くまでの流れや、調査への協力範囲も確認しておきたい項目です。個人情報保護法では、一定の条件に該当する漏えい等が発生した場合、個人情報保護委員会への報告と本人への通知が求められます。
自社の運用で行う情報管理
自社の運用では、管理画面にログインできる担当者を必要な範囲に限定し、退職者や異動者のアカウントを速やかに停止することが基本です。ログイン時の追加認証を利用できる場合は、有効にしておきましょう。
会員データをCSVで出力する作業は、出力できる担当者と保管場所を決め、不要となったファイルは削除するルールを設けます。定期的に操作ログを確認し、想定外の出力がないかを見る運用も有効です。ルールは担当者の交代時にも引き継げるよう文書化しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で会員管理・ポイント管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
サービス終了に備えて契約前に確認すること
会員管理・ポイント管理システムに限らず、クラウドサービスは提供会社の事業判断によって終了する可能性があります。終了そのものを予測することは難しいため、終了した場合に会員データとポイントを引き継げるかを確認しておくことが重要です。
サービス終了が起こりうる背景
サービス終了は、提供会社の事業方針の変更や、ほかの製品への統合、事業の譲渡といった背景で起こる可能性があります。終了の際は、一定の告知期間を設けて利用者に通知されるケースが見られますが、告知期間の長さは提供会社によって異なります。
利用規約には、サービス終了時の通知時期やデータの取り扱いが記載されている場合があります。契約前に規約を確認し、記載がない場合は提供会社に問い合わせて、回答を記録に残しておきましょう。
データ出力と移行の条件
移行に備えるには、会員情報やポイント残高、有効期限、購買履歴を、ほかのシステムで読み込める形式で出力できるかを確認します。出力できる項目が限られていると、移行後にポイントの有効期限や会員ランクを再現できない恐れがあります。
平常時から定期的にデータを出力し、自社で保管しておくことも有効です。ポイントは会員との約束でもあるため、終了や乗り換えの際に会員へどのように案内するかも社内で検討しておきましょう。
導入実績の数字や悪い口コミの読み方
製品を比較する際、導入実績の数字や利用者の口コミを参考にする場合があります。ただし、数字の定義や口コミを書いた人の状況によって、読み取れる内容は変わります。判断を誤らないための読み方を紹介します。
導入実績の数字の定義と確認方法
導入実績の数字は、累計の導入数か現在の利用数か、店舗数か企業数か、無料プランを含むかといった定義によって意味が変わります。定義が示されていない数字は、ほかの製品と単純に比べることができません。
数字の根拠が気になる場合は、集計の時点と対象を提供会社に問い合わせてみましょう。自社と同じ業種や規模での利用事例を聞くほうが、数字の大きさよりも判断材料として役立つ場合があります。可能であれば、実際の利用企業の声を聞ける機会があるかも尋ねておくとよいでしょう。
悪い口コミに見られる内容と受け止め方
悪い口コミには、操作が分かりにくい、サポートの回答に時間がかかるといった内容が見られる場合があります。連携の設定の手間や、料金が想定より高くなった点を挙げる声もあります。こうした意見は、製品の注意点を知る手がかりとして役立ちます。
ただし、口コミは書いた人の利用規模や目的、利用した時期によって評価が変わります。投稿日が古い場合は改善されている可能性もあるため、気になる点は提供会社に現在の状況を確認しましょう。
信頼性の確認項目を問い合わせたい会員管理システム
障害時の対応体制やセキュリティ対策、データ出力の条件は製品ごとに異なります。この記事の確認項目をもとに、提供会社へ問い合わせながら比較したい製品を紹介します。
ぜぶらる
- 初期費用・月額費用0円
- 会員組織をもつ団体運営に必要な機能を網羅
- サポート実績4,000団体以上のノウハウに基づく機能と使いやすさ
株式会社インターナショナルスポーツマーケティングが提供する「ぜぶらる」は、クラウド型の会員管理システムです。スポーツチームや学会、OB会、スクールなどの団体運営を想定しています。会員管理とオンライン決済、メール配信、入金管理を標準で備え、ポイント管理やIDカード発行管理の機能もあります。公式サイトでは、SSLによる通信の暗号化やWAFの導入、24時間365日のシステム監視、提供会社のプライバシーマーク取得が案内されています。会員の個人情報や決済情報を扱うため、障害時の対応やデータの取り扱いを契約前に確認しておきましょう。
会費ペイ （株式会社メタップスペイメント）
- キッズコーポレーション導入
- 現金集金負担を7〜8割削減
- 保育の質向上に貢献します
Nice!Members （ウェッジソフトウェア株式会社）
- 会員情報修正履歴を保持し、過去情報も保持
- 個人別・項目別に情報非公開設定可能
- 会費の請求・入金管理に加え、コンビニ・ネットバンキング対応。
COMSBI （株式会社ソニックムーブ）
- 会員登録・会員証提示はQRコード読み取りだけで完了！
- クーポン利用履歴などからメッセージのセグメント配信が可能
- ポイントやクーポンの店舗別での利用や入手経路を可視化
Sgrum （株式会社ユーフォリア）
- スクール運営に必要な機能を統合。
- 集客から決済まで一貫して運用できる。
- スケジュール共有、掲示板、HP作成、物販機能で運営手間を削減。
fanUP! （株式会社広済堂ネクスト）
- IT事業会社が開発、50年超の歴史
- Pマーク・ISMS認証取得の万全なセキュリティ。
- 1社1担当者制による手厚いサポート体制
戦略会議NEXT （株式会社リゾーム）
- カード会員の購買行動分析がこの一本で完結！
- 分析用ブラウザと個人情報参照ソフトを分離しセキュリティを確保
- 顧客情報と購買データをクロスした集計・分析が可能
会員管理・ポイント管理システムの信頼性に関するよくある質問
信頼性の確認を進めるなかで、検討担当者が抱きやすい疑問と回答をまとめました。
- Q1：障害で付与できなかったポイントは後から補えますか？
- 障害中の取引を後から登録できる機能や、管理画面から手動でポイントを付与できる機能があれば補える場合があります。対応方法は製品によって異なるため、障害時の運用手順とあわせて確認しましょう。
- Q2：オンプレミス型とクラウド型では、どちらが安全ですか？
- 提供形態だけで安全性は決まりません。オンプレミス型は自社で管理できる範囲が広い一方、セキュリティ対策や更新も自社で担います。クラウド型は提供会社の対策に依存する部分があるため、どちらの場合も管理体制と役割分担を確認することが大切です。
- Q3：解約後に会員データは削除されますか？
- 解約後のデータの保管期間や削除の方法は、提供会社の規約によって異なります。解約前に必要なデータを出力し、削除の完了を証明する書類を発行してもらえるかも確認しておくと安心です。
まとめ
会員管理・ポイント管理システムの信頼性は、３つの観点で確かめることが大切です。障害時の対応、顧客データの保護、サービス終了時のデータ移行です。導入実績の数字や口コミは、定義や書き手の状況を踏まえて参考にとどめ、気になる点は提供会社へ具体的に質問しましょう。複数の製品の資料請求を行い、SLAやセキュリティ対策、データ出力の条件を比較してください。
