AI議事録のプロンプト例！会議別テンプレートと作成のコツ

AI議事録の出来はプロンプトで変わる

生成AIは入力された文章をもとに要約や整理を行いますが、何をどの形でまとめるかは指示の内容次第です。まずは、プロンプトの工夫が議事録作成に欠かせない理由を確認しましょう。

指示があいまいだと要約の粒度がぶれる

生成AIは、指示が短くあいまいなほど、まとめ方をAI自身の判断に委ねます。「この会議を要約して」とだけ伝えると、ある日は3行の概要、別の日は発言順の長い抜粋というように出力が安定しません。議事録に必要な決定事項や担当者が、要約の過程で省かれることもあります。同じ会議の記録でも、依頼する人や日によって内容の濃さが変わってしまうのです。

議事録は、会議に出ていない人が読んでも経緯と結論が分かる状態が理想です。そのためには、何を残して何を省くかをプロンプトで具体的に指定する必要があります。「決定事項は必ず箇条書きで残す」「雑談は省く」といった一文を加えるだけでも、出力の安定感は大きく変わり、読み返して手直しする手間も減ります。まずは指示の具体性を意識しましょう。

文字起こしを貼るだけでは議事録にならない

Web会議ツールや議事録作成ツールの文字起こし機能を使えば、発言をテキスト化する作業は大きく省けます。しかし、文字起こしは話し言葉をそのまま記録したものです。つなぎ言葉や言い直し、話題の行き来が含まれるため、そのままでは読みにくい資料にとどまります。発言者が誰なのか分かりにくい箇所が残ることもあり、手を加えずに共有するのは避けたいところです。

AIに文字起こしを渡す際は、議事録としての整理方法まで指示することが大切です。発言を議題ごとに並べ替える、話し言葉を書き言葉に直す、結論と保留事項を分けるといった加工を依頼します。音声認識の誤変換が残っている場合もあるため、固有名詞や社内用語の一覧を添えると、AIが前後の文脈から正しい表記を判断しやすくなります。

議事録プロンプトに盛り込む基本の型

議事録用のプロンプトは、毎回ゼロから考えるより、決まった型を用意して使い回すのが効率的です。基本となる要素と指示の例を下表にまとめました。

役割と会議の前提情報を最初に伝える

プロンプトの冒頭では、AIが担う役割と会議の前提を伝えます。「あなたは社内会議の議事録作成担当です」と役割を示すと、文体や情報の取捨選択が議事録向けに寄りやすくなります。続けて、会議名や日時、参加者、会議の目的、議題を漏れなく記載しておきましょう。前提情報は項目名をつけて箇条書きで並べると、AIが内容を読み取りやすくなり、指示の追加や修正も簡単です。

前提情報があると、AIは発言の意図や重要度を判断しやすくなります。例えば、参加者の氏名と所属を渡しておけば、発言者の取り違えを減らせます。議題の一覧を示せば、話題が前後した会議でも議題ごとに内容を整理してもらえます。社内の略語や製品名を補足しておくと、文字起こしに残った誤変換も、正しい表記に修正されやすくなります。

出力形式と制約条件で仕上がりを固定する

出力形式は、社内で使っている議事録のフォーマットに合わせて指定します。「概要、決定事項、ToDo、次回予定の順に見出しを立てる」のように、見出しの順番まで書くのがコツです。文字数の目安や、敬体か常体かといった文体も明示すると、担当者が変わっても体裁がそろいます。社内の既存の議事録を1件見本として貼り付け、同じ形式で作るよう依頼する方法もあります。

制約条件では、AIに守らせたいルールを伝えます。生成AIは、事実と異なる内容をもっともらしく作るハルシネーションを起こすことがあります。「発言にない情報は追加しない」「担当者や期限が不明なら要確認と書く」と指定すると、推測による補完を抑えやすくなります。それでも誤りは残り得るため、完成後は人が内容を確認しましょう。

会議の種類別に使える議事録プロンプト例

会議の目的によって、議事録に残すべき情報は異なります。ここでは基本の型をもとに、よくある3つの会議向けのプロンプト例を紹介します。自社の会議に合わせて、項目名や表現を調整して使ってください。

定例会議・進捗報告向けのプロンプト例

定例会議では、前回からの進捗と、次回までに誰が何をするかが明確であることが重要です。プロンプト例は「以下の文字起こしから議事録を作成してください。議題ごとに進捗、課題、決定事項を整理してください」です。さらに「最後にToDoを担当者と期限つきの表でまとめてください」と一文を加えます。

毎回同じ形式で出力させると、前回の議事録と見比べて進捗を追いやすくなります。前回のToDo一覧をプロンプトに添えて、完了したものと未完了のものを区別するよう依頼する方法も有効です。報告が中心の会議であれば、各報告を3行程度に要約するよう指定すると、読み手の負担を減らせます。議事録を積み重ねていくことで、長く解決していない課題や、後回しにされがちな議題にも気づきやすくなります。

商談・顧客との打ち合わせ向けのプロンプト例

商談の議事録では、顧客の要望や懸念点、合意した条件を正確に残すことが求められます。プロンプト例は「顧客側と自社側の発言を区別してください。顧客の課題、要望、予算感、懸念点、次のアクションの順に整理してください」です。社外に共有するか、社内用にとどめるかも指示に含めましょう。

顧客に送付する議事録であれば、「社内の検討事項や価格の交渉方針は記載しない」と制約を加えます。社内用であれば、担当者の所感や次回の提案方針を別の見出しで残すと、営業活動の引き継ぎに役立ちます。金額や納期などの数値は聞き間違いが起こりやすいため、「数値は原文のまま記載する」と指示しておくと安心です。送付前には、担当者が顧客名や合意内容、日付に誤りがないかを必ず確認しましょう。

企画会議・ブレインストーミング向けのプロンプト例

アイデアを出し合う会議では、結論よりも、出た案とその評価の経緯を残すことに価値があります。プロンプト例は「出たアイデアをすべて列挙し、似た案をグループに分けてください。各案の賛成意見と懸念点を併記し、採用候補と見送りの案を区別してください」です。発言者名を併記させておくと、後から案の提案者に意図を確認する際にも便利です。

発散型の会議は話題が飛びやすく、文字起こしだけでは論点を追いにくい傾向があります。AIにグループ分けを任せると、会議中には気づかなかった共通点が見えることもあります。ただし、発言者の意図と異なる分類になる場合もあるため、分類の理由を一言添えさせると人による確認が容易です。次回に検討を続ける論点も抜き出してもらいましょう。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で議事録作成ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

ChatGPTやNotion AIで議事録を作る際の注意点

汎用の生成AIは手軽に議事録作成を始められる一方、情報管理や運用面で注意すべき点もあります。ChatGPTとNotion AIそれぞれの使い方のポイントと、専用ツールとの使い分けを押さえておきましょう。

ChatGPTに入力する情報の範囲を社内で決める

ChatGPTは、文字起こしのテキストとプロンプトを貼り付けるだけで議事録の下書きを作れる手軽さが魅力です。一方で、会議には顧客情報や未公開の経営情報が含まれる場合があります。個人で登録したアカウントに業務の会議内容を入力すると、情報管理の面で問題となるおそれがあります。会議の内容をそのまま貼り付ける前に、どこまで入力してよいかを整理しておく必要があります。

利用前に、入力データの取り扱いを利用規約や設定画面で確認しましょう。個人向けプランでは、入力内容をモデルの改善に使わない設定を選べます。法人向けプランは、初期設定で学習に利用しないと案内されています。あわせて、入力してよい情報の範囲や、氏名などを伏せ字にするルールを社内で定めておくと安心です。

Notion AIは議事録ページと組み合わせて使う

社内の情報共有にNotionを使っている場合は、Notion AIで議事録を作る方法も選択肢の一つです。Notionでは、ページに書いたメモや貼り付けた文字起こしを対象に、AIへ要約や整理を依頼できます。議事録と関連資料を同じ場所で管理できる点も利点です。プランによっては、会議の文字起こしから要約までを行うAIミーティングノートの機能も利用できます。

Notionで運用する場合は、議事録用のテンプレートページにプロンプトの型を書き込んでおくと便利です。会議ごとにページを複製し、AIに同じ指示を出せば、形式のそろった議事録が蓄積されます。データベースで会議名や日付を管理しておけば、過去の決定事項も探しやすくなります。利用できる機能はプランで異なるため、事前に確認しましょう。

専用の議事録作成ツールとの使い分けを考える

汎用の生成AIは、プロンプトを工夫すれば柔軟に議事録を作れます。ただし、利用するサービスやプランによっては、録音や文字起こしを別の手段で用意する必要があります。会議の回数が多い組織では、音声の取り込みから整形までを担当者が毎回行う手間が負担となりがちです。長時間の会議では、テキストを分割して入力する作業が発生することもあります。

議事録作成ツールには、会議の録音、話者の識別、文字起こし、要約といった機能をまとめて備えた製品があります。要約のテンプレートを設定できる製品であれば、毎回プロンプトを書かなくても形式がそろいます。操作が簡単な製品を選べば、ITに詳しくない担当者でも運用を任せやすくなります。まずは汎用AIで自社に必要な議事録の型を固め、会議の量や管理のしやすさを踏まえて、専用ツールの導入を検討するとよいでしょう。

録音から要約まで任せられる議事録作成ツール

ここでは、プロンプトを毎回書く手間を減らしたい方に向けて、会議の録音・文字起こし・AI要約をまとめて行える議事録作成ツールを紹介します。

YOMEL by PKSHA

株式会社PKSHA Infinity

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《YOMEL by PKSHA》のPOINT

1. 対面・Web会議問わず、全発言を自動で話者識別！書き起こし可能
2. 充実した要約系機能で効率化（全自動要約、要約ビルダー等）
3. マネージャー層向け管理機能や徹底された万全のセキュリティ対策

LINE WORKS AiNote

LINE WORKS株式会社

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《LINE WORKS AiNote》のPOINT

1. 独自研究開発による高い音声認識技術
2. 高品質かつ低価格の業界トップクラスのコストパフォーマンス
3. 法人利用でも安心の国際基準レベルのセキュリティ

まとめ

AIで議事録を作る際は、プロンプトの質が仕上がりを大きく左右します。役割、会議情報、出力形式、制約条件を型として用意し、定例会議や商談など会議の目的に合わせて指示を調整しましょう。ChatGPTやNotion AIを使う場合は、入力する情報の範囲を決め、出力内容を人が必ず確認することが大切です。会議の量が多い場合は、録音から要約までを担う議事録作成ツールの活用も検討してください。