予約システムのオンプレミス運用は向く？外部公開と夜間停止の注意点

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■提供形態別

• パッケージソフトとして提供：予約来店[B&S]
• クラウド型（SaaS・ASP）で提供：ドクターキューブ、ヨヤクル、ピスケスアポ、DirectReserve、リザエン、カロネード

■調整・拡張のしかた別

• 個別の機能追加やカスタマイズに対応：ドクターキューブ、ヨヤクル、ピスケスアポ、DirectReserve、リザエン、カロネード
• 電子カルテとの連携：ヨヤクル
• 官公庁・自治体向けの版や基準に対応：DirectReserve、リザエン

オンプレミス型の予約システムが向く組織

オンプレミス型は、予約情報の置き場所や連携先を自社で決めたい組織に向いています。一方で、設備の用意や運用の手間は自社で負うため、向き不向きを先に見極めておきましょう。情報の管理方針、連携先、利用者の範囲という3つの点が判断のポイントです。

予約情報を自社の管理下に置きたい場合

予約データには氏名や連絡先、利用履歴が含まれます。社内規程で、個人情報を自社の設備内で管理すると定めている組織では、オンプレミス型が選択肢に入ります。

ただし、設備に置けば安全というわけではありません。アクセス権限の設定やログの確認、物理的な管理は自社の責任となるため、運用体制もあわせて検討が必要です。

社内の基幹システムと密に連携させたい場合

顧客管理や会計、診療などの基幹システムとデータを頻繁にやり取りする場合は、同じネットワーク内に予約システムを置くと連携の設計がしやすくなります。外部のサービスを経由せず、データの流れを自社で把握できるためです。

連携方法は、データベースの共有やAPI、ファイルの受け渡しなど製品により異なります。連携先のシステムが対応しているかを、事前に確認しましょう。

社内ネットワーク内で完結する予約の場合

社内の会議室や設備、従業員向けの健康診断枠のように、利用者が社員に限られる予約は、外部公開が不要です。社内ネットワークに閉じて運用できるため、オンプレミス型の弱点になりやすい外部公開の負担を避けられます。

顧客が使う予約とは、必要な構成が大きく変わります。予約を使う人が社員か顧客かを、最初に整理しておくことが大切です。

顧客向け予約システムを外部公開する構成

顧客が使う予約画面は、社外のインターネットから常に届く必要があります。オンプレミスでは、この公開部分の守り方と通信経路を、自社で設計する必要があります。

公開用サーバーと社内の予約データの切り分け

予約画面を公開する場合、社内のネットワークとは別に、公開専用の領域を設ける構成が採られることがあります。この領域は、DMZ（社内と外部の間に設ける緩衝地帯）と呼ばれます。

予約データの本体は社内側に置き、公開側からは必要な通信だけを許可します。構成の設計には専門知識が必要なため、情報システム部門やベンダーに相談して進めましょう。公開側の更新やログの監視も、運用の手順に含めておきます。

スマートフォンからの接続と通信の暗号化

スマートフォンから予約する利用者もいるため、画面の表示だけでなく、通信の暗号化にも気を配る必要があります。証明書の有効期限が切れると、利用者の画面に警告が表示され、予約が止まるケースもあります。

証明書の更新は、期限を管理表に記録し、担当者が不在でも更新できる手順にしておきましょう。更新作業を自動化できるかも、製品や構成により異なります。更新を忘れた場合の影響が大きいため、期限の少し前に確認する日を決めておくと安心です。

予約完了メールやSMSの送信経路

予約の確認メールやリマインドの送信は、予約システムの重要な役割です。オンプレミスでは、メールの送信サーバーやSMSの配信サービスとの接続を自社で用意するケースがあります。

送信元の認証設定やサーバー側の設定が不十分だと、通知が迷惑メールと判定される場合もあります。送信できたかだけでなく、顧客の受信箱に届いているかまで確認しましょう。

保守と更新を自社で担う負担

オンプレミスでは、システムの更新や障害対応、バックアップを自社で担います。予約システムは受付を止めにくいため、保守の時間帯と手順を事前に決めておくことが重要です。

更新作業の時間帯と予約受付への影響

OSやソフトウェアの更新には、再起動やサービスの停止が伴う場合があります。夜間に更新しても、深夜や早朝に予約する顧客がいる業種では、受付が止まる影響を無視できません。

停止する時間帯は事前に画面で告知し、電話などの代替窓口も用意します。利用の少ない時間帯を予約の履歴から調べて決めると、影響を抑えやすくなります。

バックアップと復旧手順の確認

障害時に予約データを取り戻せるかは、バックアップの取り方と復旧の手順で決まります。バックアップを取っているだけでなく、実際に戻せるかを定期的に試すことが欠かせません。

復旧にかかる時間の目安を決めておけば、その間の受付をどう続けるかも計画できます。紙の台帳や電話での受付など、代替手段もあわせて決めましょう。訓練として手順どおりに復旧を試す機会を、年に数回設けるのも有効です。

担当者が変わっても続けられる体制

オンプレミスの運用は、構成や設定の知識が特定の担当者に偏りやすい傾向があります。担当者の異動や退職で、更新や障害対応が止まるおそれがあります。

構成図や手順書を残し、複数人で作業を確認できる体制を整えましょう。保守を提供会社に委託する選択肢も、あわせて検討できます。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で予約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

オンプレミス型の費用を見積もる項目

オンプレミス型の費用は、初期にかかる分と継続してかかる分に分けて考えます。金額は構成や規模で大きく変わるため、項目ごとに見積もりを取って比べましょう。

初期の設備とライセンスの費用

初期費用には、サーバー機器やネットワーク機器の購入費、ソフトウェアのライセンス費、構築や設定の作業費などが含まれます。ライセンスの数え方は、利用者数や店舗数、予約件数など製品により異なります。

見積もりを取る際は、含まれる範囲を確認します。機器を別途用意する必要があるのか、構築作業が含まれるのかで、総額は変わります。

運用にかかる保守費と人件費

稼働後は、保守契約の費用や機器の電気代、更新作業にかかる人件費が継続的に発生します。担当者の作業時間は金額として見えにくいため、見積もりの際に時間数も試算しておくと比較しやすくなります。クラウド型の月額費用と並べて比べる際にも、この試算が役立つでしょう。

保守契約に含まれる対応範囲は、提供会社により異なります。障害時の駆けつけや、更新作業の代行の有無を確認しましょう。

機器の更新時期に必要な再投資

サーバー機器は、数年ごとに更新の時期が来ます。更新時には、機器の購入だけでなく、データの移行や動作確認の作業も必要です。

更新費用を、運用開始時の計画に織り込んでおきましょう。ライセンスのサポート期間も、あわせて確認しておくと安心です。

クラウド型との分かれ目と併用の考え方

オンプレミスとクラウドは、どちらかを選ぶだけでなく、組み合わせる選択肢もあります。自社の予約の特徴にあわせて、役割を分けて考えましょう。

予約受付だけをクラウドに置く併用

顧客が使う予約受付の部分だけをクラウド型にし、予約データの管理や基幹システムとの連携を社内に置く構成があります。外部公開の負担を提供会社に任せられる一方、データの連携方法を決める必要があります。

対応する製品は限られます。併用できるかどうかは、製品ごとに確認が必要です。

将来の移行を見据えた選び方

いまはオンプレミスで運用していても、将来クラウドへ移す可能性があります。データを書き出せる形式や、移行時のサポートの有無を、導入時に確認しておくと安心です。

導入時にデータの持ち出し方を確かめておけば、移行の判断も柔軟になる場合があります。契約の期間や解約条件も、あわせて確認しましょう。

予約件数の変動で見る分かれ目

繁忙期や予約開始日にアクセスが集中する場合、オンプレミスでは最も混み合う時期にあわせて設備を用意する必要があります。ふだんは余る設備が生じるため、費用面の負担になるケースがあります。

一方、予約件数が年間を通じて安定している組織では、設備の過不足が生じにくく、オンプレミスでも運用しやすくなります。過去の予約件数の推移を確認して判断しましょう。

自社の要件にあわせやすい予約システム一覧

オンプレミスでの提供可否は製品ごとに異なるため、提供形態は資料で確認してください。ここでは、パッケージ提供や個別の機能追加、カスタマイズに対応する予約システムを一覧にしました。

個別対応やパッケージ提供の予約システム

自社の運用にあわせて機能を調整したい場合に候補となる7製品です。外部公開の構成やサーバーの置き場所といった条件は、各社の資料でご確認ください。

まとめ

予約システムのオンプレミス運用は、予約情報を自社で管理したい場合や、基幹システムとの連携を重視する場合に向いています。外部公開の構成、更新時の受付停止、費用の見積もりを確認しましょう。クラウドとの併用も選択肢です。資料請求で複数の製品を比べ、自社にあう導入形態を選んでください。