ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■サーバーの用意の仕方別
- サーバー不要のSaaS・クラウド型：Spekan、ChoiceRESERVE、EDISONE、リザエン、iTICKET Smart Cloud
- ■サーバーの運用体制別
- サーバー管理や情報管理の体制を案内：EDISONE、リザエン
- 院内にサーバーを置かずに利用できる：iTICKET Smart Cloud
予約システムのサーバーで問われる3つの場面
予約システムは、通常の業務システムと比べて、短時間にアクセスが集まる点に特徴があります。サーバーが問われる代表的な場面を、先に整理しておきましょう。
予約開始直後のアクセス集中
人気のイベントやチケット、人気店の予約枠では、受付が始まる瞬間、利用者が一斉に押し寄せます。サーバーの処理が追いつかないと、画面の表示が遅れたり、予約の途中でエラーが出たりする場合があります。
集中は、ふだんの平均的なアクセス数では見積もれません。過去の予約開始日の様子や、告知の規模から、ピーク時の人数を想定して準備します。人数の想定が難しい場合は、段階的に受付を開く方法もあります。
同じ枠への同時予約の処理
複数の人が、ほぼ同時に同じ枠を選ぶと、片方だけを成立させる仕組みが必要です。この処理が不十分だと、定員を超える予約が入るダブルブッキングが起こる可能性があります。
この整合性は、サーバーの性能だけでなく、システムの作りにも左右されます。同時予約の扱い方は、提供会社に確認すべき項目の一つです。回答があいまいな場合は、運用事例や仕組みの資料を求めてみましょう。
24時間受付と稼働の継続
予約の画面は、夜間や休日にも利用される前提で動きます。サーバーが止まれば、その間の予約を取りこぼす可能性があります。
稼働の考え方は、停止をどこまで許容できるかで決まります。許容できる時間を先に決めておくと、必要な構成や費用の見通しも立てやすくなります。例えば、数分の停止なら許容できるのか、1時間以上の停止は避けたいのかといった具体的な基準で考えるとよいでしょう。
予約システムを支えるサーバーの種類
予約システムを動かすサーバーの用意の仕方は、大きく4つに分かれます。それぞれ運用の手間や自由度が異なるため、特徴を比べてみましょう。
SaaS型でサーバーを意識せずに使う
SaaS型は、提供会社が用意したサーバー上で予約システムを使う形態です。サーバーの設置や更新は提供会社が担うため、自社での管理は不要です。
ただし、アクセス集中時の処理能力や、稼働の目標値は、提供会社や契約プランによって異なります。大型の受付を予定する場合は、事前に相談しましょう。受付日時を伝えておくと、提供会社側で準備を進められる場合もあります。
クラウド上に自社で構築する
クラウドのサーバー（IaaS）を借りて、予約システムを自社で組む方法もあります。負荷に応じてサーバーの台数を増やせる点が特徴ですが、設計や運用の知識が必要です。
構築には、クラウドの操作に慣れた担当者か委託先が必要です。費用も使った分だけかかるため、ピーク時の見込みを立てておきましょう。
レンタルサーバーや自社設置を選ぶ
レンタルサーバーは、比較的低い費用で始められますが、サーバーを他の利用者と共有する場合は、アクセス集中時に処理が遅れる可能性があります。自社設置は自由度が高い反面、機器の管理も自社で担います。
どちらも、アクセスが集中する予約には向かないケースがあります。予約の規模や頻度を見たうえで選びましょう。後からサーバーを移すには、データの移行作業も必要です。
サーバーを選ぶ前に見積もる負荷
サーバーの処理能力は、予約の規模によって必要な水準が変わります。選ぶ前に、負荷がどれほどかかるかを、自社の状況をもとに見積もっておきましょう。
同時にアクセスする人数の見積もり
最も重要なのは、ピーク時の同時アクセス数です。予約開始の告知を届ける人数や、過去の開始日の様子から、おおよその目安を立てます。
正確な数字を出すのは難しいため、余裕を持った幅で考えます。提供会社に、想定する人数を伝えて、対応できるかを確認しましょう。余裕の幅は、告知を行う媒体の広がりも踏まえて決めます。
画像や通知など予約以外の処理
予約画面に載せる写真の量や、予約完了メールの一斉送信なども、サーバーの負荷となります。予約を受け付ける処理が軽くても、周辺の処理で遅くなる場合があります。
画像の容量を抑えたり、通知の送信を時間差にしたりする工夫で、負荷を和らげられる場合があります。製品がこうした設定に対応しているかを確認します。
季節やイベントによる繁閑の差
予約の量は、季節や曜日、キャンペーンの有無で大きく変わります。年に数回のピークのために常に大きな設備を持つのは、費用の面で負担です。
ピーク時だけ処理能力を増やせる仕組みがあるかも、選ぶ際の観点です。繁忙期の前後で契約内容を変更できるかも、あわせて確かめます。クラウドやSaaS型は、この点で柔軟に対応できる場合があります。ただし、増やせる上限や追加費用の条件は、事前に確認しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で予約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
障害や遅延に備える構成と監視
サーバーの障害や遅延を完全になくすことは困難です。起きたときに早く気づき、影響を小さくする備えを、構成と監視の両面で考えましょう。どの備えにどれだけ費用をかけるかは、予約を取りこぼした際の影響で判断します。
サーバーを複数台に分ける冗長化
冗長化とは、サーバーを複数台用意し、1台が止まっても別の1台が処理を続ける構成です。予約システムでは、受付を止めたくない場合に検討されます。
冗長化は費用が増えるため、停止が許される時間と照らして判断します。SaaS型では、提供会社の構成や稼働の目標を確認しましょう。
異常を知らせる監視と通知
サーバーの異常に早く気づくには、動作の状況を監視し、異常時に担当者へ通知する仕組みが役立ちます。夜間や休日の通知を誰が受け取るかも、決めておく必要があります。
通知が1人に集中しないよう、複数人で受け取れる体制にします。通知の履歴を確認できるかも、製品選びの項目です。誤報が多いと見逃しにつながるため、通知の条件を見直す機会も設けましょう。
本番前の負荷試験と予約開始時の待機画面
大型の受付の前には、想定した人数のアクセスを模擬して試す負荷試験が有効です。ただし、提供会社の規約や本番環境への影響があるため、実施前に確認や相談をします。
アクセスが集まりすぎた場合に備え、順番に入場させる待機画面を用意する方法もあります。対応する製品かどうかを確認しましょう。待機中の利用者に表示する案内文も、事前に用意しておくと混乱を減らせます。
サーバーの運用を誰が担うかの整理
サーバーを選ぶことは、運用の担い手を決めることでもあります。障害が起きたときに誰が対応するのかを、契約前に整理しておきましょう。
自社運用と委託とSaaS型の責任の分け方
自社で運用する場合は、機器の管理からデータの復旧まで、自社が責任を負います。委託する場合は、どこまでを委託先に任せるのかを契約で明確にします。
SaaS型では、サーバーの部分を提供会社が担いますが、設定の誤りや運用ルールは利用者側の責任です。責任の範囲を、契約書や説明資料で確認しましょう。
障害時の連絡窓口と対応時間の確認
障害時に連絡できる窓口と、対応してもらえる時間帯も確認します。夜間や休日にも受付する予約では、平日日中だけの対応では不十分な場合があります。
障害の連絡方法や、復旧の目安の連絡があるかも、あわせて確認しましょう。契約の前に、確認した内容を記録に残しておきます。連絡先は、担当者が替わっても分かるよう、社内の共有資料に載せておくと安心です。
契約前に確認する稼働の条件
SaaS型では、稼働率の目標や、障害時の補償の有無が契約や規約に書かれている場合があります。数字だけでなく、計画的なメンテナンスが対象に含まれるかも確認しましょう。
予約が集中する日にメンテナンスが重ならないよう、事前の告知の有無も確かめます。条件があいまいな場合は、提供会社に問い合わせて回答を記録に残しておきます。
サーバー不要で使える予約システムの一覧
自社でサーバーを用意せずに使えるクラウド型の予約システムを一覧にしました。サーバー管理の体制や提供形態の違いを確認できます。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Spekan | クラウド型の施設向け予約管理。予約から集金、顧客管理まで一元管理 |
| ChoiceRESERVE | サーバー構築が不要なクラウド型。開発不要で導入でき、複数拠点にも対応 |
| EDISONE | 提供会社がサーバーを管理するクラウド型のWeb予約システム |
| リザエン | 厳格なサーバー管理と情報管理体制を備える。200業種以上に対応 |
| iTICKET Smart Cloud | 院内サーバー不要のクラウド型診療予約・受付システム |
サーバー運用を任せられる予約システム
サーバーの保守や増強を提供会社に任せたい場合に検討しやすい5製品です。サーバー管理の体制や提供形態は、各製品の詳細でご確認ください。
Spekan
- AIが24時間365日接客・提案
- 予約から集金・無人運営まで一元化
- 売上や稼働率を可視化しAIが改善提案
株式会社Wakutsukuが提供する「Spekan」は、施設運営向けのクラウド型（SaaS）予約管理システムです。クラウド型のため、自社でサーバーを構築・保守せずに利用でき、施設情報と予約メニューを設定してアカウント登録をすれば運用を始められます。空き状況をリアルタイムに表示してダブルブッキングを防ぎ、オンライン決済や顧客管理、売上・稼働のレポートも一つの画面で扱えます。サポートはチャットとメールで、平日9:30～18:00に対応しています。
ChoiceRESERVE （株式会社リザーブリンク）
- 予約受付から管理まで一元化できるクラウド型システム。
- APIや会員連携により既存システムとスムーズに連携。
- 複数拠点や多業種の予約管理に柔軟に対応。
EDISONE （株式会社ビヨンド）
- 日本初の多言語対応予約システム
- 1アカウントで最大30店舗まで予約可能
- サーバー管理で高稼働率と高セキュリティ
リザエン （鈴与シンワート株式会社 ）
- 予約や顧客管理から決済対応まで200以上の業種に対応！
- 厳格なサーバー管理と情報管理体制を備える！
- 導入前後の充実したサポート体制が整っている！
iTICKET Smart Cloud （エムスリーソリューションズ株式会社）
- シンプルな構成でタブレット操作が可能
- iTICKET TVによる医療機関と患者の情報共有
- アプリ経由で患者へ診察予約や検査結果を直接通知する機能。
まとめ
予約システムのサーバー選びでは、予約開始時のアクセス集中や同時予約の処理、稼働の継続を確認します。SaaS型やクラウド、自社設置のどれがあうかは、予約の規模や運用体制で変わります。ピーク時の負荷を見積もり、障害時の連絡体制も確認しましょう。資料請求で複数製品を比べ、自社にあう構成を選んでください。
