ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■データの扱い方別
- 予約履歴をCSVで書き出せる：クリックカーリザーブ、apotta
- APIで他システムとデータを連携できる：ChoiceRESERVE、コエテコマネージャー byGMO
- 顧客情報と予約履歴を一元管理できる：Spekan、ChoiceRESERVE、トレタ予約台帳、カロネード
- ■予約枠の管理方法別
予約システムのデータベースが持つ3種類の情報
予約システムのデータは、枠、顧客、履歴の3種類に分けて考えると整理しやすくなります。それぞれの役割と、互いのつながりを押さえておきましょう。
枠の情報とその使い方
枠の情報とは、予約を受けられる人や設備、時間帯、定員などの情報です。美容室ならスタッフと施術時間、レンタルなら車両や機材が該当します。
枠の持ち方は、予約システムの使い勝手を左右します。受付の単位を15分刻みにするか、1日単位にするかといった設定も、枠の情報です。スタッフごとの休みや設備ごとの利用条件を細かく登録できるかは、製品で違いが出る部分です。また、臨時休業の日をまとめて設定できるかも、日々の運用の手間に影響します。
顧客情報と予約履歴のつながり
顧客情報は、氏名や連絡先、来店の履歴などです。予約のたびに入力してもらうのではなく、顧客情報と予約が紐づいていると、再来店の際の手間が減ります。
顧客と予約を紐づける仕組みは、製品によって異なります。会員登録が必要なのか、電話番号やメールアドレスで照合するのかを確認しましょう。同じ顧客が別の連絡先で予約した場合の統合方法も、確認しておくと安心です。
変更やキャンセルの履歴の残し方
予約は、変更やキャンセルが頻繁に起きるデータです。最新の状態だけでなく、いつ誰が何を変えたかという履歴が残ると、トラブル時の確認に役立ちます。
履歴を残す範囲や期間は製品により異なります。キャンセルの理由や、無断キャンセルの記録が残せるかも、確認する価値があります。
予約データで起こる整合性の問題
予約データは、複数の人や窓口から同時に更新されます。そのため、データの整合性が崩れないことが、データベースにとって重要な条件の一つです。
同じ枠への同時予約による重複
二人が同時に同じ枠を予約しようとしたとき、片方だけを成立させる仕組みが必要です。この仕組みが働かないと、定員を超えた予約が入る場合があります。
どのような仕組みで重複を避けているかは、提供会社に確認できます。自社で構築する場合は、設計段階でこの点を考慮する必要があります。複数の人が同時に操作する状況を想定し、事前に動作を試しておくと安心です。
キャンセル後の枠の戻し方
キャンセルされた枠をすぐに再び予約できる状態に戻せるかは、機会損失に関わります。反映が遅れると、空いている枠が埋まらないまま残ります。
キャンセルの直前変更や、キャンセル待ちの自動案内が可能かも製品によって異なります。自社の運用に必要な範囲を整理しておきましょう。キャンセル料の扱いが絡む業種では、キャンセルの時刻も記録できると便利です。
複数の窓口にまたがる予約の同期
自社サイト、予約ポータル、電話予約など複数の窓口から予約を受ける場合、窓口ごとの予約が一つの台帳にそろっているかが大切です。反映が遅れると、同じ枠への重複予約が起こる可能性があります。
連携の方法や反映のタイミングは製品や窓口によって異なります。連携が止まった場合に、気づける仕組みがあるかも確認しましょう。止まった間に入った予約を、後から取り込めるかも重要な点です。
予約システムのデータの持ち方と製品側の違い
予約システムのデータの持ち方は、製品の提供形態によって異なります。データをどこに置き、どう取り出せるかを、比較の観点として整理しましょう。
提供会社のデータベースを使う場合と自社で持つ場合
SaaS型の予約システムでは、予約データは提供会社が管理するデータベースに保存されます。自社でデータベースを用意する必要はありませんが、データの置き場所や保存方法を選べない場合があります。
オンプレミス型や自社で構築する場合は、自社でデータベースを選び、管理します。自由度は高い反面、バックアップや更新の手間も自社の担当です。
CSVやAPIでデータを取り出す方法
他のシステムでデータを使いたい場合や、将来の乗り換えに備える場合は、データを取り出せる方法が重要です。代表的なのは、CSVでの書き出しと、APIによる連携です。
書き出せる項目が限られる製品もあります。顧客情報だけか、予約履歴も含むのか、書き出しの回数に制限がないかを確認しましょう。
データの項目を追加できる柔軟さ
業種によっては、標準の項目だけでは足りません。例えば、アレルギーの情報や、車両の利用目的、施術の希望などを記録したい場合があります。
項目を自由に追加できるか、追加した項目を検索や集計に使えるかは、製品ごとに異なります。必要な項目を先に洗い出しておきましょう。現場のスタッフに、予約時に聞いておきたい内容を尋ねると、漏れを減らせます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で予約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
個人情報を含む予約データの保存と削除
予約データには、氏名や連絡先などの個人情報が含まれます。個人情報保護法などの法令を踏まえて、保存や削除のルールを定めておく必要があります。
保存期間と削除のルール
予約データを、いつまで保存するかを決めておきます。必要以上に長く持つと、情報の漏えいが起きた際の影響が大きくなる可能性があります。
保存期間は、業種や社内の規程によって異なります。自動で削除する機能があるか、手作業で削除する必要があるかも確認しましょう。退会や削除の依頼を受けたときの対応手順も、あらかじめ決めておくと慌てずに済みます。法令上の取り扱いは、専門家や公的な資料で確認してください。
閲覧できる人と操作の記録
予約データを、誰でも見られる状態にしておくのは避けるべきです。役割に応じて、閲覧や編集の権限を分けられるかが、予約システムを選ぶ際の確認点です。
誰がいつデータを閲覧、変更したかの記録（操作ログ）が残るかも大切です。誤って情報を変えた場合に、原因をたどる手がかりとなります。ログの保存期間や、閲覧できる人が限られているかも、あわせて確認しましょう。
バックアップと障害時の復旧
データが失われた場合に備え、バックアップの取り方と復旧の手順を確認します。SaaS型では提供会社がバックアップを取る場合がありますが、頻度や保持期間は製品によって異なります。
利用者側でも、定期的に予約データを書き出して保管する運用が考えられます。復旧の依頼ができる範囲は、契約の内容を確認しましょう。
蓄積した予約データの活用と書き出し
予約データは、受付のためだけでなく、経営の判断にも使えます。蓄積したデータをどう活用するかで、必要なデータの持ち方も変わります。
予約の傾向を分析して枠や人員を見直す
曜日や時間帯ごとの予約の入り方、キャンセルの多い枠などを分析すると、枠の設定や人員の配置を見直す材料となります。分析の画面が用意されている製品もあります。
分析できる項目は製品によって異なるうえ、画面で見られる期間の長さも違うため、見たい指標を先に決めておきましょう。足りない場合は、CSVで書き出して表計算ソフトで集計する方法もあります。
顧客管理や会計など他システムと連携する
予約データを顧客管理システムや会計システムと連携させると、二重入力の手間が減ります。来店履歴をもとにした案内や、売上の集計にも使えます。
連携の方法は、APIやCSV、専用の連携機能などです。連携先のシステムが対応しているかを、導入前に確認しておきましょう。連携後に項目の対応関係がずれないよう、項目の名前や形式をそろえる作業も必要です。
予約履歴をもとに顧客へ案内を送る
来店の間隔が空いた顧客に再来店の案内を送ったり、誕生月に特典を知らせたりする使い方があります。予約履歴があれば、対象の顧客を絞り込めます。
案内を送るには、顧客から連絡を受ける同意を得ているかの確認が欠かせません。メールの配信停止の仕組みがあるかも、製品選びの項目の一つです。
データの扱い方で比べる予約システム一覧
予約履歴の書き出しや顧客情報の管理、枠の持ち方といったデータ面の特徴を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Spekan | 顧客情報と利用履歴を一元管理。売上や稼働率のレポートも確認可能 |
| ChoiceRESERVE | 複数拠点の予約・顧客情報を一元管理。APIや会員連携にも対応 |
| コエテコマネージャー byGMO | 塾・習い事向け。生徒管理と保護者連絡を扱い、公開APIで連携可能 |
| クリックカーリザーブ | レンタカー向け。予約・顧客情報の管理とCSV出力に対応 |
| apotta | 不動産・建築向け。予約情報をCSVファイルでダウンロードできる |
| トレタ予約台帳 | 飲食店向け。予約と顧客情報を一元管理し、来店履歴を分析 |
| カロネード | 美容・自由診療向け。スタッフや機材、部屋を自動で割り振り |
| EDISONE | 1アカウントで最大30店舗の予約を管理できるクラウド型 |
| Square予約 | スタッフやリソースごとの管理に対応。Googleカレンダーと同期 |
予約データを管理しやすい予約システム
顧客情報と予約履歴を整理して持てる製品や、CSV出力・複数拠点の管理に対応する製品を、データの持ち方に着目して紹介します。
Spekan
- AIが24時間365日接客・提案
- 予約から集金・無人運営まで一元化
- 売上や稼働率を可視化しAIが改善提案
株式会社Wakutsukuが提供する「Spekan」は、顧客情報と利用履歴を予約とあわせて管理できる、施設向けの予約管理システムです。ランクやレビュー、アンケートの情報も蓄積できます。売上や稼働、キャンセルのレポートと経営ダッシュボードで、予約データを運営の見直しに使えます。備品の予約も管理できるため、スタジオや会議室のように設備ごとに枠を持つ施設に向いています。Google AnalyticsやGoogleカレンダーとの連携も可能です。
ChoiceRESERVE （株式会社リザーブリンク）
- 予約受付から管理まで一元化できるクラウド型システム。
- APIや会員連携により既存システムとスムーズに連携。
- 複数拠点や多業種の予約管理に柔軟に対応。
コエテコマネージャー byGMO （GMOメディア株式会社）
- 保護者はLINEから予約・欠席連絡・振替が可能
- ITに不慣れでも使いやすいシンプルな画面
- 公開APIで外部サービスと連携し業務を自動化
クリックカーリザーブ （株式会社クリックモア）
- レンタカー予約や空き検索、料金設定などの専用機能を搭載
- 予約・顧客情報の管理、CSV出力や書類印刷に対応
- 月額定額のクラウド型で、短期間での導入が可能です。
apotta （株式会社さくらホーム）
- 煩雑な予約管理業務を効率化！出欠状況も一目でわかる
- ユーザーの利便性を追求したフォームの作成が可能
- 電子ギフト送付やうっかり防止メール等でユーザーの予約を促進
トレタ予約台帳 （株式会社トレタ）
- 予約と顧客情報を一元管理できるクラウド台帳
- グルメサイトやPOS連携で予約管理を効率化。
- データ分析で来店傾向を把握し運営改善を支援します。
カロネード （Kalonade株式会社）
- 「リソース自動割り振り機能」で、カンタン予約管理！
- LINE予約機能でリピート率アップ！
- 技術力を活かしたカスタマイズ開発で、個別ニーズにも対応！
EDISONE （株式会社ビヨンド）
- 日本初の多言語対応予約システム
- 1アカウントで最大30店舗まで予約可能
- サーバー管理で高稼働率と高セキュリティ
Square予約 （Square株式会社）
- 1店舗なら月額固定費なしで無料利用可能。
- ネット予約ページ自動作成、多チャネルから予約受付可能。
- 指名・リソース管理などで運営効率と顧客満足を向上。
まとめ
予約システムのデータベースは、枠、顧客、履歴の3種類を整理して持つことが基本です。同時予約の重複やキャンセル後の枠の戻し、窓口間の同期といった整合性は、製品を比べる際の重要な確認点です。個人情報の保存期間や権限、データの書き出し方法も確認し、資料請求で複数製品を比べましょう。
