ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■構築の進め方別
- 専門知識なしで予約ページを作れる：RESERVA予約、ポチコ
- パッケージを自社の業務にあわせて調整できる：予約来店[B&S]、リザエン
- 他システムとAPIで連携して拡張できる：ChoiceRESERVE
- ■構築後の運用支援別
構築前に決める予約システムの要件
予約システムの構築で最初に取り組むのは、何をどう予約させるかを言葉にすることです。要件があいまいなまま作り始めると、途中で手戻りが生じ、費用や期間が膨らむ原因となります。
予約の単位を決める
予約の単位とは、時間帯の枠で受けるのか、日単位で受けるのか、宿泊のように期間で受けるのかという区分です。美容室なら施術時間、レンタルなら貸出日数、教室なら定員つきの講座が該当します。
単位によって、必要な画面や管理の仕組みが大きく変わります。複数の単位が混在する場合は、最も複雑なものを基準に要件を整理しましょう。
予約する人と管理する人の操作を整理する
予約する顧客側には、枠の選択、情報の入力、確認、変更とキャンセルといった操作が必要です。管理する店舗側には、予約の一覧、枠の開閉、顧客情報の確認といった操作があります。
それぞれの権限もあわせて決めます。スタッフが他人の予約を変更できるか、店長だけが料金を設定できるかなど、役割ごとの違いを書き出しておくと設計が進めやすくなります。
連携する外部サービスを洗い出す
予約システムは、単独で動くことは少なく、決済サービス、メールやSMSの配信、カレンダー、顧客管理システムなどとつながります。どの外部サービスと連携するかで、構築の難しさが変わります。
連携先が提供するAPIの有無や、利用の条件も確認します。連携の可否は、作り方の選択にも影響します。
予約システムを構築する3つの方法
予約システムの作り方は、大きく3つに分けられます。自由度と手間、費用の関係が異なるため、それぞれの特徴を押さえておきましょう。
自社開発や外部委託でゼロから作る
プログラムを書いて、自社の要件にぴったりあうシステムを作る方法です。画面や機能を自由に設計できる反面、開発の費用と期間がかかり、完成後の保守も必要です。
自社に開発の人材がいない場合は、開発会社への委託を検討します。委託する場合は、完成後の改修や障害対応の範囲も、契約の前に確認しましょう。
ノーコードの予約作成ツールで作る
プログラミングの知識がなくても、画面の操作だけで予約ページを作れるツールがあります。テンプレートを選び、枠や項目を設定するだけで、短期間で公開できる場合があります。
ただし、ツールの機能の範囲内でしか作れないため、独自の要件には対応できない場合があります。必要な機能が備わっているかを、事前に確認しましょう。
パッケージやSaaSを自社用に調整する
既存の予約システムを導入し、設定や一部のカスタマイズで自社の業務にあわせる方法です。基本機能がすでにそろっているため、構築の手間は比較的小さくなります。
カスタマイズできる範囲や、追加の費用は製品によって異なります。自社の要件が標準機能でどこまで満たせるかを、資料や相談で確かめましょう。
システム構築方法を選ぶ判断基準
3つの方法のどれが適しているかは、予約の複雑さ、使える人材、予算、将来の見通しで変わります。判断の基準を、具体的に確認しましょう。
必要な工数と期間の見通し
ゼロから作る場合は、要件の整理から設計、開発、テストまで、数か月以上かかるケースもあります。ノーコードやパッケージなら、数日から数週間で始められる場合もあります。
期間と費用は、要件の複雑さや連携先の数で大きく変わります。複数の方法で見積もりを取り、比べて判断しましょう。
公開後の改修や運用を担う人
システムは、公開してからも、法改正やサービスの変化、利用者の要望に応じて直し続ける必要があります。誰が直すのかが決まっていないと、問題が放置されます。
自社開発では、開発に関わった人の異動や退職で、保守が難しくなる場合があります。仕様書や手順書を残し、引き継げる体制を整えましょう。
将来の機能追加や乗り換えのしやすさ
事業の拡大にあわせて、店舗の追加や、決済方法の追加が必要になる場合があります。そのときに、機能を足せるか、別の方法へ移れるかを考えておきましょう。
データを書き出せる形式かどうかも大切です。乗り換えを考えたときに、予約履歴や顧客情報を持ち出せるかを、構築方法を選ぶ段階で確認しておきます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で予約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
予約システムの構築で後回しにしやすい機能
画面の見た目に気を取られ、裏側の仕組みが手薄になる例は少なくありません。構築時に特に注意したい3つの機能を挙げます。
同時予約を正しくさばく仕組み
複数の人が同じ枠を同時に予約しようとしたとき、片方だけを成立させる仕組みが必要です。この処理が不十分だと、定員を超えた予約が入る場合があります。
予約システムの構築で難しい部分の一つです。自社開発の場合は、この点に詳しい技術者に設計を依頼するか、実績のあるツールの活用を検討しましょう。
通知と決済、キャンセルの流れ
予約完了メールやリマインド、決済、キャンセル時の返金処理は、一つの流れでつながっています。途中で止まった場合に、どこで止まったのかを確認できる必要があります。
決済を扱う場合は、クレジットカード情報の扱いに関する決まりも関係します。決済サービスの事業者が提供する仕組みを使い、自社でカード情報を持たない方法もあります。
個人情報の保護と権限管理
予約データには氏名や連絡先などが含まれるため、個人情報保護法にもとづく管理が求められます。アクセスできる人の制限や、通信の暗号化、操作の記録などが必要です。
自社で構築する場合は、これらを自分たちで用意する必要があります。判断が難しい場合は、情報システム部門や専門家に相談しましょう。
システム構築を進める体制と委託先の確認
予約システムの構築は、情報システム担当だけで完結しません。現場の業務を知る人と技術に詳しい人が協力する体制を、最初に整えましょう。
現場と技術の担当を分けて決める
予約の運用を知る現場の担当者と、システムの技術面を見る担当者を、それぞれ決めます。現場の担当者は、予約の流れや例外の対応を伝える役割です。
両者の間で言葉の食い違いが起きやすいため、画面の案や流れ図を使って確認しながら進めます。決定事項は記録に残し、後から見返せるようにしましょう。
委託先を選ぶときの確認項目
開発を委託する場合は、同じ業種や似た規模の予約システムの開発経験があるかを確認します。実績の内容は、公開されている範囲の情報や、提案時の説明で確かめましょう。
見積もりには、保守や改修の費用が含まれるかも確認します。完成後に追加の費用が発生しやすい項目を、事前に聞いておくと安心です。
稼働までのスケジュールの組み方
公開の日を先に決めてしまうと、テストの時間が削られがちです。繁忙期の前に完成させたい場合でも、テストの期間は十分に確保しましょう。
要件の変更が途中で生じた場合の扱いも、事前に決めておきます。変更を受け付ける期限を設けると、期間の延びを抑えられます。
公開前のテストと本番への移行
構築が終わったら、本番で使う前にテストを行います。実際の運用に近い状況で試し、問題を洗い出しましょう。
想定される使い方を一通り試す
予約、変更、キャンセル、通知の受信といった基本の流れを、顧客と店舗の両方の立場で試します。パソコンだけでなく、スマートフォンでの表示や操作も確認しましょう。
通常の使い方だけでなく、同時に予約した場合や、枠が満員になった場合といった例外も試します。結果は記録に残し、修正の漏れを防ぎます。
既存の予約方法との並行運用と切り替え
電話や紙の台帳で受けていた予約を、いきなり新しいシステムに切り替えると、受付に影響が出るおそれがあります。しばらくは並行して運用し、問題がないことを確かめてから切り替えます。
切り替え後も、予約の取りこぼしや重複がないかを、一定期間は毎日確認します。問題が起きたときの連絡先と対応の手順も、あらかじめ決めておきましょう。
構築の手間を抑える予約システム一覧
自社開発ではなく、既存の予約システムを使って構築する場合の選択肢を一覧にしました。予約ページの作りやすさや拡張のしやすさを見比べられます。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Spekan | 施設向け。公開予約ページ、オンライン決済、自動通知を備える |
| RESERVA予約 | 350以上の業種に対応。予約ページ作成機能と無料プランを提供 |
| ポチコ | LINE公式アカウントだけで利用でき、HP不要。最短3分で導入可能 |
| ChoiceRESERVE | 開発不要で導入できるクラウド型。APIで既存システムと連携 |
| 予約来店[B&S] | 使わない機能を削除でき、最短2週間で利用開始できるパッケージ |
| リザエン | 予約タイプは4種類。導入前後のサポート体制も用意 |
構築を任せやすい予約システムの紹介
ノーコードで予約ページを用意できる製品、パッケージを調整できる製品、外部システムと連携できる製品など、6製品を紹介します。構築方法ごとの違いを比べてください。
Spekan
- AIが24時間365日接客・提案
- 予約から集金・無人運営まで一元化
- 売上や稼働率を可視化しAIが改善提案
株式会社Wakutsukuが提供する「Spekan」は、予約受付、集金、顧客管理を一つにまとめた施設向けの予約管理システムです。公開予約ページ、オンライン決済、自動通知やリマインドが備わっているため、決済や通知の仕組みを自前で作る必要がありません。フィットネスやレンタルスタジオ、コワーキング、貸し会議室、スポーツ施設などの予約に対応します。スマートロックと連携すれば、受付の省人化も進められます。
RESERVA予約 （株式会社コントロールテクノロジー）
- 350以上の業種に対応し、豊富な機能で予約業務を自動化。
- 無料プランから手軽に導入可能。
- 24時間の予約受付と予約ページ作成機能を搭載。
ポチコ （株式会社PlayTechnologies）
- LINE公式アカウントで予約システム利用可能
- 予約件数上限なし、月額3,000円(税抜)
- 最短3分で導入、HP不要で手軽に開始
ChoiceRESERVE （株式会社リザーブリンク）
- 予約受付から管理まで一元化できるクラウド型システム。
- APIや会員連携により既存システムとスムーズに連携。
- 複数拠点や多業種の予約管理に柔軟に対応。
予約来店[B&S] （オーバルテクノロジー株式会社）
- 使わない機能は削除し、最短2週間で利用開始可能。
- ユーザー数が増えても月額料金が変わらないスペック課金方式。
- ISMS認証取得済、個人情報・機密情報の保護対策も万全。
リザエン （鈴与シンワート株式会社 ）
- 予約や顧客管理から決済対応まで200以上の業種に対応！
- 厳格なサーバー管理と情報管理体制を備える！
- 導入前後の充実したサポート体制が整っている！
まとめ
予約システムの構築は、予約の単位や連携先といった要件を決め、自社開発、ノーコードのツール、パッケージの活用から作り方を選ぶ流れで進めます。同時予約の処理や個人情報の保護は後回しにしやすいため、早めに考えましょう。公開前のテストも欠かせません。資料請求で複数の製品を比べ、自社にあう作り方を検討してください。
