ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■活用の目的別
- 受付業務の負担を減らしたい：Spekan、EPARK順番待ち＆予約システム
- 空き枠を埋めて売上を伸ばしたい：coming-soon
- リピートを促したい：Spekan、リピッテビューティー、reservia、BeautyMerit
- ■連携できる集客チャネル別
- メッセージアプリと連携できる：リピッテビューティー、reservia、RE:RE
- 自社サイトやSNSから予約へ誘導できる：Resty、RE:RE
受付の自動化で現場の負担を減らす活用
予約システムの基本的な活用は、受付にかかる手間を減らすことです。電話や紙の台帳でのやり取りを減らし、本来の接客や施術に時間を使えるようにします。
24時間の受付で電話対応を減らす
予約システムを使えば、営業時間外でも、顧客が自力で予約を入れられます。電話が鳴るたびに作業を中断する必要が減り、接客に集中しやすくなります。受付にかかっていた時間を、準備や顧客対応に回せる点も利点です。
ただし、電話での予約を希望する顧客もいます。電話予約も同じ台帳に入力し、重複が起きない運用を整えておきましょう。
リマインドで無断キャンセルを減らす
予約日の前に、自動でリマインドを送る機能があります。予約を忘れていた顧客に思い出してもらえるため、無断キャンセルの減少が期待できます。
送るタイミングは、前日や当日の朝などから選べる製品もあります。配信の回数が多すぎると顧客の負担になるため、様子を見て調整しましょう。
事前決済や事前入力で当日の手間を省く
予約の時点で決済や問診の入力を済ませてもらえば、当日の受付が円滑に進みます。会計の待ち時間が減り、他の顧客への対応にも余裕が生まれます。キャンセル時の返金の扱いも、事前に決めておくと安心です。
決済や入力項目の設定は、製品によって対応が異なります。入力項目が増えると離脱する顧客が出る可能性もあるため、必要なものに絞りましょう。
空き枠を埋めて売上につなげる活用
予約が埋まっていない時間帯は、そのまま機会損失となります。予約システムの機能を使って、空き枠の活用を考えましょう。
直前の空き枠を案内する
キャンセルが出た枠や、予約の少ない時間帯を、直前に顧客へ案内する方法があります。メールやメッセージアプリでの一斉配信を使えば、手間をかけずに知らせられます。配信先を絞り込める機能があるかも、製品を比べる際の項目です。
特別な料金や特典をつける場合は、通常の料金との関係を整理します。既存の顧客が不公平に感じないよう、案内の対象や条件も考えておきます。値引きが常態化しないよう、対象の枠や期間を限定する工夫が必要です。
キャンセル待ちを受け付ける
満席の枠に、キャンセル待ちを登録できる機能があります。キャンセルが出た際に自動で連絡が届くため、枠が空いたまま残る可能性が低くなります。
連絡を受けた顧客が、返事をするまでの期限を決めておきましょう。期限を過ぎたら次の人へ案内する流れを、事前に決めておくと混乱を避けられます。
混みやすい時間帯を分散させる
予約が集中する時間帯と、空いている時間帯が分かれている場合、空いている枠を案内することで、混雑を和らげられます。予約の履歴から、曜日や時間帯ごとの混み方の傾向を調べてみましょう。
顧客にとっても、待ち時間が減る利点があります。時間帯による料金の差をつけるかどうかは、自社の方針に応じて検討します。
予約データから顧客を理解する活用
予約システムには、顧客の来店や利用の記録が蓄積されます。このデータを分析して、サービスの改善や顧客への案内に生かしましょう。
来店の頻度と間隔を把握する
顧客ごとの来店回数や、前回の来店からの期間が分かれば、再来店を促す案内の対象を絞り込めます。久しぶりの顧客には、近況を尋ねる連絡を送る方法もあります。
確認できる項目や、データの見方は製品によって異なります。一覧で見られない場合は、データを書き出して集計する方法もあります。
メニューや枠ごとの人気を調べる
どのメニューや時間帯が選ばれているかを調べると、人員の配置や枠の設定を見直す材料となります。人気のないメニューは、案内の方法を変えるか、見直しを検討します。
予約数だけでなく、キャンセルの割合も見ておきましょう。予約が多くても、キャンセルが多いメニューは、実際の稼働に結びつかない場合があります。
顧客の属性や好みに応じた案内
顧客の希望や過去の利用内容を記録しておけば、次回の予約時に、好みにあった提案ができます。例えば、担当者の指名や、よく選ぶメニューを覚えておくといった使い方です。
記録する情報が増えるほど、個人情報の取り扱いに注意が必要です。記録の目的を明確にし、必要な範囲にとどめましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で予約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
集客チャネルと連携した予約システムの活用
予約システムは、集客の入り口としても使えます。自社サイトやSNS、メッセージアプリなどと連携させ、予約までの道のりを短くしましょう。
自社サイトやSNSに予約ボタンを置く
顧客が情報を見た場所から、そのまま予約へ進める導線を作ります。自社サイトの目立つ位置やSNSのプロフィールに予約ボタンを置くと、予約の機会を逃しにくくなります。
地図アプリや外部の予約サイトとの連携に対応した製品もあります。連携の方法や費用は、製品ごとに確認が必要です。
メールやメッセージアプリでの案内配信
予約済みの顧客や過去の顧客に、メールやメッセージアプリで案内を送れます。新しいメニューの案内や、予約の受付開始のお知らせなどに使えます。
配信には、顧客の同意を得ていることが前提です。配信を止める方法も案内に入れ、顧客が選べる状態にしておきましょう。
来店後の口コミや再予約の依頼
来店や利用の後に、お礼の連絡とあわせて、口コミの投稿や次回の予約をお願いする方法があります。予約システムの機能で、利用後に自動で連絡を送れる製品もあります。
依頼の文面は、押しつけがましくならない内容にします。頻度も、顧客に負担を感じさせない範囲に抑えましょう。
業種ごとに見る予約システムの活用例
予約システムの活用のしかたは、業種によって重点が異なります。自社に近い例を参考に、どの機能を優先して使うかを考えましょう。
美容室やサロンなど担当者を指名する業種
担当者ごとに予約枠を持ち、指名での予約を受ける運用が中心です。施術のメニューごとに所要時間が違うため、時間の設定を細かく調整できるかが活用の幅を左右します。
来店の間隔が決まっている業種では、前回の来店から一定期間がたった顧客への案内が有効です。担当者の休みの日を反映する操作も、日常的に使います。
教室やスクールなど定員のある業種
体験レッスンや講座では、定員を超えない管理と、欠席時の振替の対応が重要です。キャンセル待ちや、回数券の残りの確認ができると、運営の手間が減ります。
体験から入会へつなげるには、体験後の案内が欠かせません。体験した人への連絡を、予約データをもとに送れるかを確認しましょう。
施設やレンタルなど設備や車両を扱う業種
会議室や機材、車両などは、同じ設備を同じ時間に重複して貸し出さない管理が大切です。貸出から返却までの間隔や、清掃や点検の時間も、予約枠に反映させます。
利用者が複数の設備を組み合わせて予約する場合は、予約の入力画面が複雑になりがちです。分かりやすい画面かどうかを、デモや試用で確かめましょう。
予約システムの活用を続ける運用ルール
活用の工夫は、続けて初めて効果が見えてきます。効果の測り方と、守るべきルールを決めておきましょう。
活用の効果を数字で振り返る
電話の件数、無断キャンセルの件数、空き枠の割合、再来店の割合など、導入前から比べられる指標を決めます。月に一度、数字を並べて見直す場を設けましょう。
数字が改善しない場合は、設定や案内の方法を変えて試します。一度に多くを変えると原因が分からなくなるため、一つずつ試すのがよいでしょう。
個人情報と配信の同意を守る
予約データの活用は、個人情報の取り扱いと切り離せません。利用の目的を伝え、同意を得た範囲で使うことが基本です。
法令の解釈に迷う場合は、個人情報保護委員会などの公的な情報や、専門家の助言を確認しましょう。社内で取り扱いのルールを決め、担当者が替わっても守れるようにしておきます。
予約の活用目的で選ぶ製品の特徴一覧
受付の効率化、空き枠の販売、リピートの促進といった活用の目的別に、特徴を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Spekan | 月額プランや回数券、クーポンで継続利用を促す。売上や稼働率も可視化 |
| coming-soon | 特許技術で予約の空き時間を埋め、売上を支援。AIで来店行動も学習 |
| リピッテビューティー | LINEで予約受付とリマインドを自動化。セグメント配信でリピート促進 |
| reservia | LINE連携でリピート予約を強化。Google予約にも対応 |
| Resty | 自社サイトやSNSに予約フォームを設置。顧客情報を分析できる |
| BeautyMerit | ポイントやサブスクでリピーターを促進。顧客・売上分析にも対応 |
| RE:RE | LINEで24時間予約を受付。SNSやHPと連携できる |
| EPARK順番待ち＆予約システム | 店頭発券機とWEBで順番待ち・予約を受け付け、混雑を緩和 |
集客とリピートに生かせる予約システム
予約を受け付けるだけでなく、顧客とのやり取りや来店促進にも使える8製品です。自社が伸ばしたい目的に近いものから確認してください。
Spekan
- AIが24時間365日接客・提案
- 予約から集金・無人運営まで一元化
- 売上や稼働率を可視化しAIが改善提案
株式会社Wakutsukuが提供する「Spekan」は、予約受付から集金、顧客管理、清掃、経営数値の確認までを一元管理できる施設運営向けのシステムです。スマートロック連携による受付の省人化に加え、月額プランや回数券、クーポンで継続利用を促す仕組みも作れます。顧客のランクやレビュー、アンケートを使った再訪問の促進や、売上と稼働率のレポートによる運営の見直しにも活用できます。
coming-soon （株式会社カミングスーン）
- 特許技術で予約の隙間を自動で埋め、売上増を支援。
- AIで来店行動を学習し、最適な時期に自動で集客する。
- 24時間WEB予約で利便性を向上。
リピッテビューティー （株式会社コネクター・ジャパン）
- LINEで予約受付からリマインドを自動化・簡略化。
- 顧客対応とリピーター育成を統合できる。
- 低価格プランで中小サロンにも導入しやすい。
reservia （株式会社リザービア）
- Googleから予約手数料無料で予約可能
- LINE公式アカウントとの連携でリピート予約を強化
- 大手から個人まで7,000店以上導入実績
Resty （株式会社EPG）
- 自社サイトやSNSに予約フォームを設置、追加費用なく導線強化。
- 顧客情報を登録・分析し、リピート促進や接客向上を支援。
- 「Googleで予約」に対応し、予約拡大と重複防止を実現。
BeautyMerit （株式会社サインド）
- オンライン予約と専用アプリに対応
- データ分析による顧客管理と売上分析の実現
- ポイントやサブスクでリピーターを促進します。
RE:RE （株式会社REシステムズ）
- LINEで24時間いつでも簡単に予約が可能です。
- 電子カルテによる顧客情報の一元管理と効率化
- SNSやHPとスムーズに連携可能です。
EPARK順番待ち＆予約システム （株式会社EPARK）
- 店頭発券機とWEB受付の両方に対応。
- 順番待ちと日時指定予約の両方に対応可能。
- 飲食店や病院など、多種多様な業種で展開。
まとめ
予約システムは、受付の自動化にとどまらず、空き枠の販売や顧客の理解、集客との連携にも活用できます。ただし、機能は製品によって異なるため、自社が活用したい目的から確認しましょう。効果を数字で振り返り、個人情報の扱いを守る運用も大切です。資料請求で複数製品を比べてみてください。
