SaaS管理システムとは？搭載する機能や導入メリットを解説

SaaS管理システムとは

SaaS管理システムとはどのようなものなのか詳しく解説します。

社内にあるSaaSをまとめて管理できるシステム

SaaS管理システムとは、社内に導入した多くのSaaSをまとめて管理することが可能な製品です。 SaaSは初期投資を抑えられるため、利用している企業も少なくないでしょう。しかし、導入したSaaSアカウントの作成や削除・権限を管理したり、料金が利用人数によって変わるケースへ対応するには時間がかかります。また、セキュリティを不安に思うケースもあるでしょう。

SaaS管理システムは、アカウントの利用人数や費用を一元管理します。利用状況が把握でき、管理にかかる時間の短縮およびコスト最適化へつなげることが可能です。

社内で使うSaaSが増え、負担が大きくなった

新型コロナウイルスの影響で、社員がリモートで業務を行う形になった企業もあるでしょう。このような環境でも円滑に業務を進める手段として、電子捺印やビデオ会議など、人と接触せずに業務を行えるシステムが導入されています。SaaSは人と直接対面せず、システム開発を行わずに導入が可能です。こういった点が企業のニーズに合致し拡大したようです。

しかし、SaaSの運用には課題があります。SaaSごとにアカウントの管理が必要で、複数導入されると業務は複雑になるでしょう。工数は増加するものの業務に正確さも求められるため、情報システム部門に大きな負担がかかります。管理する人材が足りていない場合は尚更でしょう。

なお、以下の記事ではSaaS管理システムの市場分析をしているので、ご興味のある方はあわせてご覧ください。

SaaS管理システムの機能

SaaS管理システムの機能について詳しく解説します。

アカウントやライセンスの一元管理機能

社員あるいは組織ごとに、付与されているSaaSアカウントを一括管理し、管理画面から複数の異なるSaaSアカウントを設定できます。SaaSごとのライセンス数が一覧でわかりやすく示されるため、必要に応じてスムーズに探していた情報へ辿り着けるでしょう。

利用状況の分析機能

会社・組織・社員の単位で、SaaSのコスト詳細を確認できます。期間ごとに確認することで、コスト発生の予測が可能です。利用状況も同様に確認できるため、アカウント割り当ての適性や増減の判断にも活用できます。コスト情報やライセンス状況は、ダッシュボードに表示されます。

セキュリティ機能

会社のセキュリティルールをまとめて管理する機能も存在します。管理画面において社員あるいは組織に対しルール設定ができる仕組みです。シングルサインオン機能を活用すれば、SaaSごとのID・パスワード管理および入力を行う作業が削減できます。

ブラウザ数の制限を超えたアクセスに対しては申請を必要とし、安全性を高められます。WindowsやAndroidといった複数のプラットフォームで扱え、利便性を高めることも可能です。さらにIP制限や多要素認証機能を活用して、リモートワークのセキュリティ強化へつなげられます。複数人への権限設定が可能など、柔軟に運用できる製品もあります。

SaaS管理システムを導入するメリット

SaaS管理システムを導入するメリットについて詳しく解説します。

業務負担の軽減と費用の見直しが可能

SaaSは契約をすればすぐにどこでも使えるため、部署が単独で導入することも容易にできます。複数の部署が、同じSaaSを別契約していたり、異なるサービスを導入したりすることがあります。

１つのSaaSアカウントやライセンスの管理であれば、エクセルでも簡単です。一方で、多数のSaaSを複数部署に対して管理することは、非常に煩雑で業務効率を低下させます。SaaS管理システムのアカウントやライセンス一元管理機能は、管理部門の業務負担を大幅に軽減します。

複数の部署に導入されたSaaSの利用状況を確認することは、SaaS管理システムの分析機能がなければ困難な業務です。分析機能を用いれば、アカウントごとの利用率や部署の把握ができます。費用見直しの情報として活用すると、会社および組織のコスト最適化に貢献します。

セキュアな環境の構築

SaaSは導入ハードルが低いものの、セキュリティリスクがあるといえます。リモートワークの環境下で、社外から利用するには不安が残るでしょう。 たとえば、シャドーITや退職者のログインなど、故意に行われるリスクがあります。これらは不十分な管理などが引き金になります。

SaaS管理システムとは何かを知って、活用を検討しよう

SaaS管理システムとは、社内に導入した多くのSaaSをまとめて管理できるシステムです。

主な機能は以下の３つです。

• ・アカウントやライセンスの一元管理機能
• ・利用状況の分析機能
• ・セキュリティ機能

メリットは以下の２つです。

• ・業務負担の軽減と費用の見直しが可能
• ・セキュアな環境の構築

SaaS管理システムの機能やメリットを把握し、自社での活用を考えてみてはいかがでしょうか。