ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■効率化したい商社の運用業務別
商社の取引形態別に見る受発注の運用
商社向け販売管理システムを運用する際は、まず取引形態ごとに入力の起点と計上のタイミングを決めます。商社・卸売業で扱いが分かれやすい3つの取引について、運用の考え方を紹介します。
通常の在庫取引は受注と仕入を紐付ける
自社倉庫から出荷する取引では、受注を起点に在庫を引き当て、不足分を発注する流れが基本です。このとき受注と発注を紐付けて登録しておくと、案件ごとの粗利を後から確認できます。
紐付けをせずに登録すると、どの仕入がどの販売に対応するかがわからず、利益の分析が難しくなります。受注番号を発注データに引き継ぐなど、紐付けの方法を運用ルールとして決めておきましょう。
直送取引は納品の確認を計上の起点にする
直送とは、仕入先から得意先へ商品を直接届ける取引です。自社倉庫を通らないため、出荷の事実を自社で確認しにくい点に注意が必要です。仕入先からの出荷連絡や得意先の受領を、売上と仕入を計上する起点にする方法があります。
販売管理システムによっては、仕入の登録と同時に売上を計上できるものがあります。計上のタイミングが部署によって異なると締めの数字がずれるため、どの情報を確認したら計上するかを全員でそろえておきましょう。
三国間取引は通貨と為替レートの扱いを決める
三国間取引とは、日本の商社が海外の仕入先から海外の得意先へ商品を販売する取引です。商品は日本を経由しませんが、売上と仕入は自社で計上します。外貨建てで取引するケースもあるため、どの時点の為替レートで円に換算するかを決めておく必要があります。
換算レートの決め方は会計処理にも関わるため、経理部門や顧問税理士と相談して決めましょう。また、外為法の仲介貿易規制の対象になる品目もあるため、輸出管理の担当部門とも確認しておくと安心です。
取引先マスタと単価の運用ルール
商社向け販売管理システムでは、取引先ごとに単価や掛率、締め日、支払条件が異なります。マスタの登録や変更の手順を決めておかないと、請求額の誤りにつながる可能性があります。
単価改定は適用開始日を付けて登録する
仕入先からの値上げや得意先との価格交渉で単価が変わる場合、改定後の単価を適用開始日とあわせて登録します。上書きで変更すると、改定前に受けた注文まで新しい単価で計算されるおそれがあるためです。
適用開始日を管理できる販売管理システムなら、改定前後の単価を並行して保持できます。改定の連絡を受けた担当者、登録する担当者、内容を確認する担当者を分けると、入力ミスに気づきやすくなります。
取引先の追加や変更は申請と承認を通す
新しい取引先の登録や、締め日や支払条件の変更は、申請と承認を経て反映する運用が有効です。営業担当がその場で登録できる状態だと、与信の審査を経ないまま取引が始まる可能性があるためです。
申請の際は、会社の基本情報に加えて、適格請求書発行事業者の登録番号や与信限度額もあわせて確認します。ワークフロー機能がない場合は、申請書の様式と承認者を決めて運用しましょう。
与信管理とEDIの日常運用
商社向け販売管理システムを毎日運用するうえで、与信のチェックとEDIの受信確認は欠かせない業務です。どちらも例外が起きたときの対応手順まで決めておくと、担当者が変わっても運用を続けられます。
与信限度額を超えた受注の扱いを決める
与信限度額とは、取引先ごとに設定する掛け売りの上限額です。受注を登録した時点で、売掛金の残高と受注残の合計が限度額を超えていないかを確認します。超過時に警告を出すか、登録自体を止めるかは製品の設定によって異なります。
超過した受注を通す場合は、誰が承認するかを決めておきましょう。承認の履歴を残しておくと、後から判断の経緯を確認できます。限度額そのものも、取引実績や決算情報をもとに定期的に見直すことが大切です。
EDI受信エラーを毎日確認する
EDIで受けた注文データは、自動で販売管理システムに取り込める反面、取込エラーに気づかないと出荷漏れにつながります。エラーの原因には、商品コードの未登録や単価の不一致、通信の失敗などがあり、取引先側の設定が関係する場合もあります。
毎朝エラー一覧を確認し、修正後に再取込する手順を決めておきましょう。取引先ごとの問い合わせ窓口を一覧にしておくと、原因の切り分けが早まります。
電子取引データの保存を確認する
EDIやメールで受け取った注文書や請求書のデータは、電子帳簿保存法における電子取引にあたります。電子取引のデータは、定められた要件にそって電子データのまま保存することが求められています。
販売管理システムで受信データを保存する場合、取引日や金額、取引先で検索できるかを確認しましょう。保存方法が部署ごとに異なると、税務調査などで提示を求められた際に探す手間がかかります。保存場所と担当を社内で統一しておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で商社・卸売業向け販売管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
月次締めで販売管理システムを運用する手順
月次締めは、商社の販売管理システム運用で数字の正確さが問われる場面です。取引先ごとに締め日が異なる場合も多いため、締め日ごとに次の手順で確認を進めます。
1. 未計上の取引と受注残を確認する
締め処理の前に、出荷済みなのに売上が計上されていない取引や、仕入を登録していない直送取引がないかを確認します。受注残の一覧から、納期を過ぎたまま残っている注文も洗い出しましょう。
未計上の取引が残ったまま締めると、請求漏れや翌月への計上ずれが起こるおそれがあります。営業担当に確認を依頼する期限を決め、締め日の数日前から確認を始めると、締め当日の作業が集中しにくくなります。
2. 請求書を発行して入金を消し込む
取引先の締め日にあわせて請求書を発行し、入金があったら請求と照合して消し込みます。消込とは、入金額と請求額を照合して売掛金を減らす処理です。振込手数料の差し引きや複数の請求の一括入金があると、自動で照合できない場合があります。
差額が出たときの扱いや、照合できない入金の確認先を決めておきましょう。未入金の取引先は営業担当に早めに共有し、与信の見直しにもつなげます。
3. 仕入先の請求書と買掛金を照合する
仕入先から届いた請求書と、販売管理システムに登録した仕入データを照合します。単価改定の反映漏れや返品の未登録があると、金額に差が出ます。差異の原因を確認し、仕入データか請求書のどちらを修正するかを仕入先と合意しましょう。
照合が終わったら、買掛金のデータを会計システムへ連携します。連携後にデータを修正すると会計側とずれるため、修正の手順と承認者も決めておきます。
運用を属人化させない体制づくり
商社向け販売管理システムの運用が特定の担当者に頼っていると、異動や退職のときに業務が止まるおそれがあります。手順の文書化と、運用を見直す仕組みを整えておきましょう。
運用マニュアルと権限表を整備する
取引形態ごとの入力方法や締めの手順、エラー時の対応をマニュアルにまとめます。画面の操作だけでなく、なぜその手順が必要かも書いておくと、例外的な取引が起きたときに判断しやすくなります。
あわせて、誰がどの操作を行えるかを権限表として整理します。単価の変更や与信の承認などは担当を複数人にしておき、休暇や異動の際も業務を引き継げるようにしましょう。
定期的に運用ルールを見直す
取引先や商材の変化、法制度の改正によって、運用ルールが実態にあわなくなる場合があります。四半期など期間を決めて、入力ミスの傾向やEDIエラーの件数、締め作業にかかった時間を振り返るとよいでしょう。
見直しの際は、営業部門と経理部門の双方から意見を集めます。システムの設定変更で解決できる課題は、提供会社やシステム担当者に相談して対応を検討しましょう。
直送や与信の運用で比べる販売管理システム一覧
直送・輸出入の計上、取引先別単価、与信管理、EDI連携といった日々の運用に関わる機能を中心に、商社・卸売業向けの製品を一覧で比較できます。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Plaza-i | 直送の売上仕入計上画面と多通貨対応を備え、三国間取引のある商社も想定 |
| 楽商 | 受発注同時・売仕入同時処理に対応。得意先別や届け先別の単価も設定できる |
| Biz∫販売 | 遡及単価訂正や一括値引値増に対応。為替予約管理で外貨建て取引を支援 |
| SKit FLEXi（スキット フレキシー） | 直送販売や輸出入に対応し、与信管理とEDI接続サービスも利用できる |
| GROWBSⅢ | 与信管理や仕入先請求照合に対応し、EDIの取引先追加を自社で設定できる |
| アラジンオフィス | 豊富な標準機能に、輸入管理・FB連携・会計連携などのオプションを追加できる |
| 木太郎 | 建材メーカーの商品マスタを利用でき、メーカーEDIで見積から請求まで管理 |
| 卸の達人 | 受発注・在庫・売上・請求・入金をクラウドで一元化する卸売業向けシステム |
商社の日常運用を支える販売管理システム
直送や三国間取引の計上、単価改定、与信、EDIといった商社特有の運用ルールを支える販売管理システムを紹介します。
Plaza-i
- 中堅・中小企業商社向け
- 海外と取引のある企業、外資系企業、海外進出企業に最適
- 競争優位をもたらす本物のERP
株式会社ビジネス・アソシエイツが提供する「Plaza-i」は、直送や輸出入の多い専門商社向けの販売管理システムです。受注入力と発注入力が一体化した画面や、直送の売上と仕入を計上する画面を備えています。多通貨に対応し、為替差損益の自動計算や、受注・発注画面での為替予約残高からの引当も可能です。三国間取引のある商社にも適しており、外貨建て取引の計上ルールを統一したい企業の候補です。
楽商
- 見積・受注・売上/発注・仕入/在庫/請求・入金・支払/を搭載
- お客様のご要望に合わせた柔軟なカスタマイズにも対応
- IT補助金を活用した導入多数 2022年採択率8割以上
株式会社日本システムテクノロジーが提供する「楽商」は、受発注同時処理や売仕入同時処理に対応した販売管理システムです。直送取引の入力を一度で済ませる運用を検討でき、受注から在庫、請求・入金・支払までの基本業務を網羅しています。単価は得意先別、届け先別、キャンペーン単価などを設定可能。オプションの輸入管理では為替レートや諸掛按分を扱え、PCA会計や勘定奉行との会計連携にも対応します。
Biz∫販売
- 業務効率と統制のバランスが取れた電子申請・承認に対応
- 取引見込から実績まで、あらゆる切り口で損益管理が可能
- 高拡張性で企業固有の要件や業界特性にも柔軟に対応
株式会社NTTデータ・ビズインテグラルが提供する「Biz∫販売」は、商社・販社向けの貿易テンプレートを用意している販売管理システムです。テンプレートでは、為替予約の登録・引当・残高管理や、Excel形式の貿易帳票出力に対応しています。登録済みの売上伝票を変更後の単価で調整する遡及単価訂正や、取引先ごとの一括値引値増の機能も搭載。単価改定が多い取引の運用を整えたい場合に検討しやすい製品です。
SKit FLEXi（スキット フレキシー）
- クラウドなのにカスタイマイズ可能
- 在庫販売・直送販売・輸出入・個別原価計算など多様な業態に対応
- 外部システムとAPI連携が可能
株式会社ＮＴＴデータセキスイシステムズが提供する「SKit FLEXi（スキット フレキシー）」は、複数の業態を組み合わせて運用できるクラウドERPです。在庫販売や直送販売、輸出入、個別原価計算などに対応し、販売・仕入・在庫から債権債務、会計までを扱えます。主な機能に与信管理と粗利管理を含み、オプションのEDI接続サービスやワークフロー管理も選択可能です。導入後のヘルプデスクは導入経験のあるSEを中心に構成されています。
GROWBSⅢ
- 中堅卸売業者様に特化した機能で効率的＆正確な受発注業務が可能
- ノンプログラミング開発・ローコード開発を実現する機能を搭載
- リリース後も毎年追加機能などバージョンアップを続けている
株式会社テスクが提供する「GROWBSⅢ」は、量販店と取引する消費財の卸売業・メーカー向けの販売管理システムです。与信管理や入金個別消込、仕入先請求照合などの機能を備え、月次の照合作業を進めやすくしています。受注パターン登録やExcel一括アップロードで入力の手間を減らせるほか、EDI取引先の追加はノンプログラミングツールで社内対応が可能です。クラウド型で提供され、年数回のバージョンアップで法改正にも対応します。
アラジンオフィス
- お客さまの声を反映した完成度の高いパッケージ
- 導入実績5000社以上！
- 販売・在庫管理だけでなく、豊富なオプション機能をご用意
株式会社アイルが提供する「アラジンオフィス」は、マスタ管理から受注・売上、請求・入金・支払、発注・仕入、在庫管理までを標準機能で扱えるパッケージソフトです。要望に応じたカスタマイズにも対応します。オプションには輸入管理、FB連携、会計連携、ハンディターミナル連携などがあり、運用にあわせて機能を追加できます。導入後はサポートセンターが操作方法などの問い合わせを受け付けています。
木太郎 （ナイスコンピュータシステム株式会社）
- 24時間メール・チャット受付や訪問支援のある安心のサポート体制
- 35年の住宅資材販売のノウハウを詰め込んだシステム！
- 業種特化システムにもかかわらず1,000社にものぼる導入実績！
卸の達人 （株式会社ＡＳＪコマース）
- 受発注から入金まで一元管理
- 業態に合わせた柔軟なカスタマイズが可能
- 専門スタッフが導入から運用までサポート
まとめ
商社向け販売管理システムの運用では、直送や三国間取引の計上ルール、単価改定や取引先登録の手順、与信とEDIの日常確認を決めておくことが大切です。月次締めは未計上の確認から請求、仕入照合までの手順を整え、マニュアルと権限表で属人化を防ぎましょう。自社の取引形態にあう運用ができるかは製品によって異なります。商社・卸売業向け販売管理システムの資料請求をして、運用面から比較してください。
