セキュリティシステムが使いにくいと感じる理由と見直し点

セキュリティシステムが使いにくいと感じる特徴

使いにくさは感じ方に左右されますが、操作の手順数や表示の分かりやすさといった基準で確かめられます。ここでは、使いにくいと言われやすい特徴を三つに分けて整理し、確認の方法を紹介します。

管理画面や操作手順が分かりにくい

管理画面の項目が多く、目的の設定にたどり着くまでに画面を何度も移動する製品があります。用語が専門的なため、設定の意味を理解できず、作業が止まる場合もあります。日本語の表記が不自然な画面も、負担になりやすい点です。

確かめるときは、よく行う操作の手順数と、画面の説明の分かりやすさを見ましょう。担当者が交代しても使えるかという観点も、比較の材料になります。操作を説明した資料や動画が用意されていれば、新しい担当者の学習の負担を測る手がかりになります。

通知やアラートが多すぎる

通知の設定が細かくできない製品では、重要度の低いアラートまで届き、確認が負担になる場合があります。数の多い通知の中に、重要な知らせが埋もれる恐れもあります。通知を見慣れて確認が形式的になる点も、課題です。

重要度ごとに通知先や頻度を分けられるか、まとめて確認できる画面があるかを見ておきましょう。通知の調整を自社で行えるかも、大切なポイントです。確認が負担にならない設計かどうかを、試用の段階で、実際の通知の件数をもとに見ておきましょう。

利用者の業務を妨げる動作がある

検査のために端末の動作が遅くなったり、業務で使うソフトが頻繁に遮断されたりすると、現場から使いにくいという声が上がります。現場の不満が高まると、設定を回避する行動につながる恐れもあります。操作の流れが途切れる点も、使いにくさの原因になります。

導入前に、実際の業務環境で動作の重さや遮断の頻度を試し、ファイルの保存や起動にかかる時間も見ておきましょう。関連記事で、端末を守る仕組みの考え方も確認できます。現場の声を事前に聞くと、導入後の不満を減らせます。

初期設定の難しさと使いにくさを減らす準備

初期設定の難しさは、製品の種類や自社の環境によって大きく異なります。作業の内容と、難しさを左右する要因、支援を受ける方法を整理し、導入後に使いにくいと感じる場面を減らす準備を紹介します。

初期設定で必要になる作業を知る

初期設定では、管理者のアカウント作成、端末への導入、検知や遮断のルール設定、通知先の登録といった作業が発生します。製品によっては、ネットワーク機器の設定変更や、既存のセキュリティ製品の停止手順も必要です。

作業の量は、端末の台数や拠点の数に比例して増えます。必要な作業を一覧にして、提供元に所要時間の目安を聞いておきましょう。作業の分担や、休日や夜間にしか作業できない場合の日程も、この段階で決めておくと進めやすくなります。

難しさを左右する要因を確かめる

設定の難しさは、製品の機能の多さだけで決まりません。自社の担当者の経験、既存のネットワーク構成、導入する端末の種類や台数といった要因が影響します。

クラウド型は機器の設置が不要な場合もありますが、設定項目の理解は必要です。オンプレミス型では機器の設置や配線も加わるため、自社の担当者の経験を踏まえて、無理のない導入方法を選びましょう。段階的に拠点や部門を広げる進め方もあり、最初の範囲を小さくすると、設定の誤りにも早く気づけます。

設定の支援を受ける方法を検討する

初期設定が不安な場合は、提供元や販売パートナーの導入支援を検討する方法があります。手順書や動画が公開されていれば、自社だけで進められるかの目安にもなります。支援の範囲は、設計の相談、設定の代行、導入後の動作確認まで、契約によって異なります。

支援にかかる費用は、製品の費用と別に発生する場合があります。費用の見積もり方は、関連記事も参考になります。支援の有無で導入までの期間も変わるため、内容と費用を比較し、自社に必要な範囲だけを依頼しましょう。

サポート対応が遅いと感じたときの確認点

サポートの対応が遅いかどうかは、窓口の種類や受付時間、問い合わせの内容によって感じ方が変わります。確認したい項目を、表で整理します。

サポート窓口の種類と受付時間を確認する

サポートは、窓口の種類と受付時間が製品や契約のプランで異なります。上位のプランに限り、電話や夜間の対応が受けられる場合もあります。メールのみの窓口だと、緊急時に連絡がつくまで時間がかかるかもしれません。

自社の業務時間にあわせて、必要な対応時間を先に決めておきましょう。夜間や休日に稼働する部署がある場合は、その時間帯の受付も特に注意して確認します。プランごとの違いや追加費用は、資料請求の際に比較しておきましょう。

問い合わせ前に情報を整えておく

対応が遅いと感じる背景には、問い合わせの情報が不足していて、やり取りが増えている場合もあります。発生した日時、操作の内容、画面の表示、影響を受けている端末の数を事前に整理しておきましょう。

製品のバージョンやログの情報もあわせて伝えると、調査が進みやすくなります。問い合わせの履歴を管理画面で確認できるかも、見ておきましょう。履歴が残れば、同じ質問を繰り返す手間を省け、担当者が交代しても経過を引き継げるため、対応の遅れを減らせます。

契約前にサポート内容を確認する

契約前に、サポートの範囲と対応時間、回答の目安を書面で確認しましょう。口頭の説明だけでは、後から認識がずれる場合があります。初期設定の支援や、設定変更の相談、緊急時の駆けつけ対応が含まれるかも比較項目です。

可能であれば、トライアル期間中に実際の質問を送り、回答の速さと分かりやすさを確かめましょう。複数の製品で同じ質問をすれば、問い合わせ方法ごとの返信の速さなど、違いも見えてきます。回答の記録は、社内の検討資料にもなります。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でセキュリティシステムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

スマホで使うときの制限と使いにくさ

外出先や在宅でスマートフォンを使う機会が増え、管理画面や認証をスマホで扱いたい場面があります。スマホ利用で生じる制限と、導入前に確認したい点を整理します。製品ごとの違いが大きい部分です。

スマホで使える画面と機能の範囲を知る

管理画面がスマホの画面に最適化されていない製品や、一部の機能がパソコンでしか使えない製品があります。専用のアプリで通知の確認や簡易な操作ができる製品もあり、使える機能の範囲は製品ごとに異なります。

外出先で必要になる操作を洗い出し、スマホで実行できるかを確認しましょう。例えば端末の隔離やアカウントの一時停止などです。パソコンとの機能差は一覧にして比べ、差が大きい場合は代わりの運用を考えておくと安心です。

認証や通知で生じる制約を確かめる

スマホで管理画面にログインするときは、多要素認証の手順が増えて使いにくいと感じる場合があります。認証アプリの利用や、機種変更時の引き継ぎ方法、端末を紛失した場合の再設定の手順も確認しておきましょう。

通知は、スマホで受け取れるか、夜間に鳴らさない設定ができるか、通知の内容が画面に表示されて問題ないかを見ます。重要なアラートだけを届ける設定ができると、負担が軽くなります。通知の内容から、スマホだけで初動の判断ができるかも見ておきましょう。

持ち出し端末の管理方法を整える

社員のスマホを業務で使う場合は、紛失や盗難への備えが必要です。端末を遠隔で管理するMDM（モバイル端末管理）の仕組みを使うかも、検討したい点です。紛失時に画面をロックしたり、データを消去したりする機能が代表的でしょう。

私物の端末を使う場合は、管理できる範囲と従業員のプライバシーに配慮した、利用ルールの合意が必要です。自社のポリシーとあわせて確認しましょう。紛失時の連絡の流れや、端末を遠隔で操作する権限を持つ担当者も、あらかじめ決めておくと安心です。

使いにくさを避けるための試用と比較

使いにくさは、資料を読むだけでは分かりにくい点です。試用と比較で確かめる方法を整理します。確認する項目は、次の4つにまとめられます。

■操作

よく行う操作を少ない手順で完了できるか

■通知

重要度ごとに通知を調整できるか

■設定

初期設定の支援や手順書が用意されているか

■支援

サポートの窓口と受付時間が業務にあうか

トライアルで実際の操作を試す

トライアルやデモでは、自社でよく行う操作を実際に試しましょう。アカウントの追加、ルールの変更、アラートの確認など、日常の作業を中心に選び、かかった時間と手順の数を記録します。

試す担当者は、管理者だけでなく、操作に不慣れな人も含めると、使いにくい点が見つかりやすくなります。感じた点はその場で記録し、記録をもとに提供元への質問や改善の要望をまとめましょう。トライアルの期間は、通常業務で使う1～2週間ほどが目安です。

利用部門の声を集めて判断する

セキュリティシステムは、現場の利用者が使う場面もあります。動作の重さや遮断の頻度、通知の分かりやすさについて、利用部門の意見を集めましょう。管理者の評価とは異なる点が見つかる場合もあります。

意見は、評価の基準を決めたうえで集めると比較しやすくなります。基準が曖昧だと感想の違いで判断が揺れるため、「重い」と感じた場面を日時や操作とあわせて聞きましょう。役割や部門ごとに分けて整理すると、傾向が見え、導入後の教育の内容も考えやすくなります。

評価の基準を表にまとめて比較する

複数の製品を比較するときは、操作、通知、設定、サポートなどの基準を表にまとめましょう。各製品に同じ質問をして記入すれば、差が見えます。基準ごとに5段階などで点数をつけると、評価をそろえやすくなります。

重みづけが必要な項目は、「必須」と「あると望ましい」に分けて、事前に話し合って決めておきましょう。評価の結果を社内で共有すると、導入後の認識のずれも防げます。評価した日付と担当者も、あわせて記録しておくと安心です。

操作面を試用で確かめたい製品

ここでは、管理画面や利用時の操作を確かめたい観点から、トライアルやデモで見ておきたい製品を取り上げます。操作性は感じ方に左右されるため、自社の担当者で試して比べましょう。

セキュリティシステムに関するよくある質問

セキュリティシステムの使いにくさについてよくある質問と回答をまとめました。

■Q1：使いにくいと感じたとき、設定の見直しで改善できる点はありますか？

A：通知の頻度や宛先、画面の表示項目などは、設定で調整できる場合があります。まず、どの操作で手間を感じるのかを具体的に書き出し、設定で対応できるかを提供元に確認しましょう。

■Q2：初期設定を自社だけで進められるか、どう判断すればよいですか？

A：必要な作業を一覧にして、担当者の経験や体制と照らして判断しましょう。手順書の公開状況や、導入支援の範囲も判断材料になります。不安な部分だけ支援を依頼する方法もあります。

■Q3：サポートへの問い合わせは、どのように伝えると円滑に進みますか？

A：発生した日時、操作の内容、画面の表示、製品のバージョンを整理して伝えましょう。ログがあれば添えると、調査が進みやすくなります。問い合わせの履歴を残しておくと、経過を確認できます。

■Q4：スマホから管理画面を使えない場合、どう対応すればよいですか？

A：外出先で必要な操作を洗い出し、スマホで実行できるかを導入前に確認しましょう。できない場合は、パソコンを持ち出す、専用アプリで通知だけ受け取るなど、代わりの運用を検討します。

まとめ

セキュリティシステムが使いにくいと感じる背景には、操作画面、通知、初期設定、サポート、スマホ利用の制限があります。感じ方に頼らず、手順数や対応時間といった基準で確かめることが大切です。トライアルで実際の操作を試し、利用部門の意見も集めましょう。自社にあう製品を見つけるため、資料請求して比較してみてください。