オンライン決済システムで解消を目指せる決済業務の課題
決済業務の課題は、顧客が支払う場面と、社内で入金を管理する場面の両方で発生します。まずは課題がどの業務のどの場面で生じているのかを把握することが、適した製品を選ぶ第一歩です。代表的な課題を３つ取り上げます。
銀行振込と代引き中心の決済で生じる限界
銀行振込と代金引換だけで決済を受け付けていると、顧客は金融機関での振込の手間や手数料を負担する必要があります。代引きでも、受け取り時に現金を用意する手間が生じます。支払い方法の選択肢が少ないことで、購入を見送る顧客が出る可能性もあります。
社内では、振込人名義と注文の照合や、代引きの入金確認に時間がかかる場合があります。取引件数が増えるほど手作業が膨らむため、注文数の増加に対応しきれなくなったと感じたときが、オンライン決済システムを検討するタイミングです。
決済エラーによるカゴ落ち
カゴ落ちとは、顧客が商品をカートに入れたものの、購入を完了せずに離脱することです。原因は１つではなく、複数の要因が考えられます。例えば、希望する決済手段がない、入力項目が多い、カードの本人認証で手続きが止まる、利用限度額を超えているといったケースです。
決済エラーが発生した際に、顧客にわかりやすいメッセージが表示されないと、そのまま離脱する場合もあります。エラーの発生状況を管理画面で確認し、どの段階で離脱しているかを把握することが対策の出発点です。
入金消込のミスと作業時間
入金消込とは、入金された金額と請求や注文のデータを照合し、支払いが済んだことを記録する作業です。手作業で行うと、金額の見間違いや同額の取引の取り違えによるミスが起こる可能性があります。
決済代行会社からの入金は、手数料を差し引いた金額でまとめて振り込まれる場合があるため、明細との照合が複雑になりがちです。消込にかかる時間を記録しておくと、システム導入による削減効果を試算する際の材料として役立ちます。ミスが起きた取引の傾向も記録しておくと、必要な機能を絞り込みやすくなります。
購入手続きと入金管理の課題を減らす機能
カゴ落ちや消込の手間を減らすには、顧客側の支払いのしやすさと、社内側のデータ処理の効率を両面から改善することが重要です。ここでは、オンライン決済システムを選ぶ際に確認したい機能を３つ紹介します。自社の課題にあうものから優先して検討しましょう。
決済手段を増やして離脱を防ぐ
顧客が希望する支払い方法を用意することは、カゴ落ちを減らす手段の一つです。クレジットカードに加えて、コンビニ払いやコード決済、後払いを１つの契約で追加できるオンライン決済システムもあります。
ただし、決済手段を増やすほど手数料の種類や入金サイクルが増え、管理の手間も増える点に注意が必要です。自社の顧客層や購入履歴をもとに、利用が見込める決済手段から優先して追加しましょう。追加後は利用率を確認し、効果を検証することも大切です。
エラー時に再決済できる導線を用意する
決済エラーが起きた顧客に、別のカードや決済手段で再度支払ってもらえる導線があれば、購入の完了につながる場合があります。エラー時に表示されるメッセージを編集できるか、決済画面に戻って別の方法を選べるかを確認しましょう。
購入を完了しなかった顧客に、後から支払い用のリンクをメールで送れる製品もあります。エラーの内容と件数を管理画面で確認できれば、改善の優先順位を決めやすくなります。エラーの傾向を定期的に振り返る運用もあわせて検討しましょう。
入金データを自動で照合する
消込の手間を減らすには、決済データと入金データを自動で照合できる仕組みが有効です。決済ごとの入金予定日や手数料の内訳をCSVで出力できるか、会計ソフトや販売管理システムに取り込める形式かを確認しましょう。
銀行振込を受け付ける場合は、取引ごとに専用の振込先口座を割り当てるバーチャル口座の機能が選択肢の一つです。振込人名義に頼らず入金を特定できるため、照合作業の負担を軽くできる可能性があります。導入時は既存の取引先への口座変更の案内も必要です。
不正利用とペーパーレス化への対応
クレジットカードの不正利用や、紙の請求書と振込用紙の手間も、オンライン決済システムで対応を検討できる課題です。不正利用は被害を受けた場合の影響が大きく、紙の業務は郵送や保管の手間がかかるため、それぞれの対策を確認しましょう。
クレジットカードの不正利用への対策機能
不正利用への対策として、カード会社のサイトで本人確認を行うEMV 3-Dセキュアへの対応を確認しましょう。経済産業省が関与して策定されたクレジットカード・セキュリティガイドラインでは、EC加盟店にEMV 3-Dセキュアの導入が求められています。
ほかにも、注文者の情報や購入の傾向から不審な取引を検知する不正検知サービスを提供する製品もあります。対策の範囲や費用は製品ごとに異なるため、自社の商材で起こりうる不正の手口を想定して比較することが大切です。
紙の請求書や振込用紙の電子化
紙の請求書や払込票を郵送している場合、印刷や封入、発送の手間とコストがかかります。オンライン決済システムの中には、支払い用のリンクをメールやSMSで送り、顧客がスマートフォンから支払える機能を持つものもあります。
請求を電子化する際は、電子帳簿保存法の保存要件を満たせるかを、会計システム側の対応も含めて確認しましょう。紙での請求を希望する取引先が残る場合に備え、紙と電子を併用できるかも確認しておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でオンライン決済システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
決済業務の属人化を解消する進め方
決済業務が特定の担当者に依存していると、休暇や異動のたびに業務が滞るおそれがあります。オンライン決済システムの導入は、業務の流れを見直し、複数人で対応できる体制を整えるきっかけとして活用できます。具体的な進め方を紹介します。
業務の見える化と手順の共有
属人化を解消するには、まず担当者が行っている作業を書き出し、手順として共有することから始めます。担当者の頭の中にある判断基準を言葉にすることが、引き継ぎの土台です。決済の確認や返金、消込といった業務ごとに、使う画面や判断の基準をまとめておきましょう。
オンライン決済システムの管理画面で決済状況を複数人が確認できれば、特定の担当者しか状況を知らない状態を防ぎやすくなります。手順書はシステムの画面変更にあわせて更新し、担当者以外が実際に操作して確認することも重要です。
権限と承認の仕組みづくり
複数人で運用する際は、操作できる範囲を担当者ごとに設定できるかを確認しましょう。返金や取消のように金額が動く操作は、申請と承認を分ける仕組みがあると、誤操作を防ぎやすくなります。承認者が不在の場合の代理ルールも決めておきましょう。
操作履歴が記録される製品であれば、誰がいつ何をしたかを後から確認できます。担当者の入れ替わりがあっても業務を引き継げるよう、アカウントを個人ごとに発行し、共有アカウントの使い回しは避けましょう。
決済業務は内製と外部委託のどちらを選ぶか
オンライン決済システムを導入したあと、決済業務を社内で担うか、外部に委託するかも検討したい点です。どちらが適しているかは、取引量や社内の人員、求める管理の水準によって異なります。判断材料を整理しましょう。
内製が向くケース
取引件数が比較的少なく、社内に決済業務を理解した担当者がいる場合は、内製が選択肢の一つです。顧客からの問い合わせに社内で直接対応できるため、状況の把握や対応の判断を素早く行える点が利点です。
内製の場合は、担当者の負担が偏らないよう、手順書の整備と複数人での対応体制が欠かせません。システムの自動化機能を活用し、手作業を減らしておくことも内製を続けるうえでのポイントです。取引が増えた際に委託へ切り替える基準も決めておくと判断に迷いません。
外部委託が向くケース
取引件数が多い場合や、社内に担当者を確保しにくい場合は、入金消込や督促を外部に委託する方法があります。決済代行会社や請求業務の代行サービスの中には、請求書の発行から回収までを請け負うものもあります。
委託する場合は、業務の範囲と費用、情報の取り扱いに関する契約内容を確認しましょう。委託先に任せきりにせず、状況を社内で確認できる報告の仕組みを整えることも大切です。委託先の変更や契約終了に備え、業務の手順を社内でも把握しておきましょう。
内製と外部委託を併用する場合の分担
決済業務を内製か委託のどちらか一方に寄せず、業務ごとに内製と委託を使い分ける方法もあります。例えば、顧客対応や返金の判断は社内で行い、消込や督促のような定型作業を外部に委託する形です。判断を伴う業務を社内に残すことで、顧客対応の品質を保ちながら作業量を減らせる可能性があります。
併用する場合は、社内と委託先の間で、どの業務をどちらが担うかを文書で明確にしておきましょう。問題が起きた際の連絡窓口と対応手順も事前に決めておくと、対応の遅れを防ぎやすくなります。
決済業務の課題解消に向けて検討したい決済サービス
入金消込の手作業や不正利用、支払い方法の不足といった課題ごとに、対応する機能を備えたオンライン決済システムを紹介します。
サブスクペイ Standard
- クレカ、口座振替、銀行振込、コンビニ決済などの決済手段に対応
- カード決済の決済手数料は、業界最安水準の2.5%〜
- 一度登録すればその後の課金処理をすべて自動化
株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「サブスクペイ Standard」は、毎月の課金と顧客管理を自動化する決済サービスです。一度登録した顧客への課金処理は自動で行われるため、毎月の課金を人手で繰り返す作業を減らし、業務の属人化を見直す手段として検討できます。クレジットカードや口座振替、銀行振込、コンビニ決済に対応しており、銀行振込だけに頼っていた支払い方法を広げたい場合にも候補に挙がります。クラウド型で提供されています。
ASJペイメント
- 3Dセキュア2.0・セキュリティコード・PCI DSS Ver4.0に対応
- EC-CUBE等ショッピングカート対応の決済モジュール・プラグイン
- 決済手数料3.1%～、初期費用0円でオンライン決済を導入
株式会社ASJが提供する「ASJペイメント」は、ECサイトやメール注文にカード決済を導入できる決済代行サービスです。3Dセキュアやセキュリティコードによる対策を備え、PCI DSSにも準拠しているため、クレジットカードの不正利用への備えを検討する際の選択肢です。EC-CUBEやWelcartに対応した決済モジュールが無料で提供され、決済を内製で開発する負担を抑えられます。クレジットカードとコンビニ決済に対応したクラウド型のサービスです。
Amazon Pay （アマゾンジャパン合同会社）
- 登録簡単！スピーディーかつ手軽にショッピングが可能！
- 最短で2回のクリックでスムーズに買い物することができる！
- 最新の音声ショッピングも利用可能！新しい体験ができる！
Paidy （Paidy合同会社）
- 加盟店70万店以上もの導入実績
- メールアドレスと電話番号の入力だけで利用可能
- 分割払いや予算設定などユーザー向け便利機能が豊富
BizPay （株式会社ペイジェント）
- 仮想口座方式の銀行振込で消込作業を省力化
- メール送信で簡単にクレジットカード決済を利用
- クレジットカード・銀行口座の決済情報を一元管理
OricoPaymentPlus （株式会社オリエントコーポレーション）
- 多様な決済手段をワンモジュールで提供。
- 3種の接続方式から選択可能。
- PCI DSS準拠、カード非保持、3Dセキュア2.0対応。
GMO後払い （GMOペイメントサービス株式会社）
- リアルタイム与信審査で注文時すぐに与信が完了
- 請求書発行・リスク対応を代行し、事業者の運用負荷を軽減。
- 商品到着後、コンビニ・銀行・郵便局で支払い可能。
まとめ
決済業務の課題は、顧客が支払う場面と社内で入金を管理する場面の両方で発生します。カゴ落ちには決済手段の追加と再決済の導線、消込ミスには自動照合、不正利用には本人認証や不正検知、紙の業務には請求の電子化が有効な選択肢です。
属人化の解消や内製と委託の判断も含めて、自社の課題にあうオンライン決済システムを比較しましょう。気になる製品は資料請求して詳細を確認してください。
