BPRとは？基本的な意味を解説
BPRは業務プロセスを個別に改善するのではなく、組織全体の観点で業務の流れや役割分担を見直し、成果や生産性の向上を目指す取り組みです。ここでは言葉の意味と目的の整理から確認します。関連する用語であるBPMとの違いも次の章で取り上げます。
BPRの定義
BPRとはBusiness Process Re-engineeringの頭文字を取った言葉で、業務プロセスを根本から再設計することを指します。既存の業務手順を前提とせず、目的から逆算して仕事の流れを組み立て直す点が特徴です。
例えば申請から承認までの流れを部分的に効率化するのではなく、そもそも申請という手続き自体が必要かを問い直します。結果として部署をまたぐ業務フローの再構築につながる場合があります。単なる業務改善との違いは、この見直しの範囲の広さにあります。
BPRの目的
BPRの目的は、コスト削減や品質向上、リードタイム短縮など、経営上の成果を大きく引き上げることにあります。単なる作業効率化ではなく、事業全体の成果に直結する変革を目指す点が特徴です。
目的が曖昧なまま着手すると、現場の混乱や反発を招く可能性があります。そのため経営層が変革の狙いを明確にし、関係部門と共有した上で取り組むことが重要です。あわせて達成度合いを測る指標をあらかじめ決めておくと、取り組みの効果を振り返りやすくなります。
BPRとBPMとの違いを整理する
BPRとBPMは名称が似ているため混同されやすい言葉です。両者は変革の規模や取り組み方が異なるため、ここでは違いを整理し、それぞれの役割を確認します。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| BPR | 業務プロセスを根本から作り直す一度限りの大きな変革 |
| BPM | 業務プロセスを継続的に管理し改善し続ける仕組み |
変革の規模の違い
BPRは業務プロセスを根本から作り直す一度限りの大きな変革であるのに対し、BPMは業務プロセスを継続的に管理し改善し続ける仕組みです。前提とする時間軸が異なる点が大きな違いです。
BPRで再設計したプロセスをその後も維持し改善していくためにBPMの考え方が役立つ場合があります。両者は対立する概念ではなく、補完的な関係にあるといえます。どちらか一方だけを導入するのではなく、順序立てて組み合わせて考える視点が有効です。
取り組み方の違い
BPRはプロジェクト形式で期間を区切り、対象範囲を定めて集中的に取り組むことが多くあります。一方でBPMは日常的な業務運用の中に組み込まれ、継続的な改善サイクルとして運用されます。
そのためBPRは経営層主導で開始されることが多く、BPMは現場を含めた運用体制の整備が重要です。取り組み方の違いを理解した上で使い分けることが求められます。プロジェクトの区切り方や体制づくりを誤ると、成果が定着しないまま終わってしまう可能性もあります。
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BPRが求められる背景
近年多くの企業でBPRへの関心が高まっています。市場環境や働き方の変化により、既存の業務プロセスのままでは対応が難しい場面が生じているためです。背景を整理します。
市場環境の変化
顧客ニーズの多様化や競合の増加により、従来の業務プロセスでは対応速度が追いつかない場合があります。変化への対応力を高めるために、プロセス自体の見直しが必要とされています。
例えばオンラインでの申し込みが一般化した業界では、紙の書類を前提とした従来の業務フローが対応の遅れを招く可能性があります。プロセスの再設計が競争力に直結する場面もあります。既存の枠組みを前提に部分改善を重ねるだけでは、変化のスピードに追いつけないケースも出てきています。
働き方の変化
リモートワークの普及や人材の流動化により、従来の対面前提の業務プロセスが機能しにくくなる場合があります。場所や時間にとらわれない業務の進め方が求められています。
紙の承認印を前提とした稟議フローなどは、テレワーク環境では手続きが滞る要因になり得ます。こうした課題への対応としてBPRが検討されるケースがあります。限られた人員で業務を回す必要がある組織ほど、プロセスの見直しによる負担軽減の効果が期待できます。
BPRの進め方の基本ステップ
BPRは思いつきで進めるものではなく、段階を踏んで検討することが重要です。ここでは現状把握から実行までの基本的な流れを整理します。
- ■現状分析
- 業務フローの可視化と課題の洗い出しを行います。
- ■目標設定
- 達成したい成果を数値で定め関係者と共有します。
- ■再設計と試行
- 一部の部門で試行し効果を確認してから展開します。
現状分析と目標設定を行う
最初のステップは現行の業務プロセスを可視化し、課題を洗い出すことです。あわせて何を達成するのかという目標を数値で設定し、関係者間で共有します。
現状分析が不十分なまま再設計を進めると、実態と合わない計画になる可能性があります。業務フロー図の作成やヒアリングを通じて、実際の業務の流れを正確に把握することが求められます。担当者ごとの業務量や処理時間を洗い出しておくと、後の効果測定にも活用できます。
プロセスを再設計し実行に移す
目標が定まったら、既存の手順にとらわれずゼロベースでプロセスを設計し直します。設計後は試行的に運用しながら、問題点を修正していく進め方が現実的です。
一度に全社展開するのではなく、一部の部門や業務で試行し、効果を確認してから範囲を広げる方法も有効です。段階的な実行によりリスクを抑えられる場合があります。試行段階で見つかった課題は早い段階で修正し、本格展開時の混乱を防ぐことが望まれます。
BPRを推進する際の注意点
BPRは効果が大きい一方で、進め方を誤ると現場の負担増加や取り組みの形骸化につながる可能性があります。推進にあたって意識しておきたい点を整理します。
現場の理解を得ながら進める
BPRは業務の進め方そのものを変えるため、現場の理解と協力が欠かせません。トップダウンで一方的に決定すると、現場の抵抗を招き定着しない可能性があります。
設計段階から現場担当者を巻き込み、意見を反映させることで、実行段階での混乱を減らせる場合があります。丁寧な合意形成が推進の土台です。説明の機会を複数回設け、質問や懸念に丁寧に答えることも定着を後押しします。
成果を継続的に検証する
再設計したプロセスが想定通りに機能しているかを、導入後も継続的に検証する必要があります。検証を怠ると、課題が放置されたまま運用が続く可能性があります。
定期的に指標を確認し、必要に応じて改善を重ねる体制を整えることが重要です。この継続的な運用の仕組みとしてBPMの考え方を取り入れる企業もあります。検証の担当者や頻度をあらかじめ決めておくと、振り返りが形骸化しにくくなります。
BPRの再設計後の運用を支えるBPM関連製品
BPRで再設計した業務プロセスを継続的に管理・改善していくには、BPMツールの活用が有効です。ここではプロセスの可視化や自動化、継続的な運用を支援する製品を紹介します。
mfloow
- 業務フローをテンプレで可視化し連携ミスを抑制
- AIがフローテンプレートを自動生成し工数削減
- 誰が担当しても同じ品質で業務を標準化
株式会社マイクロニティが提供する「mfloow」は、業務プロセスの可視化と申請・承認フローの構築を支援するBPMツールです。ワークフローをノーコードで作成できる仕組みを備え、部署をまたぐ業務手順の整理や見直しにも対応します。プロセスの進捗状況を一元的に把握できる機能も備えており、BPRで再設計した業務フローをその後も継続的に管理・改善していく用途に活用できます。
ジョブステ（Create!JobStation）
- 業務フローに沿って実務を進められるマニュアルツール
- AIで業務フローを自動生成
- 業務の進捗状況や対応履歴をまとめて確認
インフォテック株式会社が提供する「ジョブステ（Create!JobStation）」は、業務プロセスの設計から運用までを支援するBPM製品です。申請・承認などの定型業務のフローを整理し、部門を横断した業務の流れを可視化できます。再設計した業務プロセスを現場に定着させながら、運用状況を継続的に検証していく取り組みに役立てられます。
formwork （株式会社Cone）
- クリックだけで簡単ワークフロー作成
- 担当者と期日の自動割り振り・通知
- カンバン・リストビューで進捗管理
IM-BPMプロセスデザイナ （株式会社NTTデータイントラマート）
- 業務ノウハウを蓄積したintra-martで開発
- 業界最後発の営業支援ツール
- 導入実績1万社超のintra-mart
kissflow （Kissflow Inc.）
- ドラッグ＆ドロップで誰でも簡単にアプリ構築可能。
- 数日でワークフローを立ち上げ業務効率を迅速に改善。
- ワークフロー・プロジェクト・統合連携を一元的に提供。
BPRとは何かに関するFAQ
BPRについてよく寄せられる質問をまとめました。導入を検討する際の参考にしてください。
- Q1：BPRとDXの違いは何ですか。
- BPRは業務プロセスの再設計に主眼を置く取り組みで、必ずしもデジタル技術の活用を前提としません。DXはデジタル技術を活用して事業やビジネスモデルを変革する取り組みを指します。BPRはDXを進める過程の一部として位置づけられる場合があります。
- Q2：BPRはどのくらいの期間で完了しますか。
- 対象とする業務範囲や組織の規模によって期間は大きく異なります。一部門を対象とした小規模な取り組みであれば数か月、全社的な変革であれば1年以上を要する場合もあります。
- Q3：BPRに失敗しないためのポイントはありますか。
- 目的を明確にした上で現場を巻き込み、段階的に進めることが重要です。一度に全社展開するのではなく、試行と検証を重ねながら進めることで、想定と異なる結果になるリスクを抑えられる場合があります。
- Q4：BPRはどの部署が主導すべきですか。
- 経営層または経営企画部門が旗振り役となり、対象となる業務部門と連携しながら進める形が一般的です。特定の部署だけで完結させようとすると、部門をまたぐ調整が難航する可能性があります。
まとめ
BPRとは業務プロセスを根本から見直し再設計する取り組みで、BPMとは変革の規模や継続性の点で異なります。市場環境や働き方の変化を背景に注目が高まっており、現状分析から段階的な実行、継続的な検証までを丁寧に進めることが重要です。目的を明確にし、現場の理解を得ながら進めることで、無理のない形で成果につなげやすくなります。
