出張管理システム(BTM)とは
出張管理システムとは、交通機関や宿泊先の手配、経費処理など出張に関するさまざまな業務を一元管理できるシステムのことです。出張には事前申請や必要書類の作成、経費の精算など多岐にわたる業務が発生する場合も多くあります。出張申請や経費精算などそれぞれ管理する部署が異なることで、情報共有が複雑化するおそれもあるでしょう。
出張管理システムを導入すれば、交通機関や宿泊先の手配をはじめ、出張申請や経費精算など幅広い業務を一元管理できます。複数サイトを閲覧せずに交通機関の手配が可能で、出張申請もシステム内で完結します。さらに、出張申請に対応する部署や経費を管理する部門とのスムーズな連携も実現するでしょう。
出張管理システム(BTM)の主な機能
出張管理システムには、出張業務を効率化するさまざまな機能が搭載されています。製品により異なりますが、ここでは主な機能を紹介します。
- ■出張手配
- 新幹線・飛行機・レンタカーなどの交通手段や宿泊先をシステム内で検索し予約する機能。複数のWebサイトを検索・比較する手間が省け、コストの適正化にも役立つ。
- ■旅程管理
- 交通手段やホテルなどの予約情報を管理する機能。専用アプリで出張中に旅程を確認できる製品や、誰がどこへ出張しているのか一覧で把握できる製品もある。
- ■出張の申請・承認
- 出張の事前申請から承認まで、一連のワークフローをシステム上で完結する機能。ペーパーレスやリモートワークに対応できる。
- ■出張費用の経費精算
- 出張管理システム上の出張データをもとに、経費精算ができる機能。
- ■出張費用の一括清算
- システム内で手配した宿泊先や交通手段の支払いを一括で行える機能。
- ■規程チェック
- 出張規定をシステムに設定し、規定外の申請や精算があった場合にアラートを配信する機能。役職や部署に応じた規約の設定に対応した製品もある。
出張管理システム(BTM)のメリット
出張管理システムを導入すると、企業にとって多くの効果があります。ここでは、出張管理システムの代表的なメリットを紹介します。
出張コストの削減
出張にかかった費用をすべて可視化できるため、無駄の多い箇所や削減すべき点の分析が可能です。分析にもとづき、出張の改善を実施すればコスト削減につながるでしょう。
また、多角的なベンチマークを用いたレート検証によって、コストを抑えた最適な業者選定ができる出張管理システムもあります。
手配や経費処理の負担軽減
従来、出張コストを調査するためには、複数のサイトを行き来して確認する必要があり、大幅な時間を要していました。出張管理システムでは、一つの画面で交通機関や宿泊施設の比較・検討が可能です。
また、選択した交通機関や宿泊先の情報をもとに、出張申請も行えるシステムもあります。情報の転記や申請書の作成が不要で、申請者と承認者の負担軽減につながるでしょう。さらに、出張経費も企業に一括で請求されるため、個別での精算処理は不要です。
リスクマネジメントの徹底
災害や事故をはじめ、出張時に予期せぬトラブルが発生する可能性は否めません。そこで企業には有事の際のリスクマネジメントが求められます。
出張管理システムでは、誰がどこへどのようなスケジュールで出張しているのか把握できるので、安否確認やトラブル対応が迅速に行えます状況把握に時間がかかったり、認識の相違によって対応を間違えたりといったトラブルの悪化を避けられるでしょう。
コーポレートガバナンスの強化
出張手配を個人任せにしていると、実態が把握できず、経費の私的利用をはじめとした不正を防ぎきれません。出張管理システムでは、手配内容や出張日程の管理を一元化できるため、自社の規定に基づいた出張手配が容易です。また、手配内容が可視化されることにより、出張者の意識改革も期待されます。システムを通じた出張手配業務は、ガバナンスの強化にもつながるでしょう。
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出張管理システム(BTM)を選ぶポイント
出張管理システムを導入し、最大限に効果を発揮するためには、自社に適した製品を選ぶことが大切です。ここでは、出張管理システムを選ぶ際のポイントを紹介します。
出張者と管理者の使いやすさ
出張管理システムを運用する管理者はもちろん、出張する従業員にとっても操作のしやすさは大切です。パソコンだけではなくスマートフォンから予約や出張申請、領収書の提出に対応していると、出張者にとって便利です。管理者にとっては、出張の期日や経費を一括して把握できるかが重要といえるでしょう。管理者も出張者も操作しやすい製品か確認するために、無料トライアルやデモの利用をおすすめします。
出張コストの削減は可能か
出張管理システム導入によるコスト削減の効果も重要なポイントです。出張者の手配内容と相場を比較する機能や、個人別や部署別に出張コストを分析する機能があれば、旅費の適正化が期待できます。出張費用や経費の可視化、分析機能などコスト削減につながる機能が搭載されているか確認するとよいでしょう。
経費を可視化できるか
経費にかかわるすべてのフローを把握し、無駄のある箇所だけではなく、適正に使用されているかの可視化も重要です。誰がどこに出張しているか、経費が発生する理由や規定に違反していないかなど正確に把握できれば、不正な利用を防止できるでしょう。
既存システムと連携できるか
既存システムと連携することにより、さらに業務の効率化につながる場合もあります。例えば、会計システムや経費精算システムといった既存のシステムと連携すると、領収書の転記や仕分け作業、経費精算業務が効率化できます。そのほか、ワークフローシステムとのAPI連携に対応していると便利です。運用しているシステムと連携ができるか、導入前に確認しましょう。
海外出張にも対応しているか
海外出張が多い企業では、国外ホテルや航空券に対応した機能があることも重要です。さらに、海外出張が得意な旅行代理店のサービスが利用できたり、外国語に対応できるオペレーターのサポートを受けられたりすると便利です。また、海外出張者の安否確認に対応した機能が搭載されていれば、リスクマネジメントの観点としても最適といえるでしょう。
ITトレンド編集部おすすめ!出張管理システム(BTM)を比較
ITトレンドがおすすめする出張管理システムを紹介します。無料トライアルの有無やスマホ対応などを比較しているので、製品選びの参考にしてください。
《出張手配プラス》のPOINT
- すべての申込み窓口を一元化!手配と管理の業務負担を削減
- 初期費用0円、月間利用料0円で導入リスクなし
- 出張内容が可視化され、コストを削減、規定遵守を強化
株式会社エルクが提供する「出張手配プラス」は、1,500社をこえる企業が導入しているクラウド型の法人向け出張手配サービスです。国内や海外の出張に加え、社員旅行や研修などにも対応しています。複数の航空会社や楽天トラベル、じゃらんと提携しているため、予約サイトを比較する手間が削減できるでしょう。また、Webサイト上での予約に対応していない場合は、同社スタッフが申込みフォームやメールなどを用いて対応します。
無料トライアル |
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出張手配の代行サービス |
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スマホ対応 |
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海外対応 |
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参考価格 |
初期費用無料、月額費用無料 |
連携 |
経費データ、楽天トラベル、じゃらん |
《Travel Manager》のPOINT
- 出張に関するあらゆるデータを1つに集約させて一元管理
- 今どこ出張者リストを瞬時に作成、安否確認はアプリで一斉通知
- 出張者はもちろん、人事・総務・経理、すべての業務が効率化
株式会社IACEトラベルが提供する「Travel Manager」は、出張の稟議から報告まで幅広い業務に対応している法人向けクラウド出張管理システムです。出張の事前申請や出張後の報告、立替精算申請もシステムで完結します。スマートフォンのアプリにはGPS機能が搭載されているため、出張時の位置情報管理や有事発生時の安否確認に役立つでしょう。
無料トライアル |
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出張手配の代行サービス |
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スマホ対応 |
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海外対応 |
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参考価格 |
シンプルコース:初期費用110,000円(税込み)、月額33,000円~(税込み)/~50ユーザー、海外従量課金:3,300円(税込み) スタンダードコース:初期費用165,000円(税込み)、月額55,000円~(税込み)/~50ユーザー、海外従量課金:3,300円(税込み) |
連携 |
Smart BTM |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《Smart BTM》のPOINT
- 出張手配の見える化とルール化で、経費を削減!
- 国際線約400社・国内線約13社のオンライン予約が可能
- 宿泊先は世界50万件以上ものオンライン予約が可能
株式会社IACEトラベルが提供する「Smart BTM」は、チャットや電話で出張の予約・相談ができる法人向けのクラウドサービス出張手配システムです。オンライン予約とオペレーター対応の併用で、出張業務の生産性を向上できます。請求書払いや各種旅費決済システムなど、さまざまな支払方法が可能で、立替経費精算が不要です。なお、24時間体制でオペレーターが対応しているため、出張先でトラブルが発生した場合にも安心でしょう。
無料トライアル |
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出張手配の代行サービス |
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スマホ対応 |
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海外対応 |
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参考価格 |
システム利用料:初期費用無料、月額費用無料 JR路線検索オプション:初期費用330,000円(税込み)、月額22,000円(税込み) 海外航空券手配:1件3,300円(税込み)/ユーザー 国内航空券手配:1区間1,100円(税込み)/ユーザー JR券手配:1枚3,300円(税込み)/ユーザー |
連携 |
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※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《AI Travel》のPOINT
- 出張の旅費検索、予約、申請・承認、精算を1ストップで実現
- 出張規定をシステムに盛り込んで、確認作業を軽減
- 社員も管理者も経理も出張業務の負担が軽くなる
株式会社トランスファーデータが提供する「AI Travel」は、手配要件の入力から最短5分で国内外のホテルや交通手段の検索・予約が可能です。旅程以外の出張経費の紐づけや秘書が代理で予約した旅程の管理にも対応します。また、予約時の宿泊施設における市場価格を記録できるため、適正価格の検証やコスト削減に役立つでしょう。
無料トライアル |
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出張手配の代行サービス |
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スマホ対応 |
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海外対応 |
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参考価格 |
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連携 |
複数の経費精算サービス |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《トラベルjp for Business》のPOINT
- 初期費用、月額利用料なし
- LINE WORKSのビジネスチャットで簡単予約
- 出張コンシェルジェによる丁寧なサポート
株式会社ベンチャーリパブリックが提供する「トラベルjp for Business」は、LINE WORKSのチャットでホテルや航空券などの予約ができる出張予約サービスです。出張の日程や要望などをもとに、コンシェルジュが航空券や宿泊施設の提案から手配までを行います。レストランやモバイルWi-Fiの予約、ビザ申請やレンタカー手配など多彩なサービスも特徴です。
無料トライアル |
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出張手配の代行サービス |
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スマホ対応 |
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海外対応 |
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参考価格 |
初期費用無料、月額費用無料 新規手配:海外出張3,300円(税込み)、国内出張1,100円(税込み)、海外+国内出張4,400円(税込み) 海外航空券変更4,400円(税込み)、国内航空券取消4,400円(税込み)、海外航空券緊急発券4,400円(税込み) 査証代行申請注:6,600円(税込み) |
連携 |
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※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《Bzit》のPOINT
- JTBだからできる国内・海外を問わない多様なチケット対応!
- ワークフローでより効率的な出張申請承認が可能!(オプション)
- 出張データを分析しコスト削減・効率化提案を受けられる!
株式会社JTBが提供する「Bzit」は、1,900社以上の企業で導入されている出張管理システムです。飛行機や新幹線、ホテルやパッケージツアーなど、出張に必要なチケットを一括で手配でき、一括払いにも対応しています。出張申請フローにおいて、管理者は予約データを可視化して把握できるため、規定遵守の徹底や内部統制の強化も図れるでしょう。
無料トライアル |
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出張手配の代行サービス |
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スマホ対応 |
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連携 |
経費データ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《BTOL》のPOINT
- 24時間対応!スマホやタブレット一つで簡単に予約可能
- 現物チケット不要!チケットレスでスムーズな出張を実現
- 出張料金は会社に一括請求!立替払いをする必要なし
株式会社南海国際旅行が提供する「BTOL」は、専用オペレーターによる出張手配が標準装備された出張管理システムです。海外出張のメールオーダー機能も搭載されており、スマートフォンやタブレットから24時間いつでも予約できます。また、シングルサインオンに対応しているため、サイトごとにログインする手間がありません。
無料トライアル |
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出張手配の代行サービス |
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連携 |
経費データ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《BORDER》のPOINT
- チャット相談だけで最適な経路・宿泊施設の提案が受けられる!
- 社内規定やスケジュールを考慮した最安・最短経路を提案可能!
- 出張の申請から承認、手配、決済まですべてを完結!
ボーダー株式会社が提供する「BORDER」は、チャットで相談すると、専門スタッフにより社内規定にあわせたフライトやホテルの提案を受けられます。国内のパッケージツアーやJR旅客券のほか、海外出張にも対応し、現地送迎やWi-Fiの手配も可能です。また、出張データを自動で集約し可視化や分析ができるため、コスト削減と生産性向上に役立つでしょう。
無料トライアル |
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出張手配の代行サービス |
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スマホ対応 |
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初期費用無料、月額費用無料 手配手数料1,000円/件 |
連携 |
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※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
最新の人気製品ランキングを一覧で確認したい方は、以下のページを参考にしてみてください。
Concur Travel 出張管理
株式会社コンカーが提供する「Concur Travel 出張管理」は、出張管理に特化したシステムです。モバイルアプリを利用して外出先からも出張手配や予約、旅程変更などの出張管理が可能です。経費精算レポートの簡素化と効率化も実現するでしょう。また、申請方法をカスタマイズできるため、コンプライアンスの促進に役立ちます。
無料トライアル |
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出張手配の代行サービス |
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連携 |
ERP、人事システム、会計システム |
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BT-Compass
イオンコンパス株式会社が提供する「BT-Compass」は、国内出張を一元管理できる出張管理システムです。航空機や新幹線、ホテルなど出張手配に必要なサイトを統合し、ページ毎のログインが不要です。年間利用金額の規定を満たせば、法人専用エクスプレス予約が可能で、東海道・山陽・九州新幹線を特別割引料金で利用できます。また、海外出張に関わるサービスを一括で手配するサービスも実施しています。
無料トライアル |
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出張手配の代行サービス |
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各種ワークフロー |
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J'sNAVI NEO
株式会社JTBビジネストラベルソリューションズが提供する「J'sNAVI NEO」は、チケット手配や経費精算に加え、関連業務の効率化と出張コストの削減もできるシステムです。電子帳簿保存法に対応しており、タイムスタンプの付与や検索機能などを搭載しています。会計システムとの連携により入力や取り込み作業の手間が削減でき、人為的なミスの防止にもつながるでしょう。
無料トライアル |
◯(30日間) |
出張手配の代行サービス |
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スマホ対応 |
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初期費用無料、月額30,000円~/~50ユーザー |
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会計システム、ERP、交通系ICカード |
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じゃらんコーポレートサービス
株式会社リクルートが提供する「じゃらんコーポレートサービス」は、宿泊予約にすぐれた法人向け出張宿泊予約サービスです。宿泊サイト「じゃらんnet」のプランに加え、お得なシークレットプランも利用できます。宿泊費用は予約するたびに決算方法の選択が可能で、まとめて後払いにも対応しています。また、役職やエリアにより出張料金の上限を設定できるため、出張コストの適正化に役立つでしょう。
無料トライアル |
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出張手配の代行サービス |
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初期費用無料、月額費用無料 |
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経費精算システム |
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出張なび
株式会社日本旅行が提供する「出張なび」は、24時間いつでもパソコンやスマホから、オンライン予約が可能な出張手配・管理に特化した法人向けクラウドサービスです。新幹線や飛行機、宿泊やレンタカーなどを、法人専用料金でお得に予約できます。国内外のオンライン予約ができないチケットは、専任オペレーターによる手配も可能です。なお、独自開発した専用分析ツールを用いて、部署毎の出張費用や毎月の平均出張費用など多角的な視点で分析し、可視化します。
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経費精算システム |
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Racco
楽天グループ株式会社が提供する「Racco」は、出張管理に特化した楽天トラベルの関連サービスです。予約データを一元化して経費を一括精算できるため、立替払いや経費精算などの業務工数の削減につながります。また、エリアや役職にあわせた上限金額の設定など、出張規定にあわせた予約も便利です。経費削減や内部統制に役立つ無料オンラインセミナーを開催しており、システムの有効活用に役立つでしょう。
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出張手配の代行サービス |
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初期費用無料、月額費用無料 |
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自社にあう出張管理システム(BTM)で出張業務を改善しよう
出張管理システム(BTM)とは、出張に関するさまざまな業務を一元管理できるシステムのことです。出張コストの削減や出張手配、経理処理の負担軽減、リスクマネジメントの徹底やコーポレートガバナンスの強化に効果的です。また、出張管理システムを有効活用するためには、自社に適した製品の導入が求められます。自社にあう製品を選ぶためには、出張者と管理担当者の双方にとって操作性がよいか、経費の可視化ができるか、海外出張に対応しているかなどを確認しましょう。
紹介した出張管理システムで気になる製品は、資料請求がおすすめです。自社の出張に関する業務をふまえ、製品の比較検討を実施し最適な出張管理システムを導入しましょう。