出張管理システム（BTM）とは
出張管理システムとは、交通機関や宿泊先の手配、経費処理など出張に関する業務を一元管理できるシステムのことです。出張には事前申請や各種書類の作成、経費の精算など多岐にわたる業務が発生します。出張申請と経費精算でそれぞれに管理する部署が異なることによって、情報共有が複雑化するケースもあるでしょう。
出張管理システムを導入すれば、これらの業務を一括管理できます。複数サイトを閲覧せずに交通機関の手配が可能で、出張申請もシステム内で完結します。さらに、出張申請に対応する部署と経費を管理する部門のスムーズな連携も実現するでしょう。
出張管理システム（BTM）の主な機能
出張管理システムには、出張業務を効率化するさまざまな機能が搭載されています。
- ■チケット・宿泊先手配機能
- 新幹線・飛行機・レンタカーなどの交通手段や宿泊先をシステム内で検索し、一括予約する機能。複数のWebサイト比較や代理予約が可能な製品もあり、コスト適正化や不正防止にも役立つ。
- ■出張スケジュール管理機能
- 交通手段や宿泊先などの予約情報を管理する機能。専用アプリで出張中に旅程を確認できる製品や、誰がいつどこへ出張しているのか一覧で把握可能な製品もある。
- ■経費精算機能
- システム上の出張データをもとに経費精算が実施できる機能。
- ■一括清算機能
- システム内で予約手配した宿泊先や交通手段の支払いを企業側で一括精算できる機能。出張者の立替が不要になるため、内部統制強化にも役立つ。
- ■ワークフロー機能
- 出張の事前申請から承認まで、一連のワークフローをシステム上で完結する機能。ペーパーレスやリモートワークに対応できる。
- ■規程チェック機能
- 出張の規程をシステムに設定し、規程外の申請や精算があった場合にアラートを配信する機能。役職や部署に応じた規約の設定に対応した製品もある。
- ■レポート作成機能
- 出張実績や予約情報、請求内容などのデータをもとにレポートを作成する機能。
出張管理システム（BTM）のメリット
出張管理システムを導入すると、企業にとって多くのメリットがあります。ここでは、出張管理システムの代表的なメリットを紹介します。
出張コストの削減
出張にかかった費用をすべて可視化できるため、無駄の多い箇所や削減すべきコストの分析が可能です。分析にもとづき、出張の改善を実施すればコスト削減につながるでしょう。
また、多角的なベンチマークを用いたレート検証によって、コストを抑えた最適な業者選定ができる出張管理システムもあります。
手配や経費処理の負担軽減
従来、出張コストを調査するためには、複数のサイトを行き来して確認する必要があり、大幅な時間を要していました。出張管理システムでは、一つの画面で交通機関や宿泊施設の比較・検討が可能です。
また、選択した交通機関や宿泊先の情報をもとに、出張申請も行えるシステムもあります。情報の転記や申請書の作成が不要で、申請者と承認者の負担軽減につながるでしょう。さらに、出張経費も企業に一括で請求されるため、個別での精算処理は不要です。
リスクマネジメントの徹底
災害や事故をはじめ、出張時に予期せぬトラブルが発生する可能性は否めません。そこで企業には有事の際のリスクマネジメントが求められます。
出張管理システムでは、誰がどこへどのようなスケジュールで出張しているのかを正確に把握可能です。安否確認やトラブル対応が迅速に行えるため、状況把握に時間がかかったり、認識の相違によって対応を間違えたりといったトラブルの悪化を避けられるでしょう。
コーポレートガバナンスの強化
出張手配を個人任せにしていると、実態が把握できず、経費の私的利用をはじめとした不正を防ぎきれません。出張管理システムでは、手配内容や出張日程の管理を一元化できるため、自社の規程にもとづいた出張手配が容易です。また、手配内容が可視化されることにより、出張者の意識改革も期待されます。システムを通じた出張手配業務は、ガバナンスの強化にもつながるでしょう。
なお、出張管理システムのおすすめ製品をお探しの方は以下のボタンから資料請求が可能なため、製品比較に役立ててください。
出張管理システム（BTM）の選定ポイント
出張管理システムを導入し、最大限に効果を発揮するためには、自社に適した製品を選ぶことが大切です。ここでは、出張管理システム比較を行う際のポイントを紹介します。
出張者と管理者の使いやすさ
経理や労務担当者、上長など出張管理者はもちろん、出張する従業員にとっても操作のしやすさは大切です。パソコンからの予約や出張申請、領収書の提出だけではなく、スマホに対応したタイプの製品だと、出張者にとって利便性が高いでしょう。
また、管理者にとっては出張の期日や経費を一括して把握できるかが重要です。そのため、管理者の業務効率化を図るには、出張手配・管理に特化したタイプや経費精算機能を搭載したタイプがおすすめです。無料トライアルやデモを利用して操作性を確認するとよいでしょう。
出張コストの削減は可能か
出張管理システム導入による経費管理や出張コストの適正化も重要なポイントです。出張者の手配内容と相場を比較する機能や、個人別や部署別に出張コストを分析する機能があれば、旅費の適正化が期待できます。
コスト適正化を重視するのであれば、出張手配・管理に特化したタイプがおすすめです。検索・比較できるWebサイトの多さやレポート作成機能の有無など、コスト削減につながる機能を比較して検討するとよいでしょう。
経費を可視化できるか
出張経費の不正請求の防止や経費精算の効率化には、経費にかかわるすべてのフローを把握するほか、経費使用状況の可視化も重要です。誰がどこに出張しているか、経費が発生する理由や規程に違反していないかなどが明確になれば、不正な利用を防止できるでしょう。
内部統制の強化や経費精算業務の効率化を重視したい場合は、経費精算機能を搭載したタイプがおすすめです。このタイプの製品はシステム上で予約情報を参照した経費精算の実施や、一括精算機能で従業員の出張費立替を不要にできます。また、既存の経費精算システムを活用したい場合は、関連システムと連携可能なタイプの出張管理システムが適しているでしょう。
海外出張にも対応しているか
海外出張が多い企業では、国外ホテルや航空券に対応した機能があることも重要です。そのため、出張手配・管理に特化したタイプで、海外の交通機関や宿泊先の予約に対応可能なものを選ぶとよいでしょう。
さらに、海外出張が得意な旅行代理店のサービスが利用できたり、外国語に対応できるオペレーターのサポートを受けられたりすると利便性が高まります。また、海外出張者の安否確認が可能な機能が搭載されていれば、リスクマネジメントの観点としても最適といえるでしょう。海外出張に対応したシステムは製品によって機能やサービス内容が大きく異なるため、導入時は資料請求やベンダーへの問い合わせを利用し、十分に比較して検討することが重要です。
出張手配サービスに対応しているか
出張管理システムの中には、出張手配サービスに直接対応しているものもあれば、外部の手配サービスと連携することで対応可能なものもあります。
出張手配に対応しているシステムでは、航空券や宿泊施設の予約代行がシステム内で完結し、手間を大幅に削減できます。一方で、外部連携型のシステムでは、既存の手配サービスを引き続き利用しながら、管理機能を強化することが可能です。
出張管理システム（BTM）の費用相場
出張管理システムの料金は、初期費用や月額費用が無料で実費の手配手数料のみ発生するタイプと、月額固定費用がかかるタイプに大別されます。一般的な傾向として、コスト重視の企業は実費型を利用し、出張頻度が高い企業では月額固定費用型を選ぶことが多い傾向にあります。規模や機能によって費用は大きく異なりますが、この記事で紹介している製品の料金相場は以下のとおりです。
- ■実費型
- ・国内出張：1,000円～/件
- ・海外出張：3,000円～/件
- ■月額固定費用型
- ・初期費用：10万円～（無料の場合もあり）
- ・月額費用：30,000円～50,000円程度
料金プランが公開されておらず、個別の見積が必要なサービスもあります。気になる製品は見積や資料請求を活用し、自社のニーズに最適なサービスを選択してください。
【比較表】おすすめの出張管理システム（BTM）一覧
ここでは、ITトレンド編集部がおすすめする出張管理システムを一覧で紹介します。特徴や機能が一目でわかるようになっているので、気になる製品を比較してみてください。
| AI Travel | Travel Manager | Smart BTM | ピカパカ出張DX | |
| 全体評価点 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.0 |
ー |
ー |
ー |
| 提供形態 | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS/アプライアンス | クラウド/SaaS |
| 従業員規模 | 50名以上 | 10名以上 | 10名以上 | 全ての規模に対応 |
| 3つのポイント |
|
|
|
|
| 機能 |
|
|
|
|
| お試し |
|
|
|
|
| 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ |
最新の人気製品ランキングを一覧で確認したい方は、以下のページを参考にしてみてください。
おすすめの出張管理システム（BTM）を比較
おすすめの出張管理システムの特徴や機能、料金などを詳しく紹介します。無料トライアルの有無やスマホ対応などを比較しているので、出張管理システム選びの参考にしてください。気になった製品は「＋資料請求リストに追加」ボタンでカート追加をしておき、あとでまとめて資料請求もできます。
AI Travel
- 簡単シンプルで直感的なユーザーインターフェースと優れた利便性
- ROIに特化したトラベルマネジメントで効率化とコスト削減を実現
- 請求一括払いや会計ソフトとのデータ連携で経理業務を大幅に軽減
株式会社トランスファーデータが提供する「AI Travel」は、出張手配と経費精算を一元管理できる出張管理・経費精算サービスです。交通機関や宿泊施設の予約を一画面で完結でき、最短５分で手配可能。会社請求一括払いにより出張者の立替負担を軽減し、旅費規程の自動チェックや自動仕訳機能で経理業務を効率化します。大企業から中小企業まで幅広く活用されています。
| 無料トライアル | ー | 出張手配の代行サービス | ◯ |
| スマホ対応 | ◯ | 海外対応 | ◯ |
| 参考価格 | ー | ||
| 連携 | 経費精算システム/会計ソフト/労務管理システム | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Travel Manager
- 出張に関するあらゆるデータを1つに集約させて一元管理
- 今どこ出張者リストを瞬時に作成、安否確認はアプリで一斉通知
- 出張者はもちろん、人事・総務・経理、すべての業務が効率化
株式会社IACEトラベルが提供する「Travel Manager」は、出張の稟議から報告まで幅広い業務に対応している法人向けクラウド出張管理システムです。出張の事前申請や出張後の報告、立替精算申請もシステムで完結します。スマホのアプリにはGPS機能が搭載されているため、出張時の位置情報管理や有事発生時の安否確認に役立つでしょう。
| 無料トライアル | ー | 出張手配の代行サービス | ー |
| スマホ対応 | ◯ | 海外対応 | ◯ |
| 参考価格 | シンプルコース：初期費用110,000円、月額33,000円～/～50ユーザー、海外従量課金：3,300円（税込み） スタンダードコース：初期費用165,000円、月額55,000円～/～50ユーザー、海外従量課金：3,300円（税込み） | ||
| 連携 | Smart BTM | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Smart BTM
- 出張手配の見える化とルール化で、経費を削減！
- 国際線約400社・国内線約13社のオンライン予約が可能
- 宿泊先は世界50万件以上ものオンライン予約が可能
株式会社IACEトラベルが提供する「Smart BTM」は、チャットや電話で出張の予約・相談ができる法人向けのクラウドサービス出張手配システムです。オンライン予約とオペレーター対応の併用で、出張業務の生産性を向上できます。請求書払いや各種旅費決済システムなど、さまざまな支払方法が可能で、立替経費精算が不要です。なお、24時間体制でオペレーターが対応しているため、出張先でトラブルが発生した場合にも安心でしょう。
| 無料トライアル | ー | 出張手配の代行サービス | ◯ |
| スマホ対応 | ー | 海外対応 | ◯ |
| 参考価格 | システム利用料：初期費用無料、月額費用無料 【手数料】国内航空券：1,100円、海外航空券：3,300円（税込み） ※変更や取消料、ビザの申請代行などは別途費用が発生 | ||
| 連携 | ー | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
ピカパカ出張DX
- 国内外合わせて、航空券は132社、ホテルは64万軒から選べる
- 横断的な検索によりコスト比較による最安値の航空券を選択できる
- 新幹線チケットは配送やチケットレスでの手配等で受け取りが可能
株式会社ピカパカが提供する「ピカパカ出張DX」は、立替精算を不要にし、国内外の出張手配などの管理業務を簡素化する出張支援サービスです。国内外の交通機関や宿泊先の予約が可能で、支払いは請求書での後払いができます。横断的な検索により最安値を選択可能なほか、新幹線チケットは配送やチケットレス発券で受け取れます。
| 無料トライアル | ◯ | 出張手配の代行サービス | ◯ |
| スマホ対応 | ◯ | 海外対応 | ◯ |
| 参考価格 | システム導入費用：無料 月額費用として、当月の利用金額に応じたシステム利用料のみ。システム利用料についてはお問い合わせ。※アカウント発行無制限 ※申請承認機能の追加：無料 | ||
| 連携 | 経費データ | ||
トラベルjp for Business
- 初期費用、月額利用料なし
- LINE WORKSのビジネスチャットで簡単予約
- 出張コンシェルジェによる丁寧なサポート
株式会社ベンチャーリパブリックが提供する「トラベルjp for Business」は、LINE WORKSのチャットでホテルや航空券などの予約ができる出張予約サービスです。出張の日程や要望などをもとに、コンシェルジュが航空券や宿泊施設の提案から手配まで行います。レストランやモバイルWi-Fiの予約、ビザ申請やレンタカー手配など多彩なサービスも特徴です。
| 無料トライアル | ー | 出張手配の代行サービス | ◯ |
| スマホ対応 | ◯ | 海外対応 | ◯ |
| 参考価格 | 初期費用無料、月額固定費用無料 ※LINE WORKS有償プランのお申込みが必要 | ||
| 連携 | LINE WORKS | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
ビズバンスJTB出張予約
- JTBだからできる国内・海外を問わない多様なチケット対応！
- ワークフローでより効率的な出張申請承認が可能！（オプション）
- 出張データを分析しコスト削減・効率化提案を受けられる！
株式会社JTBが提供する「Bzit」は、1,900社以上の企業で導入されている出張管理システムです。飛行機や新幹線、ホテルやパッケージツアーなど、出張に必要なチケットを一括で手配でき、一括払いにも対応しています。出張申請フローにおいて、管理者は予約データを可視化して把握できるため、規程遵守の徹底や内部統制の強化も図れるでしょう。
| 無料トライアル | ー | 出張手配の代行サービス | ◯ |
| スマホ対応 | ◯ | 海外対応 | ◯ |
| 参考価格 | ー | ||
| 連携 | 経費データ | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
BTOL
- 24時間対応！スマホやタブレット一つで簡単に予約可能
- 現物チケット不要！チケットレスでスムーズな出張を実現
- 出張料金は会社に一括請求！立替払いをする必要なし
株式会社南海国際旅行が提供する「BTOL」は、専用オペレーターによる出張手配が標準装備された出張管理システムです。海外出張のメールオーダー機能も搭載されており、スマホやタブレットから24時間いつでも予約できます。また、シングルサインオンに対応しているため、サイトごとにログインする手間がありません。
| 無料トライアル | ー | 出張手配の代行サービス | ー |
| スマホ対応 | ◯ | 海外対応 | ◯ |
| 参考価格 | ー | ||
| 連携 | 主要なワークフローシステム | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
BORDER
- チャット相談だけで最適な経路・宿泊施設の提案が受けられる！
- 社内規定やスケジュールを考慮した最安・最短経路を提案可能！
- 出張の申請から承認、手配、決済まですべてを完結！
ボーダー株式会社が提供する「BORDER」は、チャットで専門スタッフによる社内規程にあわせたフライトやホテルの提案を受けられる出張支援クラウドサービスです。国内のパッケージツアーやJR旅客券のほか、海外出張にも対応し、現地送迎やWi-Fiの手配も可能です。また、出張データを自動で集約し可視化や分析ができるため、コスト削減と生産性向上に役立つでしょう。
| 無料トライアル | ー | 出張手配の代行サービス | ー |
| スマホ対応 | ◯ | 海外対応 | ◯ |
| 参考価格 | 初期費用無料、月額費用無料 【手配料金】国内出張：550円～/名・出張（税込み）、海外出張：2,200円/名・出張（税込み） | ||
| 連携 | ー | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Concur Travel 出張管理
株式会社コンカーが提供する「Concur Travel 出張管理」は、出張管理に特化したシステムです。モバイルアプリを利用して、外出先からも出張手配や予約、旅程変更などの出張管理が可能です。経費精算レポートの簡素化と効率化も実現するでしょう。また、申請方法をカスタマイズできるため、コンプライアンスの促進に役立ちます。
| 無料トライアル | ー | 出張手配の代行サービス | ー |
| スマホ対応 | ◯ | 海外対応 | ◯ |
| 参考価格 | ー | ||
| 連携 | SAP Concur ソリューション | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
BT-Compass
イオンコンパス株式会社が提供する「BT-Compass」は、国内出張を一元管理できる出張管理システムです。航空機や新幹線、ホテルなど出張手配に必要なサイトを統合し、ページごとのログインが不要です。年間利用金額の規程を満たせば、法人専用エクスプレス予約が可能で、東海道・山陽・九州新幹線を特別割引料金で利用できます。また、海外出張に関わるサービスの一括手配も実施しています。
| 無料トライアル | ー | 出張手配の代行サービス | ◯ |
| スマホ対応 | ◯ | 海外対応 | ◯ |
| 参考価格 | ー | ||
| 連携 | 各種ワークフロー | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
じゃらんコーポレートサービス
株式会社リクルートが提供する「じゃらんコーポレートサービス」は、宿泊予約にすぐれた法人向け出張宿泊予約サービスです。宿泊サイト「じゃらんnet」のプランに加え、お得なシークレットプランも利用できます。宿泊費用は予約するたびに決算方法の選択が可能で、まとめて後払いにも対応しています。また、役職やエリアにより出張料金の上限を設定できるため、出張コストの適正化に役立つでしょう。
| 無料トライアル | ー | 出張手配の代行サービス | ー |
| スマホ対応 | ー | 海外対応 | ー |
| 参考価格 | 初期費用無料、月額費用無料 | ||
| 連携 | 経費精算システム | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
出張なび
株式会社日本旅行コーポレートソリューションズが提供する「出張なび」は、24時間いつでもパソコンやスマホから、オンライン予約が可能な出張手配・管理に特化した法人向けクラウドサービスです。新幹線や飛行機、宿泊やレンタカーなどを、法人専用料金でお得に予約できます。国内外のオンライン予約ができないチケットは、専任オペレーターによる手配も可能です。なお、独自開発した専用分析ツールを用いて、部署ごとの出張費用や毎月の平均出張費用など多角的な視点で分析し、可視化します。
| 無料トライアル | ー | 出張手配の代行サービス | ◯ |
| スマホ対応 | ◯ | 海外対応 | ◯ |
| 参考価格 | ー | ||
| 連携 | 経費精算システム | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Racco
楽天グループ株式会社が提供する「Racco」は、出張管理に特化した楽天トラベルの関連サービスです。予約データを一元化して経費を一括精算できるため、立替払いや経費精算などの業務工数の削減につながります。また、エリアや役職にあわせた上限金額の設定など、出張規程にあわせた予約も便利です。経費削減や内部統制に役立つ無料オンラインセミナーを開催しており、システムの有効活用に役立つでしょう。
| 無料トライアル | ー | 出張手配の代行サービス | ー |
| スマホ対応 | ◯ | 海外対応 | ◯ |
| 参考価格 | 初期費用無料、月額費用無料 | ||
| 連携 | ー | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
まとめ
出張管理システムの導入は、出張コストの削減や出張手配、経理処理の負担軽減、リスクマネジメントの徹底やコーポレートガバナンスの強化に効果的です。自社の出張関連業務の効率化や出張に関するコストの適正化などを検討されている方は、この機会に出張管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。
下のボタンから出張管理システムの各社製品資料を一括請求できます。自社への導入検討にぜひお役立てください。
