TOKIUM契約管理とは
電子帳簿保存法の要件を満たした上で、締結済みの契約書管理に特化したクラウド契約書管理システムです。
紙の契約書はTOKIUMに郵送するだけで、TOKIUMが契約書のスキャンを代行し、AIにより自動でデータ化されます。
TOKIUMが選ばれる理由
・スキャン代行
TOKIUM契約管理を利用する以前に締結した過去の契約書も含め、製本済みの契約書を非破壊でスキャンしアップロードを代行いたします。
そのため、ご自身でのスキャン作業やシステムへのアップロードの手間を削減することが可能です。
・あらゆる電子契約サービスに対応
自社発行・取引先発行に関係無く、あらゆる電子契約サービスで締結した契約書をTOKIUM契約管理に漏れなく自動的に保存することが可能です。
・保管代行
TOKIUM契約管理のご利用期間中は、期限を設けることなく契約書の保管を継続して代行。このため、ペーパーレス化を促進し社内の保管場所を有効活用することができます。
さらに、紙原本が必要な場合はいつでも1件単位で取り出し可能なため、一般的な倉庫会社に委託した場合と比べて取り出す手間がかかりません。
TOKIUM契約管理の特徴のまとめ
・全文検索で欲しい情報がすぐに見つかる
契約書を全文データ化しているため、TOKIUMが指定する管理項目以外の情報も条文内の任意のキーワードで直接検索が可能です。
・更新時期を逃さないアラート機能搭載
AIが契約更新の時期を自動計算し、契約更新時期が近い契約書をメールでアラートを送信するため、更新期限の直前に慌てることなく、余裕を持って契約更新の準備に取り掛かることが可能です。
・最新の取引先情報を重複なく管理可能
540万件以上の企業情報データベースをマスターデータとした事業所単位の高精度なクレンジング・名寄せが実現可能なため、取引先ごとにどんな契約が存在する(または過去に存在した)のかを重複なく管理することが可能です。
・マスタ共通化でメンテナンスの手間を削減
TOKIUMの複数製品で従業員などのマスタ情報を共通利用可能なため、複数社のサービス利用時の手間と比べ、TOKIUMの製品群で一括管理することで、マスタ情報のメンテナンスが劇的に簡単になり、管理の手間が削減されます。
・安心のセキュリティ体制
契約書は国内で保管しています。スキャンするオペレーターとは個別に秘密保持契約を締結。ISMS認証やPマークを取得しており、万全の体制を整えています。