ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■データの連携方式別
- APIでほかのシステムとデータを連携する：freee支出管理 Fullプラン、マネーフォワード クラウド債務支払
- ■管理するデータの範囲別
- 請求書や支払のデータを一元管理する：freee支出管理 Fullプラン、マネーフォワード クラウド債務支払、OBIC7会計情報システム（債務管理・債権管理）
- 発注や申請のデータとも紐づけて管理する：freee支出管理 Fullプラン、マネーフォワード クラウド債務支払
- ■システムの形態別
- 支払業務に特化して管理する：freee支出管理 Fullプラン、マネーフォワード クラウド債務支払
- 会計システムの一機能として債務を管理する：OBIC7会計情報システム（債務管理・債権管理）
債務管理システムのデータベースが担う役割
債務管理システムのデータベースは、支払に関する情報を1か所に集めて、検索や集計ができる状態に保つ仕組みです。まず、何のために情報を集めるのかを整理します。
点在する支払情報を1か所に集める
支払に関する情報は、請求書の紙やメール、担当者の表計算ソフトなど、複数の場所に散らばりがちです。債務管理システムのデータベースに集約すると、支払の状況を一覧で確認できます。
集約によって、二重払いや支払漏れの確認がしやすくなります。拠点や部署ごとに管理していた債務情報を、まとめて見られる点も利点です。支払の見通しを、全社で共有しやすくなります。
マスタデータと取引データの違い
データベースの情報は、大きく2種類に分かれます。仕入先の名称や口座のように、あまり変わらない情報がマスタデータです。請求書の金額や支払期日のように、取引のたびに増える情報が、取引データです。
この2つを分けて持たせると、仕入先の情報が変わったときに、1か所の修正で済みます。分け方の違いは、製品ごとに確認しましょう。マスタを整えてから取引データを入れる順序で進めると、後の修正が少なくなります。
表計算ソフトでの管理との違い
表計算ソフトでも、支払の一覧を作ることはできます。ただし、同時に複数人が編集すると、内容が食い違う場合があります。変更した人と時期が残らない点も課題です。
システムのデータベースなら、入力内容の検証や、変更履歴の保存、権限による閲覧の制限ができる製品があります。取引先の数が増えるほど、違いが大きくなります。表計算ソフトでの管理に限界を感じたときが、システム化を考える目安のひとつです。
債務管理システムの仕入先マスタに登録する項目
仕入先マスタは、債務管理のデータベースの土台です。登録の内容に誤りがあると、支払の誤りにつながるため、持たせる項目を事前に整理します。
基本情報と請求の条件
仕入先の正式名称、住所、担当部署のほか、請求書の締め日や、請求書の送付方法を登録します。これらがあると、請求書を受け取る時期や形式を確認しやすくなります。
インボイス制度に関する登録の有無など、取引の確認に使う項目を持たせる場合もあります。必要な項目を追加できるかも、確認したい点です。自社で独自に管理したい項目がある場合は、項目を増やせるかが重要です。
振込先の口座と支払の条件
支払を行うために、銀行名、支店名、口座の種類、口座番号を登録します。支払日の考え方や、支払方法の種類も、仕入先ごとに設定できると便利です。
口座情報は、誤ると支払の誤りに直結します。登録や変更ができる担当者を限定し、変更時に確認の手順を踏める仕組みを検討しましょう。口座の変更依頼は、取引先へ別の手段で連絡して確かめる運用も有効です。
登録内容の変更の履歴
仕入先の名称変更や口座の変更があったときに、変更前の内容と変更した日付、変更した担当者が残るかを確認します。過去の支払が、どの口座に行われたかを追えるためです。
変更の履歴は、監査や問い合わせの対応にも役立ちます。履歴を画面から確認できるか、出力できるかも、製品によって異なります。履歴の保存期間にも違いがあるため、確認しておきましょう。
請求書と支払予定のデータの持ち方
取引データは、請求書をもとに作られ、支払の完了まで状態が変わります。請求書、計上、支払の関係を、どう持たせるかを整理します。
請求書と発注や検収のデータを紐づける
請求書の内容が正しいかを確認するには、発注や検収の記録と照らして確認します。債務管理システムが、発注や検収のデータを持つか、別のシステムから取り込めるかを確認します。
紐づけができると、発注にない請求や、金額が異なる請求を見つけやすくなります。照合の作業を画面で行えるかも、重要な確認点です。照合の結果が一致しない請求を、一覧で抽出できると確認がはかどります。
計上月と支払月を分けて持つ
費用を計上する月と、実際に支払う月は異なる場合があります。データベースに、両方の月を別の項目として持たせると、会計への連携と支払の管理を、それぞれ正しく行えます。
月をまたぐ取引が多い企業では、特に重要です。締め日と支払日の組み合わせを、仕入先ごとに設定できる製品が望ましいでしょう。仕入先の数が多い場合は、設定を一括で登録できるかも見ておきます。
分割払いや値引き、相殺の記録
1件の請求を複数回に分けて支払う場合や、値引き、返品、相殺が発生する場合があります。これらを、請求の元データと関連づけて記録できるかを確認します。
記録の方法が曖昧だと、支払の残高が分からなくなります。残高の計算が、画面上で自動計算されるかも、あわせて確認しましょう。計算の根拠をたどれる画面だと、問い合わせへの対応も早まります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で債務管理・債権管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
債務管理システムと会計や購買システムの連携
債務管理システムは、単独で使うよりも、他のシステムとデータをやり取りして使う場面が一般的です。連携の方式と、受け渡すデータの内容を確認します。
仕訳データを会計システムへ渡す
請求書の内容から作成した仕訳データを、会計システムへ渡すことで、二重入力を避けられます。受け渡しの方式には、APIによる自動連携と、CSVなどのファイルによる取り込みがあります。
APIは、データの反映が早い一方で、設定に専門の知識が必要な場合があります。ファイルでの取り込みは、手順が簡単ですが、取り込みの作業が発生します。
購買や発注のシステムから情報を取り込む
購買や発注のシステムから、発注の内容や納品の記録を取り込めると、請求書との照合を自動化できる場合があります。取り込める項目や、取り込みの頻度を確認します。
連携に使えるシステムの種類は、製品によって異なります。自社で使っているシステムとの接続実績や、対応の可否を、ベンダーに確認しておきましょう。連携の設定を、誰が行うのかも早めに決めておくと、導入の予定が立てやすくなります。
銀行向けの振込データを出力する
支払の予定から、銀行へ送る振込データを作成して出力する機能があります。出力の形式が、利用する金融機関にあうかを確認しておくことが必要です。
出力したデータの確認や、承認の手順も、あわせて整えます。作成から送信までの流れを、複数人で確認できるように設計しましょう。送信前に、金額の合計を確認する手順を入れておくと、誤りに気づきやすくなります。
データの正確さを保つ運用
データベースは、登録の仕方を誤ると、後から修正する手間がかかります。正確さを保つための運用のルールを決めておきます。
重複登録を防ぐ
同じ仕入先が、表記の違いで複数登録されると、支払が二重になったり、取引の合計が正しく集計できなくなったりします。登録の前に、既存のデータと照合する手順を設けます。
システムに、重複を検知する機能があるかも確認します。グループ会社をまたいで仕入先を管理する場合は、注意が必要です。同じ仕入先を、会社ごとに別の番号で登録していることもあります。
権限の設定と変更の記録を整える
データを登録する人、承認する人、閲覧だけをする人というように、権限を分けます。誰がどのデータを変更したのかを、記録として残しておくと、問題が起きたときに原因をたどれます。
権限の設定を、担当者の異動にあわせて見直す手順も決めておきます。特定の担当者だけが設定を把握している状態は避けましょう。設定の内容は文書にして、複数人で共有しておきます。
保管期間と過去データの検索
支払に関するデータは、一定の期間、保管する必要があります。保管の期間は、社内の規程や、関連する法令にもとづいて決めます。詳しくは、経理部門や専門家に確認しましょう。
過去のデータを、仕入先や期間で検索できるかも、システム選びのポイントです。監査や問い合わせの際に、すぐに取り出せると助かります。検索の条件を保存できる製品なら、毎回の確認の手間も減ります。
データの持ち方で比べる債務管理システム
債務情報や支払データを、どの範囲まで一つのシステムで管理できるかを一覧にまとめました。会計や購買の仕組みとのつながり方を比べる際に参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| freee支出管理 Fullプラン | 申請から支払までのデータやマスタがつながり、受け渡し作業を減らせる |
| マネーフォワード クラウド債務支払 | 請求書の受領から支払処理、会計処理までを一元管理するクラウド型 |
| OBIC7会計情報システム（債務管理・債権管理） | 買掛金や未払金などの債務情報を集約し、支払予定から残高まで管理 |
支払データを一元管理できる債務管理システム
請求書や支払予定、申請のデータをまとめて持てる債務管理システムを紹介します。データの連携方法や、会計・購買の仕組みとの関係を確認しながら読み進めてください。
freee支出管理 Fullプラン
- ルールに基づき、会社の支出を自動で制御
- 高精度OCRによる自動明細取得で入力ミスや計算ミスを大幅削減！
- 作業量69%削減！データやマスタの連携で経理担当者の業務効率化
フリー株式会社が提供する「freee支出管理 Fullプラン」は、申請と支払のデータを一つにつなげて持てるクラウド型の支出管理システムです。マスタも申請から支払まで連携するため、転記やデータの受け渡し作業を減らせます。レポート機能では予算と実績を確認でき、経理のチェック業務も少なくできます。API連携にも対応しており、他システムとデータをやり取りしたい場合の選択肢です。
マネーフォワード クラウド債務支払
- 請求書データの保存・入力・適格請求書判定の自動化
- 申請 / 承認のハンコリレーを電子化してテレワークに対応
- 請求書の受取と開封 / 保管 / 入力をBPOで
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド債務支払」は、請求書、承認、支払、会計処理のデータをクラウド上でつなげて管理する債務管理システムです。メールで受領した請求書データを自動で保存し、AI OCR機能で支払先や支払金額などの入力を自動化します。事前の購買申請から請求書の支払までを電子で承認でき、発注や為替、受領請求書のデータはAPIで連携できます。
OBIC7会計情報システム（債務管理・債権管理）
- 単体会計から連結会計、債権・債務や原価管理まで一貫サポート
- 豊富な業務系システムと業界ソリューションとの連携で全社最適化
- スキャナ保存など先進技術を採用。制度改正にもタイムリーに対応
株式会社オービックが提供する「OBIC7会計情報システム（債務管理・債権管理）」は、会計情報を一元管理するクラウド型の基幹システムです。債務・支払管理では、買掛金や未払金などの債務情報を集約し、支払予定、支払、消込、債務残高を管理できます。期日振替や各種決済手段に対応し、旅費・経費ワークフローとも連携します。立替経費を扱う社員支払管理や、手形管理もあわせて備えています。
まとめ
債務管理システムのデータベースは、仕入先マスタと、請求書や支払予定の取引データを分けて持たせるのが基本です。会計や購買のシステムとの連携方式と、重複登録を防ぐ運用も確認しましょう。債務管理・債権管理システムの比較は、資料請求から始められます。
