ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■債権データの照合方法別
- 振込名義が異なる入金にも対応する：バクラク債権管理、楽楽債権管理、V-ONEクラウド
- 銀行口座の入金データを取り込んで照合する：バクラク債権管理、請求管理ロボ、楽楽債権管理、V-ONEクラウド
- 照合キーを設定して検収データと照合する：T-CHECK Plus、Victory-ONE【検収照合】
- ■連携先別
債権管理システムのデータベースに集まる情報
債権管理は、売上の請求から入金までを追い、未回収の債権を管理する業務です。データベースに集める情報の種類を、まず整理します。請求から入金までの流れを、データとして追える状態を目指しましょう。
得意先の情報と取引の条件
得意先の名称や住所、担当者の連絡先のほか、請求書の締め日、支払の期日、支払方法といった取引の条件を登録します。これらの条件が分かれば、いつまでに入金があるべきかを判断できます。
同じ得意先でも、拠点ごとに請求先が異なる場合があります。請求先と、売上を計上した相手を別に持たせられるかも、製品によって異なります。グループ会社との取引が多い場合は、この点を事前に確認しておきます。
請求と入金と消込の記録
データの中心になるのは、請求、入金、消込の3つの記録です。請求の記録には、金額や期日を、入金の記録には、入金した日や金額、振込名義を持たせます。
消込は、入金がどの請求にあたるのかを結びつける作業の記録です。この結びつきがあることで、請求ごとの未回収の残高を正しく把握できます。一部だけ入金された請求の残りの金額も、記録から分かります。
督促や回収の対応の履歴
入金が遅れている得意先への連絡は、日時、相手、内容を記録しておきます。記録があれば、担当者が替わっても、これまでの経緯を踏まえて対応できます。
督促の記録を、請求のデータと紐づけて持たせると、どの請求について、どんな連絡をしたのかが分かります。メールや電話などの手段も、あわせて記録できると便利です。記録を他の担当者と共有できる画面かどうかも確認しましょう。
請求と入金を結びつける照合の仕組み
債権管理システムのデータベースで重要な役割を持つのが、入金を請求に結びつける照合です。照合の手がかりと、照合できないケースの扱いを確認します。
請求番号や振込名義を手がかりにする
入金の照合は、請求番号、金額、振込名義などを手がかりに行います。請求番号を振込の依頼人名に含めてもらえる場合は、照合の精度を上げやすくなります。
振込名義は、得意先の正式名称と異なる表記で入金されることがあります。名義の別表記を登録しておける仕組みがあるかを、製品ごとに確認しましょう。名義を自動で判別する機能の有無も、製品によって異なります。
一括入金や分割入金の記録
得意先によっては、複数の請求をまとめて1回で入金したり、1件の請求を数回に分けて入金したりします。1回の入金と、複数の請求を、対応づけて記録できるかが重要です。
手数料の差し引きによる入金額の差異を、どう記録するかも確認します。差異の理由を、後から確認できる形で残せると安心です。手数料の扱いは、得意先ごとの取り決めにあわせて設定できるかが重要です。
照合できない入金の保留と確認
どの請求にもあてはまらない入金は、保留として一時的に管理します。保留の入金を一覧で確認し、得意先への問い合わせで解決していく手順を整えておきます。
保留が長く残ると、未回収の残高が正しく見えなくなります。保留の件数や期間を、管理画面で把握できるかも、見ておきたい点です。保留の入金を放置しない運用ルールも、あわせて決めておきましょう。
債権管理システムで残す督促と回収の履歴
督促と回収の記録は、債権管理システムのデータベースのなかでも、担当者の入力に頼る部分です。入力を続けやすい形で、必要な項目を決めておきます。
連絡の日時と相手と内容を残す
督促の履歴には、連絡した日時、連絡した相手、連絡の手段、伝えた内容と相手の反応を残します。相手の回答を残しておくと、次の対応を決めやすくなります。
入力の項目が多すぎると、記録が続かなくなります。必須の項目を絞り、選択式で入力できる画面かどうかも、製品選びで確認しましょう。スマートフォンから入力できるかも、外出が多い担当者には重要です。
約束された入金日を管理する
得意先から、入金日の約束を得た場合は、その日付をデータとして持たせます。約束の日に入金がなければ、アラートで知らせる機能があると、確認の漏れを防げます。
約束が守られない得意先は、回収の方針を見直すきっかけとなります。約束の履歴を集計して、傾向を確認できるかも、製品によって異なります。確認したい集計の内容を、導入前に整理しておくとよいでしょう。
担当者間で履歴を引き継ぐ
債権の回収を、特定の担当者だけが把握していると、休暇や異動のときに対応が止まります。履歴が一覧で見られれば、後任でもすぐに経緯を確認できます。
閲覧できる範囲を、担当者や部署で制限できるかも確認します。回収の対応は、取引先との関係にも関わる内容を含むためです。履歴の編集や削除ができる担当者を限定する設定も、確認しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で債務管理・債権管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
与信情報と取引条件のデータの持たせ方
債権の管理は、請求後の回収だけでなく、取引を始める前の与信とも関わります。与信に関する情報を、債権のデータとどう結びつけるかを確認します。
与信限度額と債権残高を並べて見る
得意先ごとに、取引を行う金額の上限を決めている企業があります。上限の金額と、現在の未回収の残高を、同じ画面で比べられると、出荷や受注の判断に役立ちます。
残高が上限に近づいたときに、通知を受けられる設定があるかも確認します。通知の宛先を、営業担当者と経理担当者の両方に設定できると便利です。営業の側が状況を把握すると、取引の判断が早まります。
取引条件の変更を履歴で残す
支払期日や与信限度額は、取引の状況によって見直される場合があります。変更した内容と日付、変更を承認した担当者を、履歴として残しておきます。
履歴があれば、過去のある時点で、どの条件が適用されていたのかを確認できます。条件の変更に承認の手順を設けられるかも、製品によって異なります。変更の理由を、メモとして残せる項目があると後から役立ちます。
外部の信用情報を取り込めるか
得意先の信用状況を、調査会社の情報などで確認している企業もあります。そうした外部の情報を、債権管理システムに取り込んだり、紐づけて保管したりできるかを確認します。
取り込みに対応しているかは、製品によって大きく異なります。使いたい調査会社のサービスがある場合は、連携の可否をベンダーに問い合わせましょう。調査の結果を手作業で取り込む運用になる場合は、その手間も見込んでおきます。
蓄積した債権データの活用と保管
データベースに蓄積された情報は、回収の改善や、会計の確認にも使えます。集計と出力、他システムとの整合、保管の観点から整理します。
滞留している債権を抽出する
請求の期日からの経過日数ごとに、未回収の債権を集計すると、長く残っている債権を見つけられます。得意先別や担当者別に抽出できると、回収の優先順位をつけやすくなります。
集計の区分や、出力の形式は、製品によって異なります。経理で使う帳票の形にあわせて出力できるかを確かめましょう。出力の設定を保存できると、毎回の作業を省けます。
販売管理や会計のデータと整合させる
債権の残高は、会計システムの売掛金の残高と一致している必要があります。販売管理システムや会計システムとの連携の仕組みがあれば、差異の確認が容易となります。
差異が出たときに、原因をたどれるかも確認します。連携のエラーが起きた場合の通知や、再実行の手順も、見ておきたい点です。月末や決算期に差異が見つかったときの対応も、事前に想定しておきます。
過去データの保管と検索を整える
請求や入金の記録は、一定の期間、保管する必要があります。保管の期間は、社内の規程や、関連する法令をもとに決めます。詳しくは、経理部門や専門家に確認しましょう。
過去のデータを、得意先や期間で検索できるかも確認します。問い合わせや監査の対応で、すぐに取り出せると、担当者の負担が減ります。保管期間を過ぎたデータの扱いも、製品ごとに確認が必要です。
照合と連携の仕組みで見る債権管理システム
入金や検収のデータを、どのような方法で照合し、どの会計・販売の仕組みへつなげられるかを一覧にまとめました。債権データの持ち方を設計する際の参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| バクラク債権管理 | 入金消込で請求候補をAIが提案。口座の入金データも自動で取得できる |
| 請求管理ロボ | 請求書の発行から入金消込、催促までを管理。会計ソフト用のデータも出力可 |
| 楽楽債権管理 | 複数の銀行から入金データを自動取得し、照合・消込から仕訳作成まで対応 |
| T-CHECK Plus | 最大10個の照合キーで売上と検収のデータを照合。入金消込機能も搭載 |
| V-ONEクラウド | 取引明細を自動取得し、異なる名義の振込も学習して照合。滞留一覧も出力可 |
| Victory-ONE【検収照合】 | 得意先ごとに異なる検収データを取り込み、照合キーを別々に設定できる |
請求と入金のデータをつなぐ債権管理システム
請求データと入金データ、検収データを照合し、会計や顧客管理の仕組みへ渡せる製品を紹介します。照合に使う項目と連携先がデータ設計にあうかを確認してみてください。
バクラク債権管理
- 自動照合などAIを活用した入金消込機能で債権管理業務がラクラク
- 未入金債権の督促メールや取引先へのリマインドメールも半自動化
- 柔軟に入金仕訳・売上仕訳も作成可能！スムーズな会計業務が実現
株式会社LayerXが提供する「バクラク債権管理」は、入金データを自動で取得して請求と照らす、クラウド型の債権管理サービスです。入金データは全国の金融機関から自動で取得でき、請求データとの突合も自動で行われます。振込人名義の表記揺れにはAIが対応し、部分消込や振込手数料といった差額も調整できます。入金仕訳や売上仕訳を作成でき、会計ソフトに対応したCSV出力も用意されています。
請求管理ロボ
- クレカや口座振替と連携、自動で入金管理・消込ができて時短に
- SFAや会計システムとシームレスに連携、面倒な転記作業なし
- 請求書作成〜債権管理まで一気通貫、部署間のやりとりもスムーズ
株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」は、請求書の発行から集金、消込、催促までをまとめて管理する請求管理システムです。入金データを自動で取り込んで消込を処理し、口座振替やクレジットカード決済など支払い方法ごとの入金状況も確認できます。マネーフォワードクラウド会計やfreee会計、弥生会計などに対応した取込用データを出力でき、CRMと連携すれば取引先情報と請求情報を紐づけて管理できます。
楽楽債権管理
- 入金データの取込＆請求データとの照合を自動化！
- 柔軟な設定で、金額の過不足や個別ケースもラクに消込対応
- 消込・仕訳データも自動で作成し、シームレスな連携を実現！
株式会社ラクスが提供する「楽楽債権管理」は、入金データと請求データの照合・消込から、仕訳データの作成までを一貫して扱う債権管理システムです。複数の銀行から入金データを自動で取得し、請求額と入金額を自動で照合して一括消込できます。顧客ごとに誤差許容金額を設定でき、前受金や仮受金、請求先と振込依頼人が異なる入金の消込にも対応します。消込・仕訳データはCSVで出力でき、会計ソフトとの連携に使えます。
T-CHECK Plus
- 豊富な照合パターンで明細・伝票単位で柔軟な照合を実現！
- PDFをアップロードするだけで簡単自動照合！
- 【特許取得済み】照合システムで貴社のDXを促進！
株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.が提供する「T-CHECK Plus」は、検収データと売上データのずれを照合キーで洗い出す検収照合システムです。請求先ごとに最大10個の照合キーを設定でき、売上データや検収データはCSV形式で取り込めます。自動照合の結果は照合済、未回収、過回収、単価差などに分類され、金額に差のあるデータも検出されます。入金消込の機能も備えているのが特徴です。
V-ONEクラウド
- 消込作業を大幅に削減！機械学習による高い照合率
- クレジットや口座振替などのBtoC決済管理にも対応
- メーカーや卸売業特有の検収データ照合にも対応
株式会社アール・アンド・エー・シーが提供する「V-ONEクラウド」は、振込名義の違いを学習して入金を照合する債権管理システムです。複数の金融機関や口座の取引明細を自動で取得し、おまとめ入金や振込手数料の差額も学習の対象にします。残高年齢表や滞留一覧表はワンボタンで出力でき、回収状況や滞留状況は営業部門へメールやチャットで通知できます。メーカーや卸売業特有の検収データ照合にも対応しています。
Victory-ONE【検収照合】
- 得意先ごとに異なる検収書でも対応できるシステム
- Excelツールからの脱却を図れる
- メーカー・卸売業で商品ラインナップが多い企業様におすすめ
株式会社アール・アンド・エー・シーが提供する「Victory-ONE【検収照合】」は、出荷（売上）明細と得意先から受領する検収明細を、明細単位で照合することに特化したクラウド型のサービスです。得意先ごとに異なる検収データのレイアウトを取り込め、照合に使うキー項目も得意先別に設定できます。注文番号の下の桁で照合する部分照合や、注文番号と品番、単価を組み合わせた複数キーでの照合にも対応します。
まとめ
債権管理システムのデータベースは、得意先、請求、入金、督促の記録を結びつけて持たせることが基本です。入金の照合の仕組み、督促の履歴、与信情報、他システムとの整合を、比較の際に確認しましょう。債権管理システムは、資料請求から比較できます。
