図面管理(EDM)の5つのメリット！デメリットはあるのか？

図面管理（EDM）の5つのメリット

図面管理システムを導入すると、どのようなことが可能になるのでしょうか。具体的に以下のメリットを5つご紹介します。

• ●情報の一元管理・共有ができる
• ●必要な情報を迅速に取り出せる
• ●情報資産を有効活用・保護できる
• ●わかりやすい管理を実現できる

それでは、具体的に解説していきます。

情報の一元管理・共有による企業全体のスキルアップ

これまで部署内や個人で管理されることの多かった図面データですが、その情報を一元管理することで、組織的に情報の共有化を図ることができます。

このような部署・部門をこえた、図面や技術文書などの共有は、ノウハウの共有にもつながります。他部署で培ったスキルを全社でも閲覧できるため、企業全体のスキルアップも期待できると言えるでしょう。

例えば、設計や開発の知識は、設計者や拠点ごとにノウハウがたまっているにも関わらず、全社的な共有がされないことが多くあります。

一方、図面管理システムを利用すれば、部門ごとや拠点ごとに所有しているデータを横断的に検索できるのです。

設計部門で所有しているデータを開発部門が検索・閲覧することはもちろん、全国に拠点を持っているような企業でも、拠点ごとに所有している図面データを共有できるので、他の拠点のやり方やノウハウの普及が期待できるでしょう。

必要な情報を迅速に取り出せる

PCで図面データを管理しているが、必要な図面データが、どのフォルダのどのファイルに入っているのかわからない、という経験がある方も多いでしょう。開発や設計に時間をかけるべきところを、図面の検索に時間をさくのはもったいないですよね。

しかし図面管理システムを利用すれば、必要な図面データにすぐにたどり着けるのです。例えば、検索機能を利用すれば、キーワードを検索することで、必要な図面データをすぐ見つけることができます。

また、キーワードが思いつかない、検索をしても多くの検索結果が表示されてしまい結局見つけるのに時間がかかる、といった場合は、カテゴリーから図面を見つけることも可能です。

図面管理システムでは、図面データが体系的に管理されるので、カテゴリーから遡って、簡単に必要な図面データにたどり着くことができるのです。

また下の記事で、図面管理システムの機能について詳しく解説しています。検索機能をはじめとする機能について知りたい方はぜひ参考にしてみてください。

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情報資産を有効活用・保護できる

属人的な管理で社内に点在していたデータを、図面管理システム上で集約すると、貴重な情報資産を作成することができます。このデータを基に新たな施策を考えることで、企業成長や売上向上を期待できます。

またデータ活用だけでなく、データ保護にも活用できる点も魅力と言えるでしょう。具体的には、部門をこえた情報共有において、機密データや重要なデータにおけるアクセスを制限できるのです。図面毎のアクセス制限はもちろんのこと、ユーザの操作履歴を保管するなどセキュリティ対策の実現が可能と言えるでしょう。

わかりやすい管理を実現できる

図面データをPCでフォルダ管理している企業も多いと思いますが、担当者が自分のわかりやすいように保存・管理することがほとんどです。

しかし、この属人的な管理方法だと、担当者自身は図面データの場所を把握できますが、担当者以外の人が図面データを利用する場合、見つけるのが困難となります。

一方、図面管理システムは、誰が見てもわかりやすいように設計されており、データを一元的に管理するため、担当者以外でも図面データの場所を把握できます。具体的には、保存先のルールやタイトル設定も簡単にできるため、データの一元管理・引継ぎを円滑にするのです。

デメリットになりうることは？

メリットの多い図面管理システムですが、一方でデメリットになりうる点もあります。以下を踏まえて、検討を進めるとよいでしょう。

導入コストや運用工数がかかる

システム導入には多少なりともコストがかかります。また、現場へ使い方や活用方法を周知したり運用ルールを作成したりと、運用工数もかかります。メリットの面と照らし合わせて、コストや手間をかけてでも効率化を図れるのかどうか、しっかり確認しておきましょう。

セキュリティ対策が必要

図面データは企業機密に関わる重要なものです。それらがデータ化されることで複製や外部への持ち出しが容易になってしまう可能性もあります。

しかし、画面キャプチャを禁止する機能や複製などがおこなわれないよう、閲覧・編集権限を細かく設定できる製品もありますので、選定の際はセキュリティ面もチェックしてみましょう。

図面管理システムを導入する前に注意するポイントは？

実際にシステムを導入する際、気を付けるべきポイントがいくつかあります。ここでは、特に大切なポイントご紹介しますので、検討中の企業は参考にしてみてください。

自社の課題と導入の目的を明確にする

デメリットでも述べましたが、図面管理における自社の課題を洗い出し、導入目的をきちんと決めておきましょう。目的が曖昧だと、システムを導入しても現場に必要性を理解してもらえず活用されなくなることもあります。なぜ導入するのかを明確にし、導入前に社員にも周知することで、スムーズな運用にも繋がります。

自社に合った製品を選定する

図面管理システムには、業種に特化したものや多機能な製品が多く存在します。まずは自社の業種向け製品はあるか、自社が求める機能が搭載されているかをチェックしましょう。

最適な製品の選定は、より効果を引き出します。ベンダーサイトだけでなく、比較サイトなどを活用しながら進めるとよいでしょう。

図面管理システムのメリットをフル活用しよう！

これまでご紹介してきたように、図面管理システムには多くのメリットがあります。このように便利な図面管理システムをフル活用するためにも、ぜひご紹介した注意点や導入前のポイントを押さえ、自社に適した製品を選んでください。