図面管理(EDM)の5つのメリット！デメリットはあるの？

図面管理（EDM）の5つのメリット

図面管理システムを導入すると、どのようなことが可能になるのでしょうか。メリットを5つご紹介します。

一元管理により、全社的に情報共有ができる

これまで部署内や個人で管理されることの多かった図面データですが、その情報を一元管理することで、組織的に情報の共有化を図ることができます。部署を越えてデータを閲覧できるため、業務効率化にも繋がります。

必要な情報を迅速に取り出せる

図面管理システムには、検索機能が搭載されています。作成者や製品名など様々な項目で検索できるのはもちろん、検索ワードが思い出せない場合でもあいまい検索機能などにより、必要なデータをすぐに検索することができます。資料を探すムダな時間を削減でき、生産性向上にも寄与できるでしょう。

企業全体のスキルアップが図れる

図面や技術文書などを共有できることは、ノウハウの共有にもつながります。他部署で培ったスキルを全社でも閲覧できるため、企業全体のスキルアップも期待できます。

情報資産を有効活用できる

属人的な管理で社内に点在していたデータを集約することで、貴重な情報資産となります。そのデータを基に新たな施策を考えることができれば、企業成長や売上向上にも繋がるでしょう。

管理体系が分かりやすい

紙の図面をデータ化し、社内フォルダに保存している企業は多いと思います。しかし、その保存先のルールやタイトルのつけ方などは属人的になりがちです。図面管理システムは誰が見ても分かりやすいように一元管理されているため、スムーズにデータまでたどり着けます。

デメリットになりうることは？

メリットの多い図面管理システムですが、一方でデメリットになりうる点もあります。以下を踏まえて、検討を進めるとよいでしょう。

導入コストや運用工数がかかる

システム導入には多少なりともコストがかかります。また、現場へ使い方や活用方法を周知したり運用ルールを作成したりと、運用工数もかかります。メリットの面と照らし合わせて、コストや手間をかけてでも効率化を図れるのかどうか、しっかり確認しておきましょう。

セキュリティ対策が必要

図面データは企業機密に関わる重要なものです。それらがデータ化されることで複製や外部への持ち出しが容易になってしまう可能性もあります。画面キャプチャを禁止する機能や複製などがおこなわれないよう閲覧・編集権限を細かく設定できる製品もありますので、選定の際はセキュリティ面もチェックしてみましょう。

図面管理システムを導入する前に注意するポイントは？

実際にシステムを導入する際、気を付けるべきポイントがいくつかあります。ここでは、特に大切なポイントご紹介しますので、検討中の企業は参考にしてみてください。

自社の課題と導入の目的を明確にする

デメリットでも述べましたが、図面管理における自社の課題を洗い出し、導入目的をきちんと決めておきましょう。目的が曖昧だと、システムを導入しても現場に必要性を理解してもらえず活用されなくなることもあります。なぜ導入するのかを明確にし、導入前に社員にも周知することで、スムーズな運用にも繋がります。

自社に合った製品を選定する

図面管理システムには、業種に特化したものや多機能な製品が多く存在します。まずは自社の業種向け製品はあるか、自社が求める機能が搭載されているかをチェックしましょう。最適な製品の選定は、より効果を引き出します。ベンダーサイトだけでなく、比較サイトなどを活用しながら進めるとよいでしょう。

まとめ