無料で図面管理をおこなう方法
図面管理を無料でおこなうには、以下のような方法があります。
無料システムを導入する
ひとつは、無料システム（フリーソフト）を利用する方法です。最近ではCADの作成や保管・閲覧を無料でおこなえるシステムが数多く登場しています。PCだけではなくモバイルデバイスにも対応しているシステムやアプリもあるので、手軽に利用したい場合は適しているでしょう。
しかし無料システムは利用できる機能に制限が多く、本来使いたい機能は有料版へのアップグレードが必要な場合があります。利用する際は、必要な機能が使えるかを確認するとよいでしょう。
無料トライアル付きのシステムを導入する
もう一つの方法は、無料トライアルの利用です。多くの場合、有料版の利用を前提にしていますが、トライアルを通して操作性や活用イメージを具体的にもつことができます。ゆくゆくは有料版のシステムを導入しようと考えている企業に適しているでしょう。
有料版のシステムのメリット
無料で図面管理をおこなう方法をご紹介しましたが、やはり使える機能に制限がある場合や、有料版の利用を前提としている場合が多く、完全無料で思い通りの機能を使うことは難しいといえます。
企業として長期的に図面管理の効率化を図っていきたい場合は、有料のシステム導入も視野に検討をおすすめします。では、有料版の図面管理システムにはどのようなメリットがあるのでしょうか。詳しく解説していきます。
必要な情報をすぐに検索できる
従来の管理方法では、多くの場合、担当者の独自ルールに則ってファイル名を付けたりフォルダに分類されてきました。そのため、欲しい情報がどこに保管されているかがわからないこともあり、検索に時間と工数がかかる原因となります。図面管理システムは設計図面やCAD図面などのデータを一元管理でき、図面検索機能を活用することで必要なデータをすぐに見つけられます。
無料システムでもある程度の検索機能はあるかもしれませんが、有料版ではその検索機能もグレードアップしており、あいまい検索や検索条件の細かい指定まで可能になります。
どこでも情報共有できる
他拠点を保有する企業では、拠点ごとに保管されていた図面データは全社共有される機会がほとんどない場合が多くあります。図面管理システムは他拠点での図面ファイルやCADデータを一元管理できるため、どこからでも他拠点の図面ファイルを閲覧・検索が可能になり知識やノウハウを得られます。図面管理業務効率化や企業のベースアップにも貢献することでしょう。
誰でも使いやすく管理の属人化を防ぐ
図面管理システムは担当者以外が見ても使いやすいように設定されているため、検索や登録、データ管理に手間がかかりません。また、システムで図面情報の編集履歴管理やバージョン管理も可能で、属人的な管理から脱却できます。
セキュリティ対策ができる
他部門や拠点のデータにもアクセスすることができますが、なかには機密データが含まれている場合もあります。こうした情報に誰でもアクセスできてしまうと、情報漏えいのリスクも高まります。そのような事態を防ぐため、図面管理システムにはアクセス制限やユーザーの操作履歴を管理できる機能が搭載されており、セキュリティ面も安心でしょう。
また、以下の記事では図面管理システムの機能について詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。
図面管理システムを導入する前に注意すること
では、実際に図面管理システムを導入する際に気を付けておくポイントについてご紹介します。
自社の課題と目的を明確にする
まずは、図面管理に関する自社の課題と目的を明確にしましょう。ここがきちんと把握されていないと、自社に最適なシステムを選定することは難しくなります。また、導入目的がはっきりしていなければ、実際にシステムを利用する現場社員にも理解を得られず、活用されなくなる可能性もあります。導入前に明確な課題把握と目的設定をしておきましょう。
必要な機能を整理する
図面管理システムには多くの機能が搭載されているため、なかには自社で使わないような機能があるかもしれません。一般的に多機能であればあるほど製品価格は高くなる傾向にあります。そのため、自社にとって必要な機能を整理しておくことが重要です。
また、図面管理に活用できる文書管理システムも存在します。図面データ以外にも自社の文書管理の最適化を図りたい場合は、文書管理システムも製品比較の対象とするとよいでしょう。以下の記事では文書管理システムについて詳しく解説しているので、興味がある方はあわせてご覧ください。
図面管理システムで業務を効率化させよう
ご紹介したように、無料で図面管理をおこなうことは可能です。しかし、機能制限などで思うように利用できないこともあるかもしれません。
繰り返しになりますが、長期的な利用を考えている場合は、有料システムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。導入時に注意すべきポイントを参考に、自社に最適な製品を選定してみてください。
