図面管理を無料で行う方法は？有料版システムのメリットも！

無料で図面管理をおこなう方法とは？

図面管理を無料でおこなうには、以下のような方法があります。

無料システムを導入する

ひとつは、無料システムを利用する方法です。最近では、CADの作成や保管、閲覧を無料でおこなえるシステムが数多く登場しています。PCだけでなく、モバイルデバイスにも対応しているシステムもありますので、手軽に利用したい場合は適しているかもしれません。

しかし無料システムは利用できる機能に制限が多く、本来使いたい機能は有料版へのアップグレードが必要な場合があります。利用する際は、必要な機能が使えるかを確認するとよいでしょう。

無料トライアル付きのシステムを導入する

もう一つの方法は、無料トライアルの利用です。多くの場合、有料版の利用を前提にしていますが、トライアルを通して操作性や活用イメージを具体的にもつことができます。ゆくゆくは有料版のシステムを導入しようと考えている企業にとって適しているでしょう。

有料版のシステムのメリットとは？

無料で図面管理をおこなう方法をご紹介しましたが、やはり使える機能に制限がある場合や、有料版の利用を前提としている場合が多く、完全無料で思い通りの機能を使うことは難しいと言えます。

企業として長期的に図面管理の効率化を図っていきたい場合は、有料のシステム導入も視野に検討することをお勧めします。では、有料版にするとどのような点がメリットなのでしょうか。ここから詳しく解説していきます。

必要な情報をすぐに検索できる

従来の管理方法では、多くの場合、担当者の独自ルールに則ってファイル名を付けたりフォルダに分類されてきました。そのため、欲しい情報がどこに保管されているかがわからないこともあり、検索に時間と工数がかかる原因となります。図面管理システムの検索機能を活用することで、必要なデータをすぐに見つけることができるのです。

無料システムでも、ある程度の検索機能はあるかもしれませんが、有料版ではその検索機能もグレードアップしており、あいまい検索や検索条件の細かい指定まですることができます。

どこでも情報共有できる

他拠点を保有する企業では、拠点ごとに保管されていた図面データは全社共有される機会がほとんどない場合が多くあります。図面管理システムは他拠点でのデータを一元管理することができるため、どこからでも他拠点の知識やノウハウを閲覧・検索することができます。業務の効率化や企業のベースアップにも貢献することでしょう。

誰でも使いやすく管理の属人化を防ぐ

図面管理システムは、担当者以外が見ても使いやすいように設定されているため、検索や登録に手間がかかりません。属人的な管理から脱却することができます。

セキュリティ対策ができる

他部門や拠点のデータにもアクセスすることができますが、中には機密データが含まれている場合もあります。こうした情報に誰でもアクセスできてしまうと、情報漏洩のリスクも高まります。その事態を防ぐため、図面管理システムにはアクセス制限やユーザーの操作履歴を管理できる機能が搭載されており、セキュリティ面も安心です。

また下の記事で、図面管理システムの機能について詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

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図面管理システムを導入する前に注意することは？

では、実際に図面管理システムを導入する際に気を付けておくポイントについてご紹介します。

自社の課題と目的を明確にする

まずは、図面管理に関する自社の課題と目的を明確にしましょう。ここがきちんと把握されていないと、自社に最適なシステムを選定することは難しくなります。また、導入目的がはっきりしていなければ、実際にシステムを利用する現場社員にも理解を得られず、活用されなくなる可能性もあります。導入前に、しっかりと課題把握と目的設定をしておきましょう。

必要な機能を整理する

図面管理システムには、多くの機能が搭載されています。中には、自社で使わないような機能があるかもしれません。一般的に、多機能であればあるほど製品価格は高くなる傾向にあります。そのため、自社にとって必要な機能を整理しておくことが大切です。

図面管理システムで業務を効率化させよう！

ご紹介したように、無料で図面管理をおこなうことは可能です。しかし、機能制限などで思うように利用できないこともあるかもしれません。

繰り返しになりますが、長期的な利用を考えている場合は、ぜひ有料システムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。ぜひ、導入時に注意すべきポイントを参考に、自社に最適な製品を選定してみてください。