図面管理システムとは？文書管理・部品管理システムとの違いも解説！

図面管理システムとは？

図面管理システムとは、図面や関連する技術資料などを、PCで一元管理するシステムです。紙で保管している図面も、CAD図面等にデータ化して管理・運用することができます。

図面管理システムを活用すると、図面の検索効率が向上する、図面紛失の防止ができる、保管スペースを無駄に多くとる必要がなくなるなどのメリットがいくつかあります。

また、各メリットを実現する図面管理システムの機能については、以下の記事で解説しています。図面管理の課題を知る前に、機能を一通り理解しておきたいという方は、ぜひ参考にしてみてください。

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このように多くの機能やメリットがあるとはいえ、紙で保存しているが問題はないという企業や、図面をデータ化しているが図面管理システムを使わなくても支障はないという企業もあるかと思います。しかし、下のような課題がある企業も多いのではないでしょうか？

従来の図面管理における課題とは？

そこでここからは、従来の図面管理におけるよくある課題をご紹介します。

同じ図面を何枚も作成してしまう

すでにある図面なのに、同じものをまた製図してしまった、というミスはありませんか？図面が１万枚を超えると、人の手で管理するには限界が出てきます。過去に作成した図面の管理がされていないと、二度手間になってしまうだけでなく、管理スペースを多くとってしまします。

外注先に間違った図面を渡していた

図面の管理が徹底されないと、どの図面がどの外注先のものなのか、わからなくなってしまいます。どの図面を納品したかの履歴が明確にされていないと、間違った図面情報を利用してしまうため、こういったミスが起こります。

最新図面がどれかわからなくなる

図面の変更が頻繁に発生する製品を製造している企業では、最新図面が更新される頻度が高くなります。どの図面が最新のものなのか、わからなくなってしまい、間違った図面をもとに製造してしまう、というミスが起こります。

ほしい図面の検索に時間がかかる

PCで図面データを管理しているが、結局PCの中のどのフォルダ、ファイルに必要図面データがあるのか把握しきれず、検索に時間がかかってしまう、という問題があります。時間がかかった上に見つからないという場合もあり、業務に支障が出て生産性が低下します。

部門ごとに情報共有ができない

設計、開発など部門ごとに図面情報を持っているが、お互いの情報を共有していないため、情報を入手するのに手間がかかるという問題があります。

図面管理システム活用のメリットとは？

図面管理システムを活用することで、上で述べたような課題を解決できます。ここからは、具体的にどのように解決できるのかについて紹介します。

図面の体系的な管理ができる

製品の体系にしたがって、図面も体系的に管理することができます。バラバラに散らばっていた図面データをわかりやすく整理し、管理することが可能です。この体系的な管理により、同じ製図作成を防止できるのはもちろん、外注先に誤った図面を渡すということもなくなります。

キーワード検索やカテゴリ検索ができる

必要な図面データが見つからない！という課題を解決するため、キーワードやカテゴリでの検索が可能です。キーワードで検索すると該当図面データが表示されます。また、キーワードが思いつかない場合でも、カテゴリから遡って検索することができるので、必要な情報を効率よく見つけることができます。

この便利な検索機能と、先ほど紹介した管理機能を組み合わせることで、欲しい図面がどれかわからない、最終的な図面を見落としてしまうということもなくなるのです。

部門を横断した図面情報の共有ができる

せっかく何時間も費やして作成した図面を、一つの部門にとどめてしまっているということはありませんか？実は、図面管理システムを利用すると、部門を横断して図面の共有ができるので、他部門の図面データに簡単にアクセスすることができます。この共有機能により、全社的なナレッジ共有ができることは言うまでもありませんね。

また以下の記事では、図面管理システムのメリットについて、より詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

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文書管理システム・部品管理システム（BOM）との違い

図面管理システムと似たようなシステムに、文書管理システムと部品管理システム（BOM）があります。ここからは、各システムにおける違いを、簡単に説明していきます。

文書管理システムとの違いはデータの対象範囲

文書管理システムも、データの検索・共有などができますが、文書管理システムが主に文書を管理するのに対して、図面管理システムはより図面に特化した仕組みを持つのです。また、図面管理システムには、製造業に特化し、製品のライフサイクルに関わる多種多様な図面データを一元管理することができるものもあります。

部品管理システム（BOM）との違いは利用目的

図面管理システムの対象は、CADなどの図面です。図面の履歴を管理して間違った情報を利用しないようにする、という目的があります。一方、部品管理システム（BOM）の対象は、品目情報や構成情報となっています。つまり、部品の手配のもととなる情報を管理する、という目的に違いがあるのです。

自社の規模・課題に適したシステムを活用しよう！

小規模な企業でも、図面が１万枚を超えると管理コストがかかりミスも増えます。図面を扱う製造業には、図面管理システムの活用がオススメです。

また、図面管理システムといっても、シンプルに図面を管理するだけのシステムであったり、PLM（製品のライフサイクルに関わるすべての情報を管理するシステム）という大規模なシステムのオプションとして付随しているものであったりと、種類は様々です。つまり規模に合わせた選定をする必要があるということです。

導入を考えている場合は、まず自社に必要な機能が何かを洗い出し、製品の比較や資料請求をすることをおすすめします。