図面管理で非効率になるポイント
まずは、現状の図面管理ではどのようなポイントが非効率になっているのか見ていきましょう。
図面の検索
図面を適切に管理できていないと、目的の図面を見つけるのに時間がかかってしまいます。
たとえば、担当者によって図面の保管場所が異なったり、ファイル名が異なったりすることで検索が困難になります。図面の数が１万を超えるようになると、人手による管理には無理が出てきます。
さらに、検索が上手くできないことで、同じ図面を作成したり、最新の図面がどれなのか分からなくなったりします。このような状態になれば業務効率は低下し、時間を浪費してしまうでしょう。
図面の共有
図面は、現場や営業担当者、資材部門などさまざまな部署で共有するのが一般的です。設計・開発部門が図面を作成・管理し、製造現場で利用することが多いですが、図面共有が上手くいかなければ業務全体に影響が出るでしょう。
図面を作成者以外が閲覧するとき、作成者がその参照要求に対応します。特に中小企業では人材が不足しており、対応が遅くなってしまうケースが多いです。
営業部門などからの参照要求に時間がかかれば、見積り作業が遅れてしまい営業機会を逃す可能性があるでしょう。
図面管理を効率化する方法
図面管理を効率化するために、まずは図面管理のルールを作り、全社で共有する必要があります。そして、ルールに基づき、管理対象の図面を管理します。
では、どのようなルールを作れば効率化できるのか見ていきましょう。
ファイルの命名方法を統一する
エクセルなどを利用して図面管理する場合、ファイルの命名規則を作ることで、検索しやすくなります。
必要な図面を探すとき、図面の種類、図面名、バージョン、更新日などで検索するでしょう。つまり、ファイル名に検索キーワードが含まれていれば、検索時間を短縮できます。
しかし、ルールが統一されていない環境下では、ファイル名にそのような検索キーワードを含めずに保存する場合があります。そこで、社内でファイルの命名方法を統一しましょう。ファイル名の入力規則を統一していれば、検索効率が上がります。
たとえばファイル名は「図面の種類_図面名_バージョン_更新日」などとすれば、膨大な量の図面からある程度絞り込めます。企業によって図面の量や案件の種類は異なるため、自社に最適なルールを設定して運用を改善してください。
フォルダを図面の属性ごとに整備する
１つのフォルダに数万件の図面が保管されていれば、検索をかけてもヒット数が多く、見つけるのに時間がかかります。
また、フォルダをいくつか分けていたとしても、どのフォルダにどの図面を保存するのか不明瞭であれば意味がありません。図面作成者が勝手にフォルダを作成して保存するケースも多いです。こうなれば、より管理は煩雑化するでしょう。
ファイルの命名ルールを決めるだけでなく、保存フォルダのルールを決定することが大切です。図面を属性で分け、属性ごとにフォルダを作成してください。
図面作成者は、該当する属性フォルダに図面を保存します。もし、既存の属性に合致しない図面が出てきた場合は、管理部門に問い合わせられるようにしておくと良いでしょう。
図面の更新履歴を保存する
図面は１度作成すれば完了というわけではなく、クライアントの要望によって内容が変更になることがあります。適切に管理していないと、図面が更新されているにも関わらず、古いバージョンの図面で製造を進めてしまうといったミスが発生しやすいです。
また、手元にあるファイルが最新版なのか、確認に時間がかかることもあるでしょう。ファイル名に更新日を記入すれば、最新の図面に更新されているか簡単に確認できます。
共有手順をルール化する
前述のとおり、図面はさまざまな部署で共有されます。
従来は、図面を印刷したりメールで送信したりしていました。しかし、このような方法で共有していると同じ図面を何回も印刷してしまう可能性や、最新版のデータを誰が持っているか把握できない恐れがあります。
そこで共有する手順を統一化することで、業務の無駄を削減できるでしょう。たとえば、部署間で共有できるファイルサーバを使えば、メールなどを使わずにデータにアクセスできます。また、権限を付与すればアクセスの制御も可能です。
図面管理システムの導入メリット
図面管理を効率化するために、前述の方法を１つずつ実施するとかえって手間がかかるケースがあります。そこで、図面管理システムの導入がおすすめです。
図面管理システムは必要な図面を素早く検索する機能が搭載されています。キーワードを入力して検索することはもちろん、体系的に管理されているためカテゴリーから探すことも容易です。
ほかにも、システムを介して部署間で図面データを共有できます。物理的な距離が離れている拠点同士での図面共有もスムーズです。また、図面だけでなく社内各地に散らばっていたノウハウなども、全社で一元管理できるでしょう。
図面管理システムの導入で図面データ共有や検索の効率化を！
従来の図面管理の手法では、図面の検索に時間がかかったり情報共有に手間取ったりしていました。効率化を実施する場合は以下のルールを決めることが有効です。
- ■ファイルの命名方法の統一化
- ■属性ごとのフォルダ管理
- ■更新履歴の保存
- ■共有手順のルール化
しかし、ルールを整備し運用するのは手間がかかるため、検索と図面データの共有機能に優れた図面管理システムの導入もおすすめです。導入を検討してみましょう。
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