文書保管サービスの選び方を解説！管理・セキュリティ体制が重要

2023年01月17日最終更新

文書保管の製品一覧

文書保管サービスの導入を検討しているものの、選び方がよく分からず困っていませんか。種類が豊富なため、ポイントを押さえていないと効率的に選定するのは難しいでしょう。

この記事では、文書保管サービスの選び方について詳しく解説します。自社に合う文書保管サービスを見極める際の参考にしてください。

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文書保管サービスの選び方

文書保管サービスとは、契約書など一定期間保存する必要のある文書を保管するサービスのことです。ただ保管するだけでなく、依頼者の求めに応じて必要な文書を検索したり、不要になった文書を削除したりしてくれるところもあります。ベンダーによって特徴やサービス内容が異なるので、選び方のポイントを見ていきましょう。

１．セキュリティ対策

文書保管サービスは、機密文書を多く取り扱うため、高度なセキュリティ対策が重要になります。サービスによってセキュリティ対策のやり方が異なるため、事前によく確認しておきましょう。

文書保管サービスのセキュリティ対策は、物理セキュリティと情報セキュリティの２つに分けられます。それぞれチェックしておきたいポイントについて説明します。

施設や車両の管理体制

物理セキュリティでチェックしたいのが、施設や車両の管理体制です。

施設のセキュリティとしては、入退室管理によって保管エリアへの入室人数を制限したり、監視カメラや生体認証システムを設置して別人が入室したりしないようにする機能があります。災害の発生に備えて、火災や洪水で文書が消失しないような設計になっているかも重要です。

車両のセキュリティとしては、高い機密性とセキュリティを誇る「完全密封車」などがあります。完全密封車はすべての車両にGPS機能が搭載されているため、今どこに文書が保管されているのかすぐに確認できます。災害発生時に重要な文書を移動させたいときにもおすすめです。

情報の取り扱いやスタッフの教育体制

情報セキュリティとしては、情報の取り扱いやスタッフの教育体制をチェックしましょう。

情報の取り扱いに関しては、高い情報管理システムであることを保証する「ISO27001」や、個人情報を安全に保管していることを証明する「プライバシーマーク」などのセキュリティ規格を取得しているかを見ます。また、役職ごとに文書へのアクセス権限を設定するなど、外部流出や内部不正を防止するリスク管理機能が充実しているかも確認しましょう。

スタッフの教育体制としては、企業内でしっかりとPDCAサイクルをまわして、情報セキュリティ管理に関する知識と経験を育んでいるかを見ます。それぞれのスタッフが高いセキュリティ意識を持っているかを確認しましょう。

２．災害対策や保管環境

文書の保管場所周辺で災害が発生する可能性もゼロではありません。そのため文書保管サービスを選ぶ際は、災害の被害を受けない土地に保管エリアが設定されているのかを確認しましょう。

火災や洪水などの災害被害にあっても、文書が消失しない対策をしているかも重要です。施設が免震・耐震構造になっているか、しっかりとした温湿度管理がされているかといったことも確認しましょう。

３．サービスの専門性

文書保管サービスを主事業としているかも重要です。倉庫会社が余ったスペースを文書保管サービスとして有効活用している場合など、文書保管サービスを副業として提供しているところもあります。この場合は文書の保管・管理業務を外注していることも多く、サービスの質やセキュリティ性能が低くなります。依頼先の企業が第三者企業に業務を再委託していると、文書がどのように保管されているのか知ることさえ困難になるでしょう。重要な文書は、専門的なスキルと知識を持った企業に管理してもらいましょう。

４．入出庫依頼の方法や対応スピード

入出庫の方法や対応スピードはサービスによって異なるので、事前によく確認しておきましょう。専門の文書保管サービスであれば、Webシステム上で書類の検索や集配依頼ができます。書類の入出庫をシステム上で一括管理できるため、必要なときにすぐ目的の書類を入手することも可能です。文書保管業務に関する工数が少なくなるため、担当者の負担も軽減できます。

入出庫の依頼形式が電話・FAXしかないところは、以下のようなデメリットが発生するため避けた方が無難です。

●書類の保管状況を正確に把握できない
●必要な時に書類を入手できない
●依頼者を装った第三者に書類を盗まれる可能性がある
●入出庫の依頼に時間がかかり担当者の負担が増大する
●在庫管理表を保管するスペースが必要になる
●依頼側と管理側で在庫状況の不一致が起こる

５．機能性

自社の課題を明確にしたうえで、文書保管サービスにどのような機能が必要になるのかを決めましょう。例えば紙媒体を削減したい場合は、スキャナや他システムとの連携機能などが不可欠です。必要なときに目的の書類を入手したい場合は、完全一致検索やあいまい検索など、さまざまな検索パターンがあるものをおすすめします。

文書管理業務を効率化したい場合は、承認機能が充実していることが重要です。外出先で文書を閲覧・編集したい場合は、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末に対応しているかを確認しましょう。

６．サポート体制の充実度

文書保管サービスを選ぶ際は、サポート体制が充実しているかも確認しましょう。文書保管サービスを利用していると、操作方法やサービスに関する疑問が生じることもあります。

文書保管サービスのサポート内容としては、システム上で管理方法について適切なアドバイスをしてくれたり、専任のオペレーターのもと24時間体制で在庫管理できたりするものなどさまざまです。ほかにも、不要になった書類を溶解リサイクル処理で完全に抹消してくれるものなどもあります。自社の使用目的にあわせて必要なものを選んでください。