文書保管を効率的に行う方法
文書保管は人事や会計、法務などの重要書類を管理するため、明確なガイドラインを設けて運用する必要があります。会社内の重要文書を適切に管理することは、組織を守ったり企業活動を円滑化したりするうえでも非常に重要といえるでしょう。
文書保管を効率的に行うには、文書管理台帳を作成するとよいでしょう。文書管理台帳とは、文書の名前・所在・管理者・保管期間・保管方法などを記した紙シートやデータベースのことです。「ファイル基準表」や「ライフサイクルリスト」とも呼ばれています。
文書管理台帳を作る目的
文書管理台帳はどのような目的で作成されるのでしょうか。利用目的について詳しく解説します。
法令順守のため
文書管理台帳は、法定保存文書を管理するのに役立ちます。法定保存文書とは、法律によって一定期間の保管が義務付けられた文書のこと。種類によって、１年・３年・５年・７年・10年と保存期間が異なります。また、永続的に保管しなければならない文書も多いです。
文書管理台帳は文書ごとに保管期間が記載されているため、法令順守に役立つでしょう。
危機管理のため
事業活動を行っていると、大小さまざまなトラブルに巻き込まれるものです。その際に解決手段として特定の文書が必要になる場合があるため、文書管理台帳がないと目的の書類を用意できなくなる可能性もあるでしょう。
災害や事件など不測の事態が起こった場合でも、文書管理台帳があれば事実証明に必要な書類を迅速に見つけられます。裁判所から特定の書類を要求された場合にも、すぐに対応できるでしょう。
業務を効率化するため
文書管理台帳を設けることで必要な書類を探しやすくなり、業務が効率化します。既存の文書を適切に管理できるため、取り違えなどで古い情報や誤った情報を取得することもありません。また必要な書類をすぐに用意でき、正確なデータにもとづいた資料作成を簡単に行えます。
文書管理台帳がないと、文書を探すのに手間取ったり、データの再集計といった余計な業務が発生したりすることが多いです。
文書管理台帳の作成方法
文書管理台帳の重要性を理解したところで、具体的な作成方法について解説します。
１．記載する文書の絞り込みを行う
最初に既存の文書を「法定保存文書」「共有文書」「完了文書」に分類しましょう。共有文書とは、社内外での共有を前提とした文書のことです。業務マニュアルや各種提案書などが該当します。完了文書とは、すでに完成した文書のことです。メモ書きや執筆途中の文書は該当しません。
既存文書を分類したら、それぞれを以下の５段階の重要度に分けます。数値が小さいほど、文書としての重要度は高いといえるでしょう。
- １．バイタルレコード
- ２．法定保存文書の機密文書
- ３．法定保存文書の非機密文書
- ４．法定保存文書以外の機密文書
- ５．法定保存文書以外の非機密文書
バイタルレコードとは、会社運営や事業活動の根幹に関わるほど重要な書類のことです。重要度が一番高いため、最も厳しいセキュリティのもと管理する必要があります。
文書の絞り込みを行う際の最適な分類方法はケースバイケースです。文書の種類や数などに応じて決めましょう。
２．台帳の記入項目を確定させる
文書管理台帳に、以下の項目を記載します。
- ・文書の名前
- ・フォルダ名
- ・文書の分類
- ・文書の概要
- ・プライバシー情報の有無
- ・閲覧できる範囲
- ・作成部署
- ・作成者
- ・作成日
- ・管理担当部署
- ・保管期間
- ・保管期間満了日
- ・保管期間満了時の措置
- ・保管媒体
- ・保管場所
- ・備考
文書保管では、必要な書類をいつでも取り出せるように文書の所在を明確にしなければなりません。文書を移動したり廃棄したりしたときに台帳を更新する機能や、誰がどのようなことができるのか文書ごとに権限を明確にする機能も重要です。
そのため台帳の記入項目は、書類の見つけやすさや更新のしやすさなどを意識して決めるとよいでしょう。
３．台帳の形式を決める
文書管理台帳をどのような形式で作成するのか決めます。
一番簡単なのは紙に直接項目を記入し、種類別にファイリングする方法です。電子機器を利用しないため、PC操作に不慣れな従業員がいる企業や、保管する文書の数が少ない小規模事業者などにおすすめです。ただし文書の追加や更新、検索に時間がかかり、台帳を紛失すると所在がわからなくなるなどデメリットもあります。保管する文書の数が多い大企業ではあまり現実的な方法とはいえないでしょう。
文書管理台帳は、手書きのほかにどのような形式で作成できるのでしょうか。以下で詳しく解説します。
Excel・スプレッドシートの場合
Excelやスプレッドシートを使う場合は、各項目を表のように記入するのが一般的です。インターネットからテンプレートをダウンロードできるため、比較的簡単に文書管理台帳を作成できるでしょう。保管する文書の数が少ない場合におすすめです。またテンプレートの内容を変更して、自社用にカスタマイズできます。
デメリットとしては担当者の負担が大きくなる、誤入力が発生しやすい、文書の検索性能が低いといったことが挙げられます。
自社構築データベースの場合
自社でデータベースを構築する場合は、すべての文書をシステム上で一括管理します。したがって、必要な文書を簡単に社内共有できます。アクセス権限の設定により、文書の閲覧人数を制限することも可能です。文書を用途別でフォルダに分類できるため、より体系的に文書を管理できるでしょう。さまざまな条件や単語を使って検索できるため、必要な文書を探しやすいです。
ただし、適切に運用するにはシステムやサーバの組み込み・通信設定、構造や構成の決定などを行う必要があります。専門的な知識やスキルを持った人材を用意しないといけません。
外部ツールの場合
外部ツールの文書管理システムを利用すると、さまざまな形式の文書ファイルをシステム上で一括管理できます。カテゴリーやタグを使い、必要な文書を探しやすくすることも可能です。文書ごとにアクセス権限や保管期限、廃棄期限を自由に設定できるのも魅力でしょう。保管すべき文書の数が多い企業におすすめです。
ただし、文書管理台帳としての機能をメインに使いたい場合は、グループウェアなどのツールを導入して、自社の要件にあわせて設定を細かく調整する必要があります。
文書管理台帳の効率的な運用方法
文書管理台帳を効率的に運用するには、目的を明確にしたうえで最適なシステムを導入したり、情報管理体制を構築したりする必要があります。経営層に働きかけて、必要な予算をしっかり出してもらうことも大切です。文書管理におけるルールを策定して、持続的な運用体制を構築しましょう。
一度決めた運用ルールは簡単に変更できません。ルール変更が生じやすい部分については、別途文書化して社内共有しやすくすることをおすすめします。
管理台帳を作成し、文書保管を効率的に行おう
文書管理台帳は、法令順守や危機管理、業務効率化を目的として作成されます。文書保管業務の効率化に不可欠なので、必ず作成しましょう。文書管理台帳を作成する手順は以下のとおりです。
- １．記載する文書の絞り込みを行う
- ２．台帳の記入項目を確定させる
- ３．台帳の形式を決める
文書管理台帳を作成して、文書保管を効率的に行いましょう。
