「楽楽精算」の導入事例【ファーストキッチン株式会社様】

電子帳簿保存法の活用で、業務簡略化および内部統制強化をともに実現

導入企業

ファーストキッチン株式会社様

業種

飲食店　

従業員規模

　

事業内容

導入前の課題: 業務効率化と内部統制強化を目指して

導入後の結果: 経費精算業務にかかっていた時間が6分の1に！

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「楽楽精算」導入前の課題

業務効率化と内部統制強化を目指して

管理部安部様、倉持様

以前は本部スタッフ自ら会計システムのオプション機能で精算入力を個別で行っていました。定型フォーマットに申請内容を記入→紙の領収書を添付の上、上長に提出→上長承認がされた伝票を財務経理が確認・支払データ作成→銀行へ振り込み依頼、という流れでした。システムを使用していたとは言え、手作業の部分が発生しており、各種事前申請との照合に時間がかかっていました。
また、手作業で確認していたため見落としや間違いも発生する可能性があり、経費精算専用のシステムを導入することを模索しておりました。

「楽楽精算」導入後の結果

経費精算業務にかかっていた時間が6分の1に！

「楽楽精算」を導入したことで、都度行っていた「紙ベースでの申請・回覧・印鑑承認」が無くなり、各事前申請と様式及び承認も全てデータで管理できるようになったことで、業務効率化と内部統制の2点で改善効果がありました。

業務効率化の面では、申請内容との比較が容易になった事で財務経理業務の簡略化ができるようになりました。具体的には「楽楽精算」上で申請とチェック・承認が会社指定精算日よりも前に完了することが可能となりました。
内部統制の面では、未承認伝票や差戻し伝票に対する催促メール機能を使用する事で、漏れを無くすことができました。こちらは財務経理側での効果となりますが、「楽楽精算」で経費を透明化することにより、会社全体としても内部統制強化につながったと感じています。
「楽楽精算」の導入によって、これまで経費精算の3時間ほどかかっていた作業が30分に短縮されました。その他の副次的な効果として、クラウドシステムを全社的に利用することで、社員のITリテラシーの向上にも繋がったではないかと思っています。

また、電子帳簿保存法を活用したことでも効果がありました。以前は、申請する社員たちが領収書を見やすいよう順番に並べた上でホッチキス止めして提出していましたが、今は「楽楽精算」へ領収書等のデータをアップロードするだけです。アップロードしたデータは経費精算の際に事前の申請内容と直接紐付けることが可能なので、経費精算にかかるストレスは軽減され、未精算を無くすこともできました。

新しい事を始める時は必ず抵抗勢力が現れます。しかし、私たち財務経理部門が必要としていた機能や運用のし易さ、ランニングコスト等の条件が社内決裁を早め、その導入主旨や目的を明確にさせてくれるメリットや、他の社員を納得させる材料がそろっているのが、この『楽楽精算』だと思います。

「楽楽精算」

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株式会社ラクス

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6月16日(月) 更新
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