インターネットFAXと複合機の違い
インターネットFAXと複合機の主な違いは、FAXの送受信方法と、紙・機器を使うかどうかです。インターネットFAXはオンラインでデータを送受信するのに対し、複合機は電話回線と紙を使います。それぞれの違いを詳しく見ていきましょう。
送受信の方法とデータの扱いが異なる
インターネットFAXでは、受信したFAXがPDFなどの電子ファイルに変換され、メールや管理画面に届きます。送信時も、パソコンやスマートフォンからファイルを選び、相手のFAX番号を指定するだけです。相手側は従来のFAX機をそのまま利用できます。
一方、複合機やFAX専用機では、電話回線を通じて紙で送受信します。インターネットFAXなら、受信データの検索や共有、担当者への振り分けを行いやすく、紙の保管や受け渡しにかかる手間を減らせます。
必要な設備と運用コストが異なる
複合機を利用する場合は、本体の購入費やリース料に加え、電話回線、用紙、トナー、保守などの費用がかかります。紙詰まりへの対応や、受信した書類の仕分け・保管といった作業も必要です。
インターネットFAXは専用機やFAX回線を用意せずに始められ、月額料金と送受信枚数に応じた費用で利用するのが一般的です。ただし、送信枚数が多いと従量料金が増えるため、自社の利用量によっては複合機のほうが適する場合もあります。料金だけでなく、保管や共有にかかる手間も含めて比較しましょう。
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用途別に見るインターネットFAXの3タイプ
インターネットFAXは、日常的なFAXの送受信に使うものだけでなく、帳票の一括配信やFAXDMに特化したサービスもあります。自社で効率化したい業務にあわせて、適したタイプを選びましょう。
日常のFAX送受信を効率化するタイプ
普段の受発注書や問い合わせ書類などを、パソコンやスマートフォンで送受信するタイプです。受信したFAXはPDFなどの電子データとして保存されるため、社内での共有や検索、担当者への振り分けを効率化できます。
現在のFAX番号を継続して使えるかどうかは、サービスや導入方式によって異なります。番号変更を避けたい場合は、既存番号の引き継ぎや転送に対応しているかを確認しましょう。
請求書や注文書を一括配信するタイプ
基幹システムなどから出力した請求書、納品書、注文書を複数の取引先へまとめて送信するタイプです。取引先ごとにFAXやメールなどの送付方法を振り分けられるサービスもあり、経理や購買部門の定型業務を効率化できます。
選定時は、基幹システムとの連携可否や送信履歴、エラー時の通知機能を確認しましょう。誰にいつ送ったかを記録できれば、未着の問い合わせにも対応しやすくなります。
FAXDMを一斉配信するタイプ
商品やサービスの案内を、多数の企業へ一斉送信するFAXDM向けのタイプです。宛先リストを取り込んで配信できるほか、業種や地域などの条件から配信先を抽出できるサービスもあります。
一斉配信では、1枚あたりの送信料金に加え、配信予約や到達結果の確認、宛先リストの管理機能を比較しましょう。配信先の同意や関連法令にも配慮し、適切な運用を行う必要があります。
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後悔しないための比較ポイント
タイプの見当がついたら、次は個々の製品を並べて比べる段階です。カタログの機能一覧よりも、実際の運用でつまずきやすい3つの観点を先に確認することをおすすめします。
現在のFAX番号を引き継げるか確認する
最初に確かめたいのが番号の扱いです。取引先に案内済みのFAX番号をそのまま使えるサービスであれば、変更通知や名刺・帳票の刷り直しといった作業が丸ごと不要になります。既存番号の引き継ぎに対応しているかは、サービスによって明確に分かれる部分です。
新しく番号を取得する場合は、その番号の種別を確認してください。市外局番から始まる番号を発行できるサービスもあれば、050から始まる番号のみのサービスもあります。取引先によっては市外局番の番号でなければ登録できない社内ルールを持つ場合があり、事前の確認が安全です。
送受信枚数と超過料金が適しているか確認する
次に見るべきは通数の設計です。多くのサービスでは、月額料金に一定枚数までの送受信が含まれ、それを超えた分は1枚ごとの追加料金という形を採っています。この「含まれる枚数」と「超過時の単価」の組み合わせが、実際の月額を決めます。
そこで、直近3か月分の送信枚数と受信枚数を実測してから見積もりを比べてください。受信が多い企業と送信が多い企業では、最も安くなるサービスが入れ替わります。繁忙期に枚数が跳ね上がる業種では、ピーク月の枚数で試算しておくと想定外の請求を避けられます。
セキュリティと電子帳簿保存法に対応しているか確認する
FAXで受け取る書類には、注文情報や取引先の担当者名など、社外に出せない内容が含まれます。通信が暗号化されているか、データを保管するサーバーが国内にあるか、閲覧権限を部署や担当者ごとに分けられるかを確認してください。
加えて、請求書や注文書をFAXで受け取っている場合は、電子帳簿保存法の電子取引の保存要件が関わります。日付・金額・取引先で検索できる状態が求められるため、受信データの検索機能や保存期間の仕様を、法対応の観点からも見ておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でFAX配信の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
料金の目安と総コストの見方
インターネットFAXの料金は、使い方によって桁が変わります。ここでは少量利用と法人利用に分けて水準を示し、複合機から乗り換える際の差額の考え方を説明します。
少量利用と法人利用で変わる料金水準
個人事業主や少人数の事務所が月に数十枚をやり取りする程度であれば、月額数百円から二千円前後、送信は1枚あたり十円前後という水準が目安です。初期費用が無料または千円未満に抑えられているサービスも多くあります。
一方、法人が受信の電子化を目的に導入する場合は、受信トレイ数やアダプタ数に応じた月額制となり、費用の水準は上がります。ただし何枚受信しても追加料金が発生しない設計であれば、枚数の変動に左右されずに予算を組めます。一斉配信では1枚あたり数円という単価が基準です。
複合機からの乗り換えで見るべき差額
乗り換えを検討するときは、月額料金だけを見比べても判断を誤ります。現在かかっているFAX用の電話回線基本料、複合機のリース料と保守料、用紙とトナーの実費を合計し、そこから乗り換え後に残る費用を引いた金額が、本当の差額です。
さらに、紙の仕分けや保管、過去分の検索に費やしている時間も金額に換算してみてください。1日30分の作業が消えるだけでも、年間では相当な工数になります。費用だけで並べると見えない効果が、この換算で初めて比較の土俵に乗ります。
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インターネットFAX導入前の注意点
インターネットFAXは手軽に導入できますが、送信エラーへの対応や料金条件、既存システムとの連携を事前に確認しておく必要があります。運用開始後のトラブルを防ぐため、主な注意点を押さえておきましょう。
送信エラーの原因と通知方法を確認する
インターネットFAXでは、相手先の回線が話し中である、FAX機が用紙切れになっているといった理由に加え、原稿のファイル形式や容量、解像度によって送信に失敗する場合があります。日常的に扱うPDFやWordなどのファイルに対応しているかを確認しましょう。
あわせて、送信失敗時の自動再送やメール通知、管理画面でのステータス確認に対応しているかも重要です。注文書や発注書など、未着によって業務に影響が出る書類を扱う場合は、エラーを早期に把握できる仕組みが欠かせません。
無料で利用できる条件と追加料金を確認する
無料で使えるインターネットFAXでも、受信のみ無料、月間の利用枚数に上限があるなど、条件が設定されている場合があります。無料枠を超えた際の送受信単価や、番号の発行料、データの保存期間も確認してください。
業務利用を想定する場合は、通常月だけでなく繁忙期の送受信枚数でも料金を試算しましょう。無料トライアルがある場合は、実際の書類や利用量で操作性と費用を確かめると、導入後の想定外を減らせます。
基幹システムと連携できるか確認する
販売管理システムや請求管理システムから帳票を自動送信したい場合は、API連携やファイル連携に対応しているかを確認しましょう。連携できないサービスでは、帳票を毎回手作業でアップロードする必要があり、十分な業務効率化につながらない可能性があります。
自社で利用しているシステムとの連携実績や、連携に追加費用・開発作業が必要かどうかも確認しておくことが大切です。
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用途別に検討したいインターネットFAXサービス
ここまで整理した3つのタイプに沿って、代表的なサービスを紹介します。自社の用途に近いものから資料を取り寄せて比べてみてください。
FNX e-受信FAXサービス
- 現在ご利用いただいているFAX番号をそのまま使える！
- 何枚受信しても追加課金0円！
- 設置は簡単！すぐに始められるクラウド型！
株式会社ネクスウェイが提供する「FNX e-受信FAXサービス」は、現在使用しているFAX番号を変えずに、受信したFAXをWeb上で閲覧・管理できるクラウドサービスです。既存のFAX機に専用アダプタを取り付けるだけで利用できるため、取引先への番号変更の案内は必要ありません。受信したFAXはPDFとしてクラウド上に保存され、外出先からの確認や返信にも対応します。受信枚数が増えても追加料金が発生しないため、FAXの受信量が多い企業にも適しています。
@Tovas
- サーバ、専用回線は不要 最小コストでスピーディーに利用開始
- お客様のご利用中のシステムとシームレスに連携
- Web上の管理画面から送信状況を確認
コクヨ株式会社が提供する「@Tovas」は、請求書や納品書、注文書などの帳票を、FAX・ファイル送信・郵送で届けられるクラウド型の帳票配信サービスです。TIFFやPDF形式の帳票を相手先のFAXへ直接送信でき、FAXサーバーや専用回線を用意する必要がありません。基幹システムや業務アプリケーションとの連携により、帳票送信の自動化にも対応します。「誰が、いつ、誰に、何を送ったか」を記録・証明する情報トレーサビリティも備えています。
valueFax
- 初期費用無料！1枚あたり約2.3円(税込2.5円)～の低価格を実現
- 無料で使用できる豊富なリスト数は毎日更新され常に最新の状態
- FAX専用回線は不要！大量一斉配信が可能！
株式会社Valueが提供する「valueFAX」は、法人向けのFAXDMを大量に一斉配信できるクラウドサービスです。設備や専用ソフトを用意せず、ブラウザ上の簡単な操作で配信できます。約450万件の企業リストを保有し、業種や市区町村などの条件から配信先を選定できる点が特徴です。初期費用と基本料金、FAXリストの利用料は無料で、1枚あたり税込2.5円から利用できます。FAXを活用して新規顧客を開拓したい企業に適しています。
eFAX （j2 Global Japan 有限会社）
- スマホ・PCからいつでもどこでもFAX送受信可能。
- 47都道府県の市外局番からFAX番号を選択可能。
- 月150枚まで送受信無料枠がありコストを抑えられる。
BizFAXスマートキャスト （NTTドコモビジネス株式会社）
- メールから直接FAX送信でき、簡単に導入可能。
- 大量同報送信・受信に対応し、業務効率を向上。
- 24時間365日サポート、設備冗長化クラウド基盤で安心運用。
秒速FAX （株式会社Karigo）
- ISO27001認証の強固なセキュリティ
- ブラウザ・メールから簡単FAX送信。
- アカウント開設後、60秒でFAX送信完了
まとめ
インターネットFAXのおすすめは、用途によって答えが変わります。受信をデータ化したいなら既存番号を引き継げるタイプ、帳票を送りたいならFAX・メール・郵送を振り分けられるタイプ、新規開拓なら一斉配信タイプが軸です。そのうえで、番号の引き継ぎ可否、含まれる通数と超過単価、セキュリティと電子帳簿保存法への対応という3点を比べてください。直近3か月の送受信枚数を実測してから見積もりを取ると、判断を誤りにくくなります。
