FAX配信サービスの連携性が重要視される理由
FAX配信サービスを単独のツールとして使うと、送信先情報の入力や更新を手作業で行う場面が増えます。既存システムと連携できれば、情報の二重管理を防ぎ、業務全体の負担を軽減できます。
単独運用における入力作業の負担
FAX配信サービスを他システムと切り離して運用すると、送信先の追加や変更のたびに手入力が発生します。担当者が複数のシステムを行き来して情報を転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスにもつながりやすくなります。
例えば、顧客情報を別の顧客管理システムで更新しても、FAX配信サービス側には自動で反映されません。結果として、古い送信先情報を使い続けてしまう場合があり、送信漏れや誤送信の一因になる可能性があります。
連携によって期待できる業務効率化
既存システムとFAX配信サービスを連携させると、送信先情報や履歴の管理を一元化しやすくなります。担当者の作業工数を減らせるほか、部署間での情報共有もスムーズになりやすい点が特徴です。
また、連携の仕組みが整っていれば、配信結果を他システムの記録として自動的に残すことも可能になります。手作業での転記が減ることで、記録の抜けや不整合が起こる可能性を抑えられます。
CRMや顧客管理システムと連携する際のポイント
CRMや顧客管理システムと連携できるFAX配信サービスを選ぶ際は、対応可能なシステムの範囲と、連携の設定にかかる手間を確認しておくことが重要です。ここでは具体的な確認観点を紹介します。
CRMと連携して送信先を自動反映する仕組み
CRMと連携できるFAX配信サービスでは、CRM側で登録した企業情報や担当者情報を送信先リストとして取り込める場合があります。営業部門が管理する顧客情報をそのまま活用できるため、リストの作成作業を減らせる可能性があります。
連携方式は製品によって異なり、専用の連携機能を備えているものや、外部連携ツールを介して接続するものがあります。導入前に、自社で利用しているCRMに対応しているか、公式サイトや資料で確認しておく必要があります。
顧客管理システムとのデータ整合性を保つ工夫
顧客管理システムと連携できるFAX配信サービスを使う場合、双方のデータ項目の対応関係を事前に整理しておくと、連携後の情報のずれを防ぎやすくなります。項目名や入力形式が異なると、反映漏れが発生する場合があります。
また、連携のタイミングをリアルタイムにするか、定期的な同期にするかによっても運用は変わります。更新頻度が高い顧客情報を扱う場合は、同期間隔についても事前に確認しておくとよいでしょう。
会計システムやメール配信サービスとの連携方法
FAX配信サービスは、CRM以外にも会計システムやメール配信サービスと連携できる場合があります。それぞれの連携によって、どのような業務が効率化しやすいのかを見ていきます。
会計システムと連携して請求管理を効率化する方法
会計システムと連携できるFAX配信サービスでは、請求書や見積書などの帳票をFAXで自動送信できる場合があります。会計システム側で作成した帳票データを取り込み、送信先ごとにまとめて配信できると、経理担当者の作業を減らせる可能性があります。
連携の方法は、専用の接続機能を持つ場合と、CSVやAPIを介して間接的に接続する場合に分かれます。会計システムの種類によって対応状況が異なるため、導入前に自社の会計システムとの組み合わせを確認しておく必要があります。
メール配信サービスと組み合わせたマルチチャネル配信
メール配信サービスと連携できるFAX配信サービスを使うと、同じ配信先リストをもとにメールとFAXの両方で情報を届けられる場合があります。相手先の受信環境に応じて配信手段を使い分けられる点が特徴です。
例えば、メールが届きにくい相手先にはFAXで補完するといった運用も考えられます。両サービスの連携によって配信先リストを一本化できれば、リストの更新作業を重複させずに済む可能性があります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でFAX配信の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
CSV取込やAPI連携のしやすさを確認する方法
専用のシステム連携機能がない場合でも、CSV取込やAPI連携に対応していれば、幅広いシステムと組み合わせて利用できます。それぞれの確認ポイントを整理します。
CSVで配信先リストを取込む際の確認点
CSVで配信先を取込できるFAX配信サービスでは、Excelや他システムから出力したリストをそのまま取り込める場合があります。専用のシステム連携が用意されていない場合でも、CSV取込機能があれば運用の幅が広がります。
確認する際は、対応できる文字コードや列項目の形式、一度に取込める件数の目安をチェックしておくとよいでしょう。取込形式が自社のデータと合わない場合、事前の加工作業が必要になる場合があります。
API連携のしやすさを見極める観点
API連携がしやすいFAX配信サービスでは、送信処理や配信結果の取得を自社のシステムから直接呼び出せる場合があります。定型的な配信業務を自動化したい企業にとって、選定時の重要な観点の一つです。
API連携を検討する際は、利用できる機能の範囲や、開発時に参照できる仕様書の有無を確認しておく必要があります。また、社内にAPI連携を実装できる担当者がいるかどうかも、導入前に整理しておくとよいでしょう。
| 連携先の種類 | 連携で確認したいポイント |
|---|---|
| CRM・顧客管理システム | 登録済みの顧客情報を送信先リストとして取込できるか、データ項目の対応関係が整っているか |
| 会計システム | 請求書や見積書などの帳票データを取り込み、送信先ごとに自動配信できるか |
| メール配信サービス | 配信先リストを一本化し、メールとFAXを状況に応じて使い分けられるか |
| CSV取込 | 対応する文字コードや列項目の形式、一度に取込できる件数の目安 |
| API連携 | 利用できる機能の範囲、仕様書の有無、社内で実装できる担当者の有無 |
連携性の高いFAX配信サービスを選ぶ際の注意点
連携機能があることと、実際に自社の業務で使いやすいことは必ずしも一致しません。選定時には、接続実績やサポート体制も含めて確認することが大切です。
既存システムとの接続実績を確認する方法
FAX配信サービスを選ぶ際は、自社が利用しているシステムとの接続実績があるかどうかを、提供元に直接確認しておくと安心です。対応表に記載がない組み合わせでも、個別に接続できる場合があります。
接続実績の有無だけでなく、実際の設定作業にどの程度の期間がかかるかも確認しておくとよいでしょう。連携の設定を自社で行うのか、提供元のサポートを受けられるのかによって、導入までの期間は変わります。
導入後のサポート体制を確認するポイント
連携機能を導入した後も、システムの仕様変更などによって接続の見直しが必要になる場合があります。導入後の問い合わせ窓口やサポート内容を事前に確認しておくと、トラブル発生時にも落ち着いて対応しやすくなります。
サポート体制は製品によって異なり、電話やメールでの対応時間、追加費用の有無などに違いがあります。連携機能を継続的に使う前提であれば、長期的なサポート内容まで含めて比較しておくことが望ましいといえます。
システム連携・データ取込に対応したFAX配信サービス
ここでは、CRMや会計システムとの連携機能、またはCSV取込・API連携といった外部システムとつなげやすい仕組みを備えたFAX配信サービスを紹介します。自社の業務フローに組み込めるかどうかの参考にしてください。
FNX e-受信FAXサービス
- 現在ご利用いただいているFAX番号をそのまま使える！
- 何枚受信しても追加課金0円！
- 設置は簡単！すぐに始められるクラウド型！
株式会社ネクスウェイが提供する「FNX e-受信FAXサービス」は、受信したFAXをデータ化し、社内システムと連携させて活用できるFAX配信サービスです。受信FAXの内容をメールで受け取れる仕組みを備えており、担当者が拠点を問わず内容を確認できます。自動仕分けやステータス管理といった受信FAXの管理機能を備えており、基幹システムと連携させた運用がしやすい点が特徴です。ペーパーレス化を進めたい企業や、複数拠点でFAX業務を一元管理したい企業に向いています。なお、API連携には対応していないため、外部システムとの接続を検討する場合は他の連携方式を確認しておく必要があります。
valueFax
- 初期費用無料！1枚あたり約2.3円(税込2.5円)～の低価格を実現
- 無料で使用できる豊富なリスト数は毎日更新され常に最新の状態
- FAX専用回線は不要！大量一斉配信が可能！
株式会社Valueが提供する「valueFax」は、パソコンやスマートフォンからFAXの送受信を行えるクラウド型のFAX配信サービスです。CSVファイルによる送信先リストの取込に対応しており、大量の宛先へまとめて配信する業務の効率化を図れます。既存の顧客リストや取引先データをそのまま活用できるため、リストの再作成にかかる手間を抑えられる点が特徴です。管理画面上で送受信履歴を確認できるほか、複数人での利用体制にも対応しており、部署をまたいでFAX業務を一元管理したい企業に向いています。
FNX e-帳票FAXサービス
- 800社以上の導入実績！豊富なサービス利用実績
- 年中無休のサポート体制
- 堅牢なシステムと高水準のサービスレベル
株式会社ネクスウェイが提供する「FNX e-帳票FAXサービス」は、請求書や見積書などの帳票データをFAXで一括配信できるサービスです。基幹システムや会計システムから出力した帳票データを取り込み、送信先ごとに自動でFAX送信する運用に対応しており、経理・総務部門の定型業務を効率化しやすい点が特徴です。CSV形式でのデータ連携にも対応しており、既存システムとの接続方式について提供元に確認しながら導入を進められます。帳票発行業務が多い企業や、月次での大量配信が発生する企業に向いています。
@Tovas
- サーバ、専用回線は不要 最小コストでスピーディーに利用開始
- お客様のご利用中のシステムとシームレスに連携
- Web上の管理画面から送信状況を確認
コクヨ株式会社が提供する「@Tovas」は、FAXの送受信をクラウド上で一元管理できるFAX配信サービスです。送信先リストをCSV形式で取り込む機能を備えており、既存の顧客データや取引先データを活用した配信リストの作成がしやすくなっています。受信FAXはデータとして管理画面やメールで確認できるため、紙での保管に伴う手間を軽減できる点が特徴です。複数拠点や複数部署でFAX業務を運用している企業において、送受信状況を一元的に把握したい場合に選択肢となります。
BizFAXスマートキャスト （NTTドコモビジネス株式会社）
- メールから直接FAX送信でき、簡単に導入可能。
- 大量同報送信・受信に対応し、業務効率を向上。
- 24時間365日サポート、設備冗長化クラウド基盤で安心運用。
NetReal+ （NetReal株式会社）
- 約550万件の法人リストを無料で検索・利用可能
- FAXやDM、電話、メールなど多彩なアプローチ手段。
- 月額固定費なし、ポイント制で低予算から開始
jFax （j2 Global Japan 有限会社）
- FAX不要、メールで簡単送受信・外出先利用可
- 受信100ページ、送信50ページまで無料
- 東京03・大阪06・050の市外局番が使える
eFAX （j2 Global Japan 有限会社）
- スマホ・PCからいつでもどこでもFAX送受信可能。
- 47都道府県の市外局番からFAX番号を選択可能。
- 月150枚まで送受信無料枠がありコストを抑えられる。
Easyファクス （株式会社大塚商会）
- FAX文章を場所、時間問わず閲覧可能！
- 既存のワークフローを活かして、デジタルへの移行がスムーズに
- 紙媒体不要で文書の管理が容易
FAX配信サービスの連携性に関するFAQ
FAX配信サービスの連携性について、よくある質問に回答します。導入検討時の参考にしてください。
- Q1：CRMや顧客管理システムと連携できるFAX配信サービスはありますか。
- 製品によっては、CRMや顧客管理システムと連携し、登録済みの顧客情報を送信先リストとして活用できる場合があります。対応可能なシステムの範囲は製品ごとに異なるため、導入前に自社で利用しているシステムとの組み合わせを確認しておく必要があります。
- Q2：CSVで配信先を取込できるFAX配信サービスはありますか。
- 多くの製品でCSV取込に対応しています。ただし、対応する文字コードや列項目の形式は製品によって異なるため、自社のデータ形式に合わせて事前に確認しておくとスムーズです。
- Q3：API連携する際に注意すべき点は何ですか。
- 利用できる機能の範囲や仕様書の有無、社内に実装を担当できる人材がいるかを確認しておくことが重要です。API連携の対応状況は製品によって差があるため、事前に問い合わせておくと安心です。
- Q4：システム連携がうまくいかない場合、どのような原因が考えられますか。
- 連携がうまくいかない場合、FAX配信サービス側の設定不備、連携先システムの仕様変更、データ項目の不一致など、複数の要因が考えられます。単一の原因に絞らず、双方のシステムの設定を順に確認することが大切です。
まとめ
FAX配信サービスの連携性は、CRMや会計システムとの接続だけでなく、CSV取込やAPI連携の対応状況まで含めて確認することが大切です。自社が利用しているシステムとの相性や、導入後のサポート体制もあわせて比較し、業務に合った製品を選びましょう。
