クラウド会計とは？基本的な仕組み
クラウド会計とは、会計ソフトの機能をインターネット上のサーバーで提供し、ブラウザやアプリを通じて利用する形態を指します。ここではその基本的な仕組みと、従来のパソコンにデータを保存する方式との構造上の違いを確認します。
データをサーバー上で管理する
クラウド会計では、入力した取引データや帳簿の情報は自分のパソコンではなく、提供事業者が運用するサーバー上に保存されます。利用者はインターネットを通じてそのデータにアクセスし、閲覧や入力を行う仕組みです。
この方式では、パソコンが故障してもデータ自体は失われにくく、別の端末からログインすれば同じ帳簿を続けて操作できます。オフィスと自宅など複数の場所から同じデータを扱えることも特徴です。データのバックアップ体制は提供事業者ごとに異なるため、運用ルールを確認しておくと安心です。
ソフトウェアを常に最新の状態で使える
クラウド会計では、提供事業者側でプログラムの更新作業が行われるため、利用者が自分でソフトをインストールし直す手間がかかりません。税制改正や制度変更への対応もサーバー側の更新で反映されます。
例えば消費税率の変更やインボイス制度への対応など、法令に関わる変更があった場合も、事業者側の更新を通じて機能に反映される仕組みです。利用者は最新の機能を利用しやすくなります。
クラウド会計とインストール型ソフトの違い
会計ソフトには、パソコンにプログラムをインストールして使う従来型と、インターネット経由で利用するクラウド型があります。この章では両者の違いを、利用形態と費用面から整理します。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| データの保存場所 | クラウド会計は提供事業者のサーバー上、インストール型は自分のパソコン内に保存されます |
| 利用できる場所 | クラウド会計はインターネット環境があれば社外からもアクセスでき、インストール型は原則インストールした端末に限られます |
| 費用の支払い方 | クラウド会計は月額や年額の継続課金、インストール型は購入時の買い切りが中心です |
利用できる場所と端末が異なる
インストール型の会計ソフトは、ソフトをインストールしたパソコンでしか基本的に操作できません。一方クラウド会計は、インターネット環境とブラウザがあれば、社外や自宅からでもアクセスできる点が異なります。
複数の担当者が同時に別々の場所から入力する場合、クラウド会計であれば同じデータに対して並行して作業しやすくなります。テレワークを取り入れている企業でも運用しやすい形態といえます。出張が多い担当者にとっても、外出先から進捗を確認できる点は利点として挙げられます。
費用の支払い方が異なる
インストール型の会計ソフトは、購入時にまとまった費用を支払う買い切り型が中心です。対してクラウド会計は、月額や年額の利用料を継続して支払うサブスクリプション形式が一般的です。
クラウド会計を導入するメリット
クラウド会計には、日々の記帳作業や他システムとの連携を効率化できる可能性があります。ここでは代表的な利点として、金融機関口座との連携と、複数人での同時利用について取り上げます。
銀行口座やカードの明細と連携できる
クラウド会計の多くは、銀行口座やクレジットカードの利用明細をシステムに取り込む連携機能を備えています。明細データを基に仕訳の候補を自動で作成できる場合があり、入力の手間を軽減できる可能性があります。
連携できる金融機関の範囲や、自動で作成される仕訳の精度は製品によって異なります。取引内容によっては手動での確認や修正が必要になる場合もあります。連携できる金融機関の数や対応するカード会社は製品ごとに差があります。自社が利用している金融機関に対応しているかを事前に確認しておくとよいでしょう。
税理士や複数の担当者と同時に作業しやすい
クラウド会計はインターネット経由で同じデータにアクセスできます。そのため経理担当者と税理士が別々の場所から同じ帳簿を確認しながらやり取りしやすくなります。データの受け渡しにかかる手間を減らせる場合があります。
例えば決算時期に税理士がリアルタイムで帳簿を確認し、その場で質問や修正の依頼を行うといった運用も可能になります。権限設定によりアクセスできる範囲を分けられる製品もあります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でクラウド型会計ソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
クラウド会計を利用する際に注意したい点
クラウド会計は利便性がある一方で、通信環境への依存やセキュリティ面での配慮が必要な場合もあります。ここではインターネット環境の重要性と、情報管理における注意点を確認します。
インターネット環境がないと操作できない
クラウド会計はサーバー上のデータにアクセスして操作する仕組みのため、インターネットに接続できない環境では利用が難しくなります。通信が不安定な状況では、動作が遅くなる場合もあります。
移動中や通信環境が整っていない場所での作業が多い場合は、事前にオフライン時の対応方針を確認しておくとよいでしょう。一部の製品では簡易的な閲覧機能を用意している場合もあります。実際の業務環境で動作を確認しておくと、導入後の使い勝手を把握しやすくなります。
情報の管理方法を事前に確認する
クラウド会計では取引データや口座情報などを外部のサーバーに預ける形になるため、提供事業者がどのようにデータを管理しているかを事前に確認しておくことが重要です。
通信の暗号化やアクセス権限の設定、バックアップの体制などは製品によって異なります。契約前に利用規約やセキュリティに関する説明を確認しておくと、導入後の不安を減らせます。担当者ごとに閲覧や編集の権限を分けられる製品もあり、社内での情報管理の方針に合わせて設定を検討することも大切です。
クラウド会計の選び方
クラウド会計にはさまざまな製品があり、機能や対応範囲に違いがあります。自社の業務に合った製品を選ぶために、確認しておきたい観点を2つ紹介します。
必要な機能が揃っているか確認する
クラウド会計と一口にいっても、記帳や決算書作成のみに対応した製品もあれば、請求書発行や給与計算まで一体化した製品もあります。自社の業務範囲に必要な機能が含まれているかを確認しましょう。
例えば個人事業主であれば確定申告に必要な機能が中心となり、法人であれば消費税の複数税率対応や部門別の集計機能が求められる場合があります。事業の規模や形態に応じて必要な機能は変わります。必要な機能を洗い出したうえで比較すると、過不足のない製品を選びやすくなります。
既存の業務フローと連携できるか確認する
すでに利用している販売管理システムや勤怠管理システムがある場合、それらとクラウド会計が連携できるかどうかも選定における確認事項です。連携の有無で入力作業の量が変わる場合があります。
連携できる範囲は製品ごとに異なります。自社で使用しているシステムの名称を挙げて、対応可否を個別に確認しておくと選定時のずれを防ぎやすくなります。導入前に無料期間や体験プランを利用し、実際の操作感や連携の動作を確かめておくことも有効な進め方の一つです。
クラウド会計ソフトに関するFAQ
クラウド会計についてよく寄せられる質問をまとめました。導入を検討する際の参考にしてください。
- Q1：クラウド会計は無料で使えますか。
- 製品によっては無料プランや無料期間を用意している場合があります。ただし利用できる機能や取引件数に制限が設けられていることが多く、事業規模に応じて有料プランへの切り替えが必要になる場合があります。
- Q2：クラウド会計への移行にはどのくらいの期間がかかりますか。
- 移行にかかる期間はデータの量や連携する口座数、既存システムとの調整範囲によって異なります。決算期をまたがない時期を選んで移行を進める企業もあり、余裕を持ったスケジュールで進めることが望ましいといえます。
- Q3：インターネットが不安定な環境でも利用できますか。
- クラウド会計はサーバーとの通信を前提とした仕組みのため、通信が不安定な環境では操作に支障が出る場合があります。安定したインターネット環境を確保したうえでの利用が想定されています。
代表的なクラウド会計ソフトの特徴を比較
クラウド会計にはさまざまな製品があり、対応業務の範囲や連携機能に違いがあります。ここでは代表的な製品を取り上げ、それぞれの特徴を紹介します。
freee 会計
- 経営レポートを自動作成、リアルタイムな意思決定が可能に
- 経費精算やワークフローにも対応。転記や人的ミスを減らす
- 上場準備企業様にも最適な内部統制機能
フリー株式会社が提供する「freee 会計」は、日々の記帳から決算書の作成までをクラウド上で行える会計ソフトです。銀行口座やクレジットカードの明細を取り込み、内容に応じて仕訳の候補を自動で作成する機能を備えています。請求書発行や経費精算など周辺業務との連携機能も用意されており、個人事業主から法人まで幅広い事業規模で利用されています。税理士とデータを共有しながら作業を進められる仕組みもあり、決算時のやり取りを効率化したい場合に検討しやすい製品です。
マネーフォワードクラウド会計
- 自動入力・自動仕訳で会計業務がどんどんラクに
- 連携機能でデータ入力の手間を削減
- 経営状況をリアルタイムに見える化
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワードクラウド会計」は、金融機関口座の明細取り込みや仕訳の自動作成に対応したクラウド型の会計ソフトです。給与計算や請求書発行といった他のクラウドサービスと連携できる点が特徴で、経理業務全体を一つの環境でまとめて管理しやすくなっています。複数の担当者や税理士とデータを共有しながら作業を進められる機能もあり、部門をまたいだ運用にも対応しやすい製品です。
ジョブカン会計
- クラウドなのに驚きの速さ！自動集計で作業効率が大幅にアップ！
- 予算/実績管理機能で経営状況もリアルタイムで確認
- プロジェクトごとの収支管理で的確な経営判断をサポート！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン会計」は、日常の記帳作業をクラウド上で行える会計ソフトです。銀行口座やクレジットカードの取引データを取り込み、仕訳の入力を支援する機能を備えています。同社が提供する勤怠管理や経費精算などのシリーズ製品と連携できる点が特徴で、バックオフィス業務を横断して管理したい企業に向いています。担当者ごとにアクセス権限を設定できる仕組みも用意されています。
PCA Arch 財務経理
- 日々の業務をスムーズにする財務管理の効率化をサポート
- AIアシスタントが24時間365日、いつでも回答
- データ連携により銀行入出金に関する仕訳処理を大幅削減
ピー・シー・エー株式会社が提供する「PCA Arch 財務経理」は、クラウド環境で利用できる財務会計ソフトです。仕訳の入力や帳票の作成に加え、部門別や品目別といった多角的な集計に対応しており、法人の経理業務に必要な機能を備えています。同社が提供する給与や販売管理などの他システムとの連携も可能で、既存の業務フローに組み込みやすい点が特徴です。企業の規模や業種に応じた運用ができるよう設計されています。
まとめ
クラウド会計とは、インターネットを通じてサーバー上の会計ソフトを利用する仕組みで、複数拠点からのアクセスや金融機関口座との連携といった特徴があります。一方で通信環境への依存やセキュリティ管理など、導入前に確認すべき点もあります。自社の業務範囲や既存システムとの連携状況を踏まえ、必要な機能を備えた製品を選ぶことが重要です。
