帳簿をエクセルで作成する方法
エクセルで帳簿を作成する手順は以下のとおりです。
- １．レイアウトを作成し、項目を入力する
- ２．数式を入力する
- ３．各取引を入力する
ここでは、例として現金出納帳をエクセルで作成する手順を解説します。
１．レイアウトを作成し、項目を入力する
まずは、１行目のセルに以下の項目を打ち込みます。
- ●日付：現金の入出金が発生した日
- ●勘定科目：売上高や消耗品費など、取引の内容に関する大まかな分類
- ●摘要：入出金に関する詳細な内容
- ●入金：入金時の金額
- ●出金：出勤時の金額
- ●差引残高：入出金後の残高
入力後、各項目にあわせてセルの横幅を調整しましょう。特に摘要は入出金の詳細を入力するので、横幅を大きめにするのがおすすめです。項目部分のセルに着色したり罫線を引いたりするとより見やすくなります。
また、差引残高の最上部の欄には、帳簿作成開始時時点での現金残高である「期首残高」を記入します。
２．数式を入力する
差引残高が自動で算出できるよう、差引残高の列のセルに数式を入れます。差引残高は「＝差引残高＋入金－出金」の数式で求められます。図の場合、F3のセルに「=F2+D3-E3」と入力すれば、フォーマットの完成です。
３．各取引を入力する
各取引ごとに、すべての項目を入力します。なお、摘要には「ノート〇冊」「売上高」「お茶菓子」など、現金の流れを簡潔に記入してください。現金の動きを明確にするため、記入時は表現の統一を心がけましょう。
会計帳簿の無料テンプレート
インターネット上で配布されているテンプレートを活用すれば、テンプレートを必要に応じて自社の仕様に調整するだけですぐに帳簿を作れるため、エクセルで一から作成するより効率的です。ここからは、無料でダウンロード可能な会計帳簿に関するテンプレートを紹介します。
Office テンプレートの現金出納帳
Microsoft社では、現金出納帳や領収書管理表などの経理書類のテンプレートが用意されています。そのほか取引文書や勤務管理表など、ビジネスに役立つ多彩なテンプレートがダウンロードできます。
bizocean（ビズオーシャン）の帳簿テンプレート
現金出納帳や預金出納帳、総勘定元帳、売掛帳などの会計帳簿をはじめ、ビジネス文書やハガキなどのデザインテンプレートが３万点以上揃っています。パワーポイント、エクセル、ワードといった複数形式でのダウンロードが可能です。
マネーフォワード クラウド会計の帳票テンプレート集
伝票や仕訳帳、現金出納帳、総勘定元帳のほか、損益計算書、貸借対照表、決算報告書のテンプレートが一通り揃っています。エクセル、ワード形式でのダウンロードに対応しています。
エクセルで会計業務を行うメリット
会計業務にエクセルを用いるメリットとして、手軽に利用できる点やテンプレートを活用できる点があげられます。ここでは会計帳簿をエクセルで作成する利点について解説します。
- ■導入コストが抑えられる
- エクセルが標準搭載されているパソコンであれば無料で使用でき、専用のシステムを導入するより費用を抑えられます。
- ■比較的誰でも操作しやすい
- エクセルは多くの人が使い慣れたツールであるため、比較的抵抗なく作業できるでしょう。
- ■カスタマイズできる
- 表計算ソフトであるエクセルは、データ加工がしやすいのも特徴です。関数やマクロを活用すれば、企業独自のルールでの運用にも対応します。
エクセルで会計業務を行うデメリット
ここでは、会計業務にエクセルを用いることで考えられるデメリットを解説します。メリットばかりに気を取られず、エクセル利用時に気をつける点について知っておきましょう。
- ■人的ミスのリスクを排除できない
- エクセルは計算を自動化できますが、数字や計算式は従業員が手入力するため、ミスが起きる可能性はあります。また、誤操作によるセルやシートの削除も考えられます。そのほか、一つの帳簿に入力した内容を他の帳簿に反映させる際に、コピペ漏れや転記元の選択ミスなどもありえるでしょう。
- ■専門知識が必要
- 帳簿作成には、複式簿記の基礎知識が欠かせません。また、関連する法改正も頻繁に行われるため、エクセルだとその都度自力で修正する必要があります。
- ■属人化しやすい
- 計算式や法知識に長けた社員が会計業務を一手に引き受けている場合、退職により業務が滞るケースもあるようです。
会計ソフトを使用するメリット
個人事業主や小規模な企業であればエクセルでも十分かもしれません。しかし、ある程度規模の大きな企業や取引の多い事業所では、エクセルよりも会計ソフトの使用をおすすめします。ここでは、エクセルに比べて会計ソフトの導入がおすすめな理由を解説します。
専門知識が不要
会計ソフトは、エクセルと違って関数やマクロを必要としません。そのためエクセルでのデータ構築を苦手と感じる方や、パソコンでの作業が得意でないという方でも、クリックアンドドラッグなどで手軽に運用できるシステムが多く流通しています。
入力・計算ミスを防げる
会計ソフトは銀行口座との連携により仕訳を自動で作成したり、他帳簿への転記も自動化できたりします。エクセルと比べると関数の入力ミスや計算ミスなどが防げるでしょう。さらに、領収書をスマートフォンで撮影して読み込む機能を搭載した製品なら、数字の入力ミスも防げます。
業務効率化が叶う
会計ソフトの導入により人的ミスを大幅に減らせれば、入力チェックやミスのリカバリーに時間を割くことはなくなるでしょう。また、見積・納品・請求・債権管理といった一連の会計業務を一元化できるようになるため、証憑書類の管理や他部署への情報共有も効率化します。
会計処理が迅速に進められると、企業の財務状況がリアルタイムに把握でき、経営改善に役立てられるほか、経営判断の材料にもなるでしょう。
なお、すでにエクセルを使っていて今さらメインのシステムを変えたくないという場合でも、会計ソフトはエクセルのデータを取り込めるため、エクセルと会計ソフトの併用をおすすめします。例えば、現金出納帳はエクセルで行い、データを会計ソフトに取り込むといった運用ができます。エクセルの操作に慣れ、新しいソフトの操作に抵抗を感じる社員のハードルを下げられるでしょう。
以下の記事では会計ソフトのおすすめ製品を紹介しています。システム導入を検討している方は参考にしてください。
自社に適した運用方法で帳簿を作成しよう
エクセルは低コストで手軽に利用できますが、人的ミスを防ぎきれないため注意が必要です。会計ソフトの導入により、ミスの発生を抑止し、会計業務の効率化も可能なため、ぜひ資料請求や無料トライアルで導入を検討してはいかがでしょうか。会計ソフトとエクセルの併用もおすすめです。会計ソフトの導入を検討している方は、おすすめ製品の一括資料請求サービスも活用してください。
