出張管理システム（BTM）と経費精算システムの違い
経費精算システムは支払い処理の効率化に重きを置きます。一方でBTMは出張全体の最適化を目的とするため、予約から経費、承認まで含めた管理に強みがあります。それぞれの特性を理解することが重要です。
出張手配の有無による比較
経費精算システムでは、社員が立て替えた費用を処理・管理する仕組みが中心になります。交通手段や宿泊施設の予約機能は含まれていないことが多く、社員個人が手配する場合がほとんどです。
これに対して出張管理システムでは、航空券やホテルの予約を含めて一元管理できるのが大きな特徴です。手配業務を効率化し、担当者の負荷を軽減したい企業や、予約方法を統一したい組織には適しています。
コスト最適化の仕組みの違い
経費精算システムは支出後の正確な処理と申請管理に強みをもっています。領収書データの取り込みや不備チェックといった後処理が中心です。
一方、出張管理システムは出張前の段階で最適な料金や予約プランを提示するよう設計されています。コストのばらつきを抑え、適切な予算内で出張を実施しやすくなります。コスト削減と管理の透明性を両立したい企業にはBTMが向いています。
経費精算システムの詳細は、以下の記事で解説しています。基本機能や導入メリット、主要製品をまとめています。
出張管理システム（BTM）と交通予約ツールの違い
交通予約ツールは予約作業の簡略化に特化しています。それに対してBTMは、出張ルールの管理や申請承認プロセスまで含めた広い範囲をカバーします。管理の粒度に差があります。
ガバナンス管理機能の有無
交通予約ツールは、航空券・電車・ホテルなどの予約を手軽に行えることが主目的です。そのため、企業ごとの出張ルールや社内承認フローの管理には対応していないことが多くあります。
一方でBTMは、部署や役職に応じたルール設定に従い予約を誘導する機能を備えています。ガバナンスの強化を重視する企業では、こちらの仕組みの方が管理しやすいでしょう。
出張ルール遵守支援の違い
交通予約ツールの場合、利用者の裁量で予約内容が決まるため、社内ルールから外れた手配が発生するリスクがあります。対照的に出張管理システムは、事前申請や承認を組み込むことでルール外手配を抑えやすくなります。出張頻度が高い組織や、申請漏れ・ばらつきを防ぎたい企業にはBTMが有効な選択肢です。
出張管理システム（BTM）と勤怠管理システムの違い
勤怠管理システムは勤務時間や休暇、残業時間などの管理に特化しています。出張手配やコスト管理には基本的に対応しておらず、扱える情報の範囲が異なります。
出張日数把握の管理方法
勤怠管理システムは、出張を特別な勤務区分として記録することで出張日数や時間を把握可能です。ただし、どこへ・どの手段で移動したかといった出張の詳細までは管理対象になりません。
一方、出張管理システムでは、移動先や手段・日程まで含めて一括管理できます。複数拠点で事業展開していたり、社員の出張回数が多かったりする企業では、こうした可視化が役立ちやすいでしょう。
労務管理との連携範囲
勤怠管理システムは主に勤務時間の記録や休憩、残業の集計に適しています。出張管理システムは、出張手配・費用・移動日数などを含めた出張業務全体の把握に重視しています。そのため、労務管理と出張管理を別々に扱っていた企業では、両者を併用することで運用を統合しやすくなります。
以下の記事では、勤怠管理システムのおすすめ製品をはじめ、機能やメリット、料金相場などをまとめています。興味のある方はご覧ください。
出張管理システム（BTM）が選ばれる理由
BTM は出張の一連の流れを一元管理できるため、業務効率とガバナンス強化を両立したい企業に選ばれやすいのが特徴です。出張前や出張中、出張後のすべてを見える化できる点が高く評価されています。
出張全体を最適化する仕組み
出張管理システムは、出張手配、申請・承認、費用見通し、ルール管理を一つのプラットフォームで統合します。複数の工程が分断されていた企業では、入力や判断の重複が発生しがちです。
BTM を導入すると、これらのプロセスが整理され、担当者と社員双方にとって使いやすくなります。特に、出張頻度が高い企業や拠点が多い組織においては、効率化のメリットを実感しやすいでしょう。
データ活用と可視化の強み
出張管理システムでは、出張履歴や予約データを一元的に確認できます。これにより、出張の傾向やコスト構造を把握しやすくなり、経営層への報告や改善の判断材料になります。
特に年間の出張回数が多い企業では、データに基づいた運用見直しがしやすくなります。属人的な方法ではなく、客観的な視点で出張管理を改善したい企業に最適です。
以下の記事では出張管理システム(BTM)の価格や機能、サポート体制などを、具体的に比較して紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
まとめ
出張管理システムは、経費精算システムや交通予約ツール、勤怠管理システムと目的や対応範囲が異なります。出張の手配やルール管理、コストの可視化を一元化したい企業にはBTMが向いています。一方で支払い処理や勤怠管理に重点を置く場合は、専用ツールの活用が有効です。
自社の課題を整理し用途に応じた仕組みを選ぶことで、出張業務の効率化とコスト管理が進みやすくなります。まずは資料請求して、貴社に合ったシステムを比較検討してみてください。
