電話会議のやり方とは？何を準備すべき？効率的に進行するコツを紹介

電話会議のやり方

電話会議を導入するにはどうすれば良いのでしょうか。やり方を３ステップに分けて見ていきましょう。

１．必要なツールを全て書き出す

複数人が集まって電話会議を行うには電話会議装置が必要になります。これは通常の電話とは違い、一度に複数人の音声を集音する機器です。基本的には、これと電話会議サービスさえあれば電話会議は成立します。

このほか、状況に応じて必要になるツールには以下のものがあります。

電話回線

通話をするには電話回線が要りますが、すでに電話回線を利用している企業ならば改めて用意する必要はありません。また、スマホを始めとしたモバイル端末を使う場合も不要です。

電話機

専用の電話会議装置以外に、固定電話が必要な場合もあります。この点は電話会議装置の性質によって異なるため、製品選定段階でよく確認しましょう。

マイク・スピーカー

大人数で使う場合は、電話機や電話会議装置の性能を補助する目的でマイクやスピーカーが必要になることもあります。

２．ツールの見積もりとトライアルを経て導入する

必要なツールが分かったら、それらに要する費用を算出する必要があります。また、システム利用料や通話料金も把握しなければなりません。多くのベンダーは見積もりをしてくれるため、自社で電話会議を行う頻度や人数を踏まえて依頼しましょう。

また、導入した後でトラブルに見舞われたり、操作方法などで疑問が生じたりすることがあります。その際に速やかに解決を図れるよう、サポート体制も確認しましょう。24時間体制でサポートを受け付けているベンダーが理想的です。

一方、システムの使い心地を実際に確かめることも大切です。ベンダーによっては無料トライアル期間を設けている場合があるため、いくつかの製品を試してみましょう。

３．参加者に呼びかけて会議を始める

システムの導入を無事に終えたら、早速参加者を集めて会議を開きましょう。この際のやり方には主に以下の２種類があります。

ダイヤルイン方式

参加者が指定の番号に電話をかけ、会議に参加するやり方です。その番号に電話をかけると会議参加用パスワードの入力を求められます。主催者はあらかじめパスワードを参加者に周知しておきましょう。 ダイヤルイン方式では、基本的には参加者が電話料金を負担することになります。ただし、フリーダイヤル番号を使えば主催者側が負担することも可能です。

ダイヤルアウト方式

主催者が参加者に電話をかけて会議に招く方式で、コールミーバック方式とも呼ばれます。あらかじめパスワードを周知しておく必要がないのが特徴です。また、電話番号は主催者が負担するため、会議相手が顧客の場合などに適したやり方と言えるでしょう。

効果的に電話会議を進めるポイント

電話会議に限らず、新しいシステムを導入した際、うまく使いこなせないケースは多いです。そこで、次は効果的に電話会議を使いこなすためのポイントを解説します。

事前に会議の目的を共有しておく

電話会議はWeb会議やテレビ会議と違い、音声だけで実施できるため手軽なのが魅力です。しかし、音声のみでやり取りする以上、会議の全体像を掴みづらい難点もあります。

そのため、会議で話し合うべき内容や話の流れを議題表にまとめて、事前に共有しておきましょう。あらかじめ流れが決まっていれば、話が横道に逸れた際にも容易に修正できます。

発言する人や内容を明確化する

電話をする際、相手の声に違和感を覚えた経験がある人は多いでしょう。電話機を通すと声の印象が変わることは珍しくありません。特に電話会議には複数の人が参加するため、声の似ている人がいると誰が喋っているのか分からなくなりがちです。

そこで、発言時には明瞭に発声することはもちろん、誰が喋っているのかを判別する仕組み作りも求められます。たとえば、あらかじめ喋る順番を決めたり、発言のたびに名乗ったりするようなルールを決めましょう。

一方、内容を整理してから発言する姿勢も重要になります。対面での会話なら発言内容が少々曖昧でも、身振り手振りや資料の提示で補えるでしょう。しかし、電話会議では音声情報だけで言いたいことを伝えなければなりません。誰が聞いても分かるように、ロジカルな発言が求められます。

ポイントを押さえて、円滑に電話会議を進めよう

電話会議の導入から実施までのやり方は以下のとおりです。

1. １．必要なツールを列挙する
2. ２．費用の見積もりとトライアルを経て導入する
3. ３．参加者を招いて会議を開催する

また、効果的に電話会議を実施するポイントは以下の２つです。

• ■事前の会議の目的を共有しておく
• ■発言者や発言内容を明確化する

以上を踏まえて円滑な電話会議を目指しましょう。