電話会議システムとは？概要やメリットを紹介！

Web会議が主流と見なされている昨今で、電話会議システムの魅力が再評価されています。電話会議システムは、他の会議システムよりも運用コストが大幅に安く、導入から運用までの期間が極めて短いのが特徴です。

場所と時間の自由度が高く、コストを大幅に削減する電話会議システムのサービス内容、また一般的な電話と異なり、会議に特化した電話会議システムの具体的な利用シーンとはどのようなものでしょうか。今、緊急時の連絡手段として再注目されている電話会議システムの魅力に迫ります。

電話会議システムとは？

電話会議システムとは、1対1による一般的な2人の個人通話と異なり、3人以上で電話回線をつなげて会話ができるシステムです。時間、場所を問わずに会議を行うことで、スムーズな情報共有をが可能となるのが特徴です。また、会議のための出張費と時間を大幅に削減することができ、会議の生産性をより高めることができます。

さらに、電話会議の特徴は手軽に会議システムを設置することができ、会議の開催・運営も規模に関わらず素早く行えるため、運用面でも融通が利くことも特徴です。

大規模な設備を設置することなく、アナログ回線を使用した電話会議であれば、専用の機器を電話回線につなげるだけで、すぐに会議を始めることができます。Web会議などで会議を阻害する要因となるノイズやエコーの心配もなく、スムーズに場所と人をつなげることができ円滑な会議を行うことができます。

運用コストと導入の手軽さが、電話会議を導入する最大のメリットでしょう。

電話会議システムの想定される利用シーン

電話会議の想定される利用シーンは、定例会議だけでなく、緊急時のミーティングなど即効性が求められる場面など幅広い場面に対応しています。

情報共有として社内ミーティングを行う際には、会議室と取引先の海外、主張先の地方、社内デスクを容易につなげることも可能です。支店との定例会議や、トップメッセージを全国の支店へ届ける際にも電話会議は有効に働きます。

社内研修や、セミナー、企業説明会など、1度に多くの場所へ同時に発信する際に電話会議システムは大きな効果を発揮するのです。海外の取引先との通信のパイプラインとしても機能するため、海外に活動拠点を持つ多国籍企業も積極的に導入しています。

また、災害時などライフラインが寸断された際の緊急用の連絡手段としても、電話会議システムは大いに活用されます。従業員の安否確認や、今後の方針を迅速に指示することができるため、万が一の際にも動じることなく対処することができます。

電話会議システムを活用できる事例

先述したとおり、電話会議システムの特色は、1度に多くの場所へ同時に情報を発信できる点です。ここでは、電話会議がビジネスで利用される想定事例を紹介していきます。

全国に事業を展開する大企業の場合: 1度に全国の支社、支部へ情報を発信する伝達手段として活用することができます。
海外との取引が多い多国籍企業の場合: 通常の海外電話よりもクリアな音質で、ストレスフリーな会議を行うことができます。母国語でない外国語を聞き取る際には、ノイズによる阻害は大きなストレスとなってしまいます。電話会議システムを導入することで、音質に関する問題を解決することが可能となるでしょう。
多くの取引先を抱えるBtoB企業の場合: 取引先とスムーズな情報共有を図る手段としても電話会議システムは活躍します。生じた問題に速やかに対処するためには、相互の意思疎通と情報共有が不可欠です。電話会議システムを導入することで、多くの企業と円滑なコミュニケーションを図ることができます。
多くの店舗を抱える小売企業の場合: トップメッセージを直営店に届ける際にも電話会議システムは有効です。企業のトップ自らが経営方針を伝えることで、従業員への伝わり方は格段に向上します。