電話会議システムの４つの選定ポイント
導入に必要な設備
まず、選定ポイントとして気になるのが、導入してから実際に使用するまでに必要な設備です。電話会議用のマイク機器だけであれば数万円から購入可能です。中には、機器を電話回線に接続するアナログ回線方式によって、すぐに利用できるものも存在するなど即効性の高いシステムも存在します。
また、現在使用しているモバイルデバイスなどから電話会議に参加できるか、という点も選定の際には大切な要素です。参加できるか否かという点だけでなく、運用までの手続き方法なども選定のポイントとなるでしょう。
音声品質
電話会議システムを選定する際に注目すべき、２つ目のポイントは音声の品質です。テレビ会議やビデオ会議と異なり、音声のみの伝達手段になってしまう電話会議システムは、音が情報のすべてと言っても過言ではありません。
海外に取引先をもつ企業であれば、電話会議によって海外と連絡をとる機会も多いことでしょう。聞き慣れない外国語にノイズが混じってしまった場合、会議参加者は聞き取りづらくなるでしょう。
大きな会議室・ホールであれば、反響音やエコーなどの対策も考慮に入れておかねばなりません。会議室の中心にマイクを設置する場合であれば、音を拾う範囲も大切な選定のポイントとなります。参加者がストレスなくコミュニケーションをとれ、電話会議を円滑に進めるためにも、音声品質にこだわって選定したいところです。
アクセサリーの豊富さ
電話会議システムには、マイクとスピーカーが必要です。必要に応じて、アクセサリーを導入することで会議をよりスムーズに行えます。
音声出力端子をもったレコーダーを導入することで、会議の議事録を作成する業務を大幅に削減できます。また、低音質の改善アクセサリーなども存在し、ユーザの必要に応じて適宜導入することで、より充実した電話会議を行えるでしょう。
PCとの連動性
PCと連動させることで、電話会議システムの唯一の欠点である視覚情報を補えます。PCと電話会議システムの連動により、ドキュメントファイルの送受信が可能です。互いにドキュメントを閲覧しながら電話会議を進められ、音声だけでは伝えきれなかった部分を余すことなく伝えられるようになるでしょう。
また、チャット機能の有無も、電話会議システムを選定する際のポイントです。海外の取引先であれば、会話による伝達が困難な場合に、チャットによる文面で意思疎通を図ることができます。通信が不安定な時にも即時対応できるという意味では、非常に重要な機能といえるでしょう。
また、リモートコントロール機能を使うことで、エンジニアが電話会議をする際に、大いに役立つことでしょう。
リモート会議には、電話会議以外にもテレビ会議や、Web会議などがあります。各特徴や違いについて理解を深めたい方には以下の記事がおすすめです。
電話会議システムの製品を比較してみよう！
PCと連動することで電話会議システムは、多くのポテンシャルを発揮できます。電話会議システムは、テレビ会議システムやWeb会議システムと比較されがちですが、多くの優れた面をもった情報伝達手段です。
低コスト、運用の容易さという大きなメリットをはじめ、電話会議システムは自社の情報伝達手段に新たな一手を加えることとなるでしょう。この機会に、電話会議システムの利用や電話会議サービスの導入を検討してはいかがでしょうか。
なお、音声だけでなく動画や資料の共有などにも対応したい場合は、インターネット回線を用いたWeb会議ツールやオンライン会議システムもおすすめです。以下の記事では、Web会議システム比較をしており、料金や無料トライアルの有無などがひと目でわかります。
