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電話会議システムは、移動にかかる時間とコストを大幅に削減する伝達手段として人気が高まっています。市場に数多くリリースされている電話会議システムの中から、最も自社に適したシステムを選ぶにはどのような点に着目すればよいのでしょうか？ 電話会議システムを選定の際に重視するべき4つのをご紹介します。
まず、選定ポイントとして気になるのが、導入してから実際に使用するまでに必要な設備です。電話会議用のマイク機器だけであれば数万円からの値段設定で購入することが可能です。中には、機器を電話回線に接続するアナログ回線方式によって、すぐに運用できるものも存在するなど即効性の高いシステムも存在します。
また、現在使用しているモバイルデバイスなどから電話会議に参加できるか、という点も選定の際には大切な要素です。参加できるか否かという点だけでなく、運用までの手続き方法なども選定のポイントとなるでしょう。
電話会議システムを選定する際に注目すべき、2つ目のポイントは音声の品質です。テレビ会議と異なり、音声のみの伝達手段になってしまう電話会議システムは、音が情報の全てと言っても過言ではありません。
海外に取引先を持つ企業であれば、電話会議によって海外と連絡をとる機会も多いことでしょう。聞き慣れない外国語にノイズが混じってしまった場合には、ますます聞き取りづらくなってしまいます。
大きな会議室・ホールであれば、反響音やエコーなどの対策も考慮に入れておかねばなりません。会議室の中心にマイクを設置する場合であれば、音を拾う範囲も大切な選定のポイントとなります。電話会議を円滑でストレスフリーに行うためにも、音声品質にはこだわって選定したいところです。
電話会議システムには、マイクとスピーカ－が必要です。必要に応じて、アクセサリーを導入することで会議をよりスムーズに行うことができます。
音声出力端子を持ったレコーダーを導入することで、会議の議事録を作成する業務を大幅に削減することができます。また、低音質の改善アクセサリーなども存在し、ユーザの必要に応じて適宜導入することで、より充実した電話会議を行うことができます。
PCと連動させることで、電話会議システムの唯一の欠点である視覚情報を補うことが可能となります。PCと電話会議システムを連動させることで、ドキュメントファイルの送受信を行うことができるのです。そして、お互いにドキュメントを閲覧しながら電話会議を行うことができ、音声だけでは伝えきれなかった部分を余すことなく伝えることが可能となりました。
また、チャット機能の有無も、電話会議システムを選定する際のポイントです。海外の取引先であれば、会話による伝達が困難な場合に、チャットによる文面で意思疎通を図ることができます。通信が不安定の時にも即時対応できるという意味では、非常に重要な機能といえるでしょう。
また、リモートコントロール機能を使うことで、エンジニアが電話会議をする際に、大いに役立つことでしょう。
以上のように、PCと連動することで電話会議システムは、多くのポテンシャルを発揮することができるのです。電話会議システムは、テレビ会議システムやWeb会議システムと比較されがちですが、多くの優れた面を持った情報伝達手段です。
低コスト、運用の容易さという2つの大きなメリットを始め、電話会議システムは自社の情報伝達手段に新たな一手を加えることとなるでしょう。
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