電話会議で使う機器の選び方
電話会議で用いる機器は次の点に気をつけて選ぶのが効果的です。それぞれ詳しく解説します。
- ●接続方法（電話機接続・アナログ回線接続・モバイル接続）
- ●参加人数・規模（会議室の広さ・おおまかな参加人数）
- ●多拠点接続が可能か
- ●セキュリティ対策
- ●必要な機能が揃っているか（録音機能・電池駆動・集音性能のよさ・音質のよさなど）
- ●コストパフォーマンスが優れているか
接続方法は適切か
電話会議の接続方法には、以下の種類があります。それぞれの特徴と必要な機器について解説します。
- 【電話機接続】
- 固定電話の受話器をカールコードから取り外し、電話会議機器に接続して利用します。ビジネスフォン・PBX環境、家庭用電話機環境など、回線の種類に関係なく使えるのが魅力です。
- 【アナログ回線接続】
- 電話会議機器をアナログ回線に直接接続して利用する方法です。PBXやビジネスフォン環境で使う場合は、主装置に電話会議機器を接続して使用します。現在アナログ回線（アナログ電話機）を使っているのなら、専用の電話会議機器を導入するだけで使えます。
- 【モバイル接続】
- スマートフォン・携帯電話などのモバイル端末に電話会議機器を接続して利用する方式です。ケーブルやBluetoothで接続します。場所を選ばず使いやすいのが魅力です。
以下の記事では、PBXのおすすめ製品を比較できます。あわせて参考にしてください。
会議の参加人数・規模にあった機器か
電話会議は、機器によって最大何人まで会議に参加できるかが大きく異なります。会議室の規模を基に、以下の種類に分けて選定するとよいでしょう。
- 【小会議室】
- １名から数名程度で利用する場合、機器の集音範囲は半径１m～２mあれば充分です。どのような電話会議機器でも対応できるでしょう。
- 【中会議室】
- 十数名で利用する中会議室での電話会議は、単独の機器で全員の声を集音するのは困難です。外部マイクを取り付けて集音範囲を拡大するか、本体を連結して利用しましょう。
- 【大会議室】
- 10～50人くらいで利用することが多い大会議室では、非常に広い範囲で集音できなければなりません。したがって、中会議室の場合と同様に外部マイクや連結接続で集音範囲を拡大するのが有効です。はじめから大規模利用を想定した専用の電話会議機器を使う方法もあります。
多拠点接続が可能かどうか
基本的に電話会議は２拠点での接続を想定しています。そのため、３拠点以上で接続する場合は専用サービスの導入が必要です。
また、あらかじめ多拠点接続機能のある電話会議機器を使う手もあります。固定電話や携帯電話、PCを介して複数拠点を接続します。機器を選定する段階から複数拠点での利用を視野に入れているのなら、こちらの方法でもよいでしょう。
セキュリティ対策は充実しているか
電話会議では重要な情報がやり取りされます。万が一無関係な第三者が通話内容を傍聴していれば、重大な情報漏えい問題になりかねません。第三者の不正ログインを防ぐため、以下のセキュリティ機能が求められます。
- 高度なパスワード発行機能
- 会議や参加者ごとに違うパスワードを発行する
- 会議室ロック機能
- 参加者が揃った段階で会議室への参加を締め切り不正ログインを防ぐ
- SSL暗号化
- 通信内容の暗号化により第三者による不正な傍受を防ぐ
特にインターネットを介したクラウド型製品では、セキュリティ対策をベンダーに依存しなくてはなりません。慎重に検討しましょう。
必要な機能が揃っているか
集音範囲やセキュリティ対策が優れていても、使い勝手が悪い機器では円滑な電話会議は実現しません。そこで、以下の点にも留意して機器を選定しましょう。
- エコーキャンセラー
- スピーカーから出力された音声がマイクに集音され、反響音（エコー）を発生させる場合があります。これを排除することで明瞭な音声のやり取りが実現します。
- ノイズリダクション
- 雑音のみを排除し、人の声を明瞭化します。
- マイク自動追尾
- 発言者の方向を捉え、積極的に集音します。
- 残響抑圧機能
- 部屋に響く音の影響を抑制します。
- オートゲインコントロール
- マイクと発言者の距離を踏まえて音量をコントロールします。参加者の位置に関係なく均等な音声のやり取りが実現します。
- 通話録音
- 通話内容を録音し、議事録作成などに役立てられます。
- ヘッドセット対応
- ヘッドセットが使えれば、周囲が騒がしい場所でも電話会議ができます。
- 電池駆動
- コンセントのない場所でも簡単に会議ができます。
コストパフォーマンスが優れているか
費用は電話会議機器の本体価格だけでなく、ランニングコストもあわせて考慮する必要があります。
- 【電話会議機器】
小会議室で使う数名程度を対象とした機器ならば、６～７万円くらいで購入できます。同じ価格帯でも外部マイク対応や集音範囲など細かい部分が違うため、よく検討しましょう。
中会議室～大会議室で利用できるものは、10万円以上が相場です。なお連結して使う場合は、複数の機器を用意しなければなりません。
- 【ランニングコスト】
従量課金・定額料金制など、電話会議の利用料金体系はサービスによってさまざまです。また、距離・参加人数・オプション機能などによっても変わるため、慎重な検討が必要です。
適切なサービスを選ぶには、まず電話会議の参加人数や拠点の場所、通話時間、開催頻度などを明らかにしましょう。そして、それを基にベンダーに見積もりを依頼することを推奨します。
電話会議の活用方法
電話会議を、ただ遠隔地同士で会議するためのツールと考える方も多いでしょう。ここでは電話会議の活用方法やメリットを紹介します。
- 【業務効率化】
- 参加者の招集や接続状況の確認などをパソコン上で行える電話会議システムがあります。このように高機能な製品を選べば、電話会議のたびに生じる煩雑な業務を排除できます。
- 【コストカット】
- 開催頻度が多い場合は定額料金制、あまり利用しない場合は従量課金制のサービスが適しています。現在の会議開催状況を踏まえ、適切な製品を選ぶことで通信費をカットできるでしょう。
- 【災害対策】
- 電話会議はWeb会議やテレビ会議と比べて大掛かりな設備や機器が不要なため、場所を選ばず利用できます。そのため、自然災害などの緊急事態に際して安否確認や指示を行うのにも適しています。
最適な機器を導入して電話会議を実践しよう！
電話会議の機器にはさまざまな製品があります。自社ではどのようなスタイルで電話会議を行いたいのかを考え、以下の観点で適切な製品を選定しましょう。
