電話会議で使う機器の選び方とは？活用方法もご紹介！

電話会議で使う機器はどのように選べば良いのでしょうか。製品によって性能や機能、特徴、費用などが異なるため、どれを自社に導入すべきか分からず困っていませんか。

この記事では電話会議機器の選定ポイントと、電話会議の活用方法を紹介します。自社に最適な製品を選定する参考にしてください。

電話会議で使う機器の選び方

電話会議で用いる機器はどのような観点で選べば良いのでしょうか。６つのポイントを見ていきましょう。

接続方法は自社にとって最適か

電話会議には３種類の接続方法があり、それぞれ必要な機器が異なるため注意しましょう。では、下記でくわしく解説します。

【電話機接続】: 固定電話の受話器を利用する接続方法です。一般的な固定電話の受話器をカールコードから取り外し、電話会議機器に接続して利用します。回線の種類に関係なく使えるのが魅力の方法です。
【アナログ回線接続】: 電話会議機器をアナログ回線に直接接続して利用する方法です。PBXやビジネスホン環境で使う場合は、主装置に電話会議機器を接続して使います。現在アナログ回線（アナログ電話機）を使っているのなら、専用の電話会議機器を導入するだけで使えます。
【モバイル接続】: スマートフォン・携帯電話・PHSなどのモバイル端末に電話会議機器を接続して利用する方式です。ケーブルあるいはBluetoothで接続します。場所を選ばず使いやすいのが魅力です。

最大何人まで会議に参加できるか

電話会議は、機器によって最大何人まで会議に参加できるかが大きく異なります。会議室の規模を基に、以下の３種類に分けて選定すると良いでしょう。

【小会議室】: １名から数名程度で利用する場合、機器の集音範囲は半径１m～２mあれば充分です。多くの電話会議機器で事足りるでしょう。
【中会議室】: 十数名で利用する中会議室での電話会議は、単独の機器で全員の声を集音するのは困難です。この場合は外部マイクを取り付けて集音範囲を拡大しましょう。機器本体を選定する際には、外部マイクに対応したものを選ぶ必要があります。
【大会議室】: 10～50人くらいで利用することが多い大会議室では、非常に広い範囲で集音できなければなりません。したがって、中会議室の場合と同様に外部マイクで集音範囲を拡大するのが有効です。一方、初めから大規模利用を想定した専用の電話会議機器を使う方法や、電話会議装置を複数用意してそれらを連結する手もあります。

多地点接続が可能かどうか

基本的に電話会議は２地点での接続を想定しています。そのため、３地点以上で接続する場合は特別な対処をとらなければなりません。

代表的な対処方法が、多地点同時電話会議サービスの利用です。利用料金を含めた具体的なサービス内容はベンダーによって異なりますが、その名のとおり多地点接続を可能にする電話会議サービスです。

一方、多地点接続機能を持つ電話会議機器を使う手もあります。固定電話や携帯電話、PCを介して複数拠点を接続します。機器を選定する段階から複数拠点での利用を視野に入れているのなら、こちらの方法でも良いでしょう。

セキュリティ対策は充実しているか

電話会議では重要な情報がやり取りされます。万が一無関係な第三者が通話内容を傍聴していれば、重大な情報漏洩問題になりかねません。そこで必要になるのがセキュリティ対策です。

多くの場合、参加者は主催者から受け取ったパスワードを利用します。これが漏洩すると第三者に不正ログインされる可能性があるため、以下のようなセキュリティ機能が求められます。

高度なパスワード発行機能: 会議や参加者ごとに違うパスワードを発行できれば不正利用されるリスクが減ります
会議室ロック機能: 参加者が揃った段階で会議室への参加を締め切ることで不正ログインを防ぎます
SSL暗号化: パスワードを含むさまざまな情報を暗号化することで第三者による不正な傍受を防ぎます

特にクラウド型製品ではインターネットを利用するうえ、セキュリティ対策をベンダーに任せることになるため、慎重に検討しましょう。

スムーズな会議を実現させる機能が付随しているか

集音範囲やセキュリティ対策が優れていても、使い勝手が悪い機器では円滑な電話会議は実現しません。そこで、以下のような点にも留意して機器を選定しましょう。

エコーキャンセラー: スピーカーから出力された音声がマイクに集音されると、やまびこのように響くことがあります。それを排除することで明瞭な音声のやり取りが実現します。
ノイズリダクション: 雑音のみを排除することで、人の声を明瞭化します。
マイク自動追尾: 発言者の方向を捉え、積極的に集音します。
残響抑圧機能: 部屋に響く音の影響を抑制します。
オートゲインコントロール: マイクと発言者の距離を踏まえて音量をコントロールします。参加者の位置に関係なく均等な音声のやり取りが実現します。
通話録音: 通話内容を録音し、議事録作成などに役立てられます。
ヘッドセット対応: ヘッドセットが使えれば、周囲が騒がしい場所でも電話会議ができます。

コストパフォーマンスが優れているか

コスパは電話会議機器の本体価格だけでなく、ランニングコストもあわせて考慮する必要があります。

【電話会議機器】

小会議室で使う数名程度を対象とした機器ならば、６～７万円くらいで購入できます。同じ価格帯でも外部マイク対応や集音範囲など細かい部分が違うため、よく検討しましょう。

中会議室～大会議室で利用できるものは、10万円以上が相場です。連結して使う場合は、複数の機器を用意しなければならないことも踏まえて検討しましょう。

【ランニングコスト】

電話会議の利用料金体系はサービスによってさまざまです。従量課金制のこともあれば定額料金制の場合もあります。また、距離や参加人数、オプション機能などによっても変わるため慎重な検討が必要です。

適切なサービスを選ぶには、まず電話会議の参加人数や拠点の場所、通話時間、開催頻度などを明らかにしましょう。そして、それを基にベンダーに見積もりを依頼することを推奨します。

電話会議の活用方法

電話会議を、ただ遠隔地同士で会議するためのツールと思っている人も多いでしょう。しかし、実際にはほかにもさまざまなメリットが生じます。

【業務効率化】: 参加者の招集や接続状況の確認などをパソコン上で行える電話会議システムがあります。このように高機能な製品を選べば、電話会議のたびに生じる煩雑な業務を排除できます。
【コストカット】: 開催頻度が多い場合は定額料金制、あまり利用しない場合は従量課金制のサービスが適しています。現在の会議開催状況を踏まえ、適切な製品を選ぶことで通信費をカットできるでしょう。
【災害対策】: 電話会議はWeb会議やテレビ会議と比べて大掛かりな設備や機器を必要とせず、場所を選ぶことなく利用できます。そのため、自然災害などの緊急事態に際して安否確認や指示を行うのにも適しています。