電話会議システム導入後の6つのステップ
ステップ1. 必要な設備を確認し準備する
まず最初のステップは、必要な設備を確認し準備することです。電話会議システムによって必要な機材は異なりますが、代表的なものは、電話会議装置・電話機です。導入したシステムによって、電話会議装置が不要な場合もあります。
多くの電話会議システムでは、すでにある電話機を使用して電話会議が可能です。その場合必要なものは電話線やLANケーブルなどのケーブル線のみとなります。
ただし、大人数で電話会議を行う場合は、マイクやスピーカーを準備しておくと便利です。離れた場所の音を拾い、大きな音量で会議ができるため効率的に会議を進行できます。
また、電話会議を日常的に使用する場合はヘッドセットがあるとさらに便利です。
ステップ2. 接続する拠点と使用用途を決定する
次に、電話会議で接続する拠点や拠点数を設定します。海外との会議も可能かどうか確認しておきましょう。
多くの電話会議システムでは拠点数に制限はなく、通話時間の従量制でコストが発生します。そのため、接続する拠点や拠点数を決定するとともに、電話会議の使用用途を決めておくことで、システム利用料の予測が可能となります。
ステップ3. デスクトップアプリやツールをダウンロードする
電話会議を使用する際に、デスクトップアプリやツールを使用する電話会議システムがあります。その場合は、利用する端末にアプリやツールのダウンロードを行います。
アプリやツールをダウンロードすると、パソコン画面上から電話機へ接続し、電話会議を開始することができます。また各種機能もパソコン画面上から設定できます。
ステップ4. セキュリティ機能を確認する
一部の電話会議システムでは、セキュリティを強化した電話会議ができる機能があります。この機能を利用すると、パスワードを入力しないと会議へ参加できないため、役員会議や幹部会議など機密情報を話し合う会議で活用できます。
セキュリティ機能があるかないか、ある場合はどの会議で利用するか、利用するにあたっての流れを確認しておきましょう。
ステップ5. データ共有ツールを確認する
電話会議で利用するデータ共有ツールとは、会議をしながら参照するデータやファイルを共有できる機能です。データ共有ツールを利用すると、アジェンダや参照資料を見ながら効率的に会議を進行できます。
データ共有ツールがあるかないか、ある場合はどのようなファイルをどういった流れで共有できるかを確認しておきます。
ステップ6. 会議開始〜録音〜記録の確認の一連の流れを確認する
最後のステップとして、電話会議の一連の流れを確認します。
電話会議の最大のメリットは、素早く連携を取れることです。そのため、多くの企業ではトラブルなどの緊急時によく使用されています。緊急時にスムーズにアクセスできるように、一連の流れを確認することが必須となります。
また、緊急時に限らず、社員のコミュニケーションツールとして日頃から電話会議を利用しておくことで、緊急時に素早く電話会議を開始できるでしょう。
電話会議を導入し、便利に活用するには
電話会議は簡単で手軽に利用できる、電話やメールに並ぶコミュニケーションツールです。ところが、利用できる機能や利用方法がわからなければその価値を生かすことができません。
電話会議システムの導入を成功に導くためには、今回ご紹介した6つのステップを把握し、利用する社員へ情報公開することが大切です。システムを導入した後は、誰もが正しく利用できるようマニュアルを完備し、働きかけを行うことが成功を左右します。
