契約管理の基本とCLMの役割
契約書は企業活動の根本に関わるため、内容を正しく作成し、安全に管理することが欠かせません。しかし、紙やメールでの管理が続くと、紛失や更新漏れが起きやすくなります。CLMは契約に関わる一連の工程を整理し、作業ミスや属人化を抑えながら、より効率的な管理体制を整える役割を担います。
ここでは、契約管理の重要性と、CLMが果たす役割を整理して解説します。
契約が企業運営に与える重要性
企業の取引は契約によって条件や責任を明確にしています。契約内容が適切でない場合、後のトラブルにつながるおそれがあります。内容確認が不十分なまま進むと、金額や納期の解釈違いが生じるケースもあるでしょう。
さらに、契約書には複数部門が関わるため、管理体制が整っていないと情報が散在しやすい傾向があります。ファイル名が統一されていない、保存場所が担当者しか把握していないといった問題も起こりがちです。
契約を適切に管理できれば、情報共有が進み、作業のやり直しや確認漏れも抑えられます。CLMを活用することで契約の流れを一元的に把握しやすくなり、業務負担の軽減にもつながります。
CLMで管理できる契約工程
CLMは、契約書の作成やレビュー、承認、締結、更新、保管といった工程を一つの流れとして整理し、必要な情報を追いやすい状態に整えます。
テンプレートを使ったドラフト作成では誤記を防ぎ、レビュー段階では関係者が同じ画面で内容を確認できます。承認順序や担当者も可視化されるため、誰がどの段階にいるかを把握しやすくなるでしょう。
また、締結後の更新期限や解約期限を自動アラートで知らせるCLMもあり、期限の見落とし防止に役立ちます。これにより不要な契約継続を避けられ、トラブル発生のリスクも抑制されます。
初心者が理解すべきCLMの機能
CLMには、契約書作成の支援や承認ルート管理、期限アラートなど、日常業務の負担を抑える機能がそろっています。どの機能が自社の業務に役立つかをイメージしながら確認すると理解が深まります。
契約作成のテンプレート機能
契約書を一から作成する場合、表現のゆれや重要項目の抜け漏れが起きやすくなります。テンプレート機能を利用すると、あらかじめ整えられた形式で入力でき、誤記の抑制に役立ちます。
よく使う契約書式が決まっている企業では、テンプレート化によって作業負担が減り、担当者ごとの差異も小さくなるでしょう。これにより品質のばらつきも抑えやすくなります。
初めて契約書を作成する担当者でも扱いやすく、CLMの基本機能として広く利用されています。
承認フローの可視化
契約書には複数部門の確認が必要であり、紙やメールでのやり取りでは進捗が把握しづらい場合があります。承認フローを可視化すると、誰がどの段階にいるかが一目で分かります。
担当者も次の行動を判断しやすくなり、無駄な問い合わせや確認作業を減らせます。承認者が多い企業では特に効果が期待でき、停滞リスクの軽減にもつながるでしょう。
期限管理アラート
契約書には更新期限や解約期限などが存在しますが、紙保管では気づかないまま期限が過ぎてしまうケースがあります。
期限管理アラートを使うと、重要な更新時期を自動で通知可能です。担当者の負担が小さくなり、期限の見逃しリスクも抑えられます。契約数が多い企業ほど効果を感じやすい機能です。
以下の記事ではCLM（契約ライフサイクルマネジメント）の価格や機能、サポート体制などを具体的に比較して紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
初めてのCLM導入でつまずきやすいポイント
CLMは便利な仕組みですが、導入準備が不足していると運用が定着しにくくなります。ここでは、つまずきやすい代表的なポイントを紹介します。
運用ルール設計の難しさ
CLMを導入しても、運用ルールが不明確なままでは使用が定着しにくくなります。保存方法や承認順序が曖昧だと、担当者が判断に迷う場面が増えます。
導入前に「誰が」「どの作業を」「どの順番で行うか」を整理し、例外対応の流れも明確にしておくことが重要です。ルールが明確であればあるほど、利用が進みやすくなります。
既存データ移行の準備不足
紙やフォルダで管理していた契約書をCLMに移行する際、分類が不十分だと作業が滞ります。契約書の種類や更新状況が整理されていないと、必要なデータのみを適切に移行しにくくなるでしょう。
移行前に契約書を分類し、不要データを整理することで移行作業がスムーズになります。更新が必要な契約から優先して移行するなど段階的な方法も有効です。
部門調整の難しさ
契約業務には複数部門が関わるため、導入時には社内調整が必要です。部門ごとに作業の進め方が異なる場合、共通ルールの整備が難しくなる場面もあります。
各部門の業務フローを確認し、共通化できる部分と例外が発生しやすい部分を整理すると、導入後の混乱を抑えられます。担当者の意見を取り入れる姿勢も重要です。
初心者でも使いやすいCLMの選び方
CLMを比較する際は、操作性やサポート体制、将来的な拡張性が重要な判断材料になります。導入後の効率化をイメージしながら検討すると、自社に合うサービスを選びやすいでしょう。
操作性の高さ
迷わず操作できる画面構成であれば、初心者でもCLMを使い始めやすくなります。契約書のアップロードや変更点の確認を直感的に行えるかどうかは重要な判断材料です。
画面のボタン配置や検索機能の見やすさに加えて、スマートフォンやタブレットでの扱いやすさも確認すると、より実務に適した選定につながります。
サポート体制の充実度
CLM初導入企業では設定や運用で迷うことがあります。研修や問い合わせ対応が整ったサービスであれば、問題が発生した際もスムーズに対処できます。
マニュアルの見やすさやFAQの充実度も比較項目です。安心して運用を始めるためにもサポート体制の確認は欠かせません。
導入後の拡張性
CLMは基本的な契約管理から始まり、電子契約や文書管理との連携などへ発展する場合があります。将来的な業務拡大に備え、追加機能や外部システムとの連携がしやすいサービスを選ぶと柔軟な運用が可能です。
自社の成長やニーズに合わせて利用範囲を広げられるかどうかを確認しておくと、長期的な効率化につながります。
まとめ
契約ライフサイクルマネジメントは、契約の作成から更新までを整理し、管理の負担を軽くする考え方です。初心者でも扱いやすいCLMを選ぶことで、業務の見える化やミスの抑制につながります。
導入時には運用ルールやデータ移行の準備が必要ですが、丁寧に進めることで社内全体の効率化が期待できます。契約管理の改善を検討している企業は、複数サービスを比較しながら自社に合ったCLMを探してみてください。
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