契約書管理システムの記事一覧

契約書管理システムは何のために入れる？目的別に決める管理項目

契約書管理システムを導入する主な目的は、更新や解約の期限を守ること、必要な契約書をすぐ探して共有できることです。電子帳簿保存法などの法令や社内ルールに沿って保存し、管理状況を説明できることも挙げられます。目的ごとに台帳へ持たせたい項目や権限の考え方を整理し、部門ごとに異なる期待をそろえて効果を確かめる方法も解説します。導入前にぜひご確認ください。...続きはこちら

クラウド型の契約書管理システムで何が変わる？電子契約との連携と全社共有

クラウド型の契約書管理システムは、契約書と管理台帳をインターネット上で管理し、社外や在宅からも検索・閲覧できるサービスです。電子契約サービスと連携すれば、締結した契約書を台帳へ自動で取り込めます。クラウド型で効率化できる業務、電子契約との連携、データの保管について確かめたいこと、全社へ利用を広げる方法を解説します。製品選定の参考にしてください。...続きはこちら

契約書を社外に置かない選択とは？オンプレミス型の契約書管理システム

オンプレミス型の契約書管理システムは、契約書のデータと管理台帳を自社のサーバーに置いて運用する形態です。社内規程で契約書を社外に置けない企業や、既存の文書管理基盤と統合したい企業で検討されます。クラウド型との違い、選ばれる理由、自社が担う管理、電子契約を扱うときの注意点を解説します。製品選定の参考にしてください。...続きはこちら

契約書管理システムにサーバーは必要？共有フォルダとの違いと要件

契約書管理システムにサーバーが必要かどうかは提供形態で決まります。クラウド型なら自社のサーバーは不要で、自社サーバーに導入する場合は容量やOS、バックアップ先の準備が必要です。ファイルサーバーで契約書を管理する場合の問題点、サーバー要件の考え方、共有フォルダからの移行手順、サーバー更改時の判断まで解説します。導入前にぜひご確認ください。...続きはこちら

契約書管理システムのセキュリティは何を見る？権限・ログ・改ざん防止

契約書管理システムのセキュリティは、閲覧権限の細かさ、操作ログ、改ざん防止、ログイン認証と社外アクセスの制御、提供会社の第三者認証で確認します。契約書に含まれる機密情報と想定されるリスクを整理したうえで、備えたい機能、ベンダーの体制を確かめる方法、異動・退職や社外共有のときの管理を解説します。導入前にぜひご確認ください。...続きはこちら

契約書管理システムを構築する方法は？自社開発・ノーコード・SaaSの選び分け

契約書管理システムを構築する方法には、自社開発、ノーコードツールでの作成、SaaSを設定して使う方法があります。どの方法でも、管理する契約の範囲や台帳項目、閲覧権限、保存要件を先に決めることが重要です。構築の進め方や自作で抜けやすい機能、外部に任せる作業と社内に残す役割を解説します。製品選定の参考にしてください。...続きはこちら

更新漏れが減らないのはなぜ？契約書管理システムの失敗例と見直し方

契約書管理システムの導入で失敗しやすいのは、契約書が登録されない、更新期限の通知が役に立たない、台帳が検索できない、電子契約の保存方法が法令とずれる、といった場面です。それぞれの原因と防ぎ方、失敗に気づいたときに立て直す見直しの手順を、契約書管理の業務に沿って解説します。製品選定の参考にしてください。...続きはこちら

契約書管理システムの運用ルールは？登録から保存期間後の廃棄まで

契約書管理システムの運用は、締結後の登録、原本の保管、更新・変更の管理、契約終了後の保存と廃棄という契約のライフサイクルに沿ってルールを決めるのが基本です。法務部門と事業部門の役割分担、更新アラートを受けた後の判断の流れ、保存期間の決め方、台帳と原本を突き合わせる定期点検まで解説します。導入前にぜひご確認ください。...続きはこちら

契約書管理システムの乗り換えで台帳データを失わない移行のポイント

契約書管理システムの乗り換えでは、契約書ファイルだけでなく、更新期限や契約金額といった台帳の管理項目まで移行できるかが成否を分けます。この記事では、乗り換えを検討するタイミング、移行前に整理したいデータ、乗り換えの進め方、法令対応や更新期限の注意点、乗り換え後の運用ルールを解説します。導入前にぜひご確認ください。...続きはこちら

契約書管理システムの価格を比較する前に知りたい料金体系と相場

契約書管理システムの価格は、定額制やユーザー数に応じた課金、保管件数に応じた課金といった料金体系と、電子契約機能を含むかどうかで変わります。この記事では、価格相場の目安や料金体系ごとの特徴、価格以外に確認したい機能、自社の契約書の件数から費用を試算する手順を解説します。製品選定の参考にしてください。...続きはこちら

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