ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■乗り換えの目的別
- 検索や台帳管理を見直したい：TOKIUM契約管理、LegalXross、OPTiM Contract、楽々Document Plus、Contract One、ConPass
- 電子契約とあわせて管理したい：TOKIUM契約管理、LegalXross、楽々Document Plus、マネーフォワード クラウド契約、MyQuick、RAQCABI
- 更新期限の管理を強化したい：OPTiM Contract、楽々Document Plus、MyQuick、Contract Eyes
- ■移行の進め方別
- 紙の契約書のスキャンを任せたい：TOKIUM契約管理
- これまでの業務の流れを変えずに導入したい：ジンジャーサイン
契約書管理システムの乗り換えを検討するタイミング
乗り換えを検討するのは、現行システムの不満が日常業務の負担になっているときです。不満を検索や連携、費用などの具体的な要件に置き換えておくと、乗り換え先に求める条件が明確になり、同じ不満の繰り返しを防げます。
検索や台帳項目の不足
必要な契約書をすぐに見つけられない場合は、検索機能や台帳項目の不足が考えられます。例えば、取引先名でしか検索できず、契約金額や担当部署で絞り込めない状態です。
自社独自の管理項目を追加できないと、Excelの台帳を別に作り、二重管理になるケースもあります。二重管理は更新漏れによる情報の食い違いにもつながります。どの項目で検索したいのか、どの項目を台帳で管理したいのかを書き出すと、乗り換え先の要件として活用できます。
電子契約や他システムとの連携不足
電子契約サービスで締結した契約書を、手作業で契約書管理システムに登録している場合は、連携の不足が負担になっています。登録漏れや入力ミスの原因にもなります。
また、ワークフローシステムや販売管理システムと連携できれば、稟議から締結、保管までの流れをつなげられます。現行システムで連携できない場合は、乗り換え先に求める要件として整理しておきましょう。
料金や保管件数の上限
契約書の件数や利用者が増え、料金プランの上限に近づいている場合も見直しのきっかけです。上位プランへの変更で費用が大きく上がるなら、ほかの製品と比較する価値があります。
ただし、乗り換えにはデータ移行や社内への周知といった手間と費用がかかります。料金だけで判断せず、移行にかかる工数や二重契約となる期間の費用も含めて、総額で比べることが大切です。
乗り換え前に整理したい移行データ
移行するデータは、契約書ファイル、台帳の管理項目、付随する履歴の3つに分けて整理します。どのデータをどの形式で取り出せるかを先に確認しておくと、乗り換え先で再現できる範囲を見極められます。
契約書ファイルの取り出し方法
まず、現行システムから契約書ファイルを一括でダウンロードできるかを確認します。件数が多い場合、1件ずつの手作業では移行に長い時間がかかります。
電子契約で締結した契約書は、電子署名やタイムスタンプが付いたPDFの場合があります。ファイルを編集すると署名の検証ができなくなるおそれがあるため、元のファイルを改変せずに取り出し、保管する方法を提供会社に確認しましょう。
台帳の管理項目と紐づけ
台帳の管理項目は、CSV形式などで書き出せるかを確認します。契約期間や更新期限、自動更新の有無、契約金額などの項目が抜けると、移行後に検索や通知ができなくなります。
あわせて、各項目とファイルの紐づけを保つ方法も決めておきましょう。乗り換え先の項目名や入力形式は現行システムと異なる場合があるため、項目の対応表を作り、変換が必要な項目を洗い出しておくと作業がスムーズです。
閲覧権限と操作履歴
部署ごとの閲覧権限や、誰がいつ閲覧や変更をしたかという操作履歴も、移行の対象として検討が必要です。権限の設定は、移行先で再設定が必要になる場合があります。
操作履歴は、移行先に取り込めないケースもあります。監査や社内調査などで、過去の閲覧履歴や変更履歴を求められる可能性がある場合は、現行システムから履歴を出力して保管しておくか、解約前に確認できる期間を設けておきましょう。
契約書管理システムの乗り換えの進め方
乗り換えは、現行契約の確認、乗り換え先の選定、データ移行と切り替えの順に進めます。段階ごとに確認事項を押さえておくと、二重払いの期間や業務の空白を最小限に抑えられます。
1. 現行の契約期間と解約条件を確認する
最初に、現行システムの契約期間と解約の申し出期限を確認します。年間契約の場合、更新日を過ぎると次の1年分の費用が発生する場合があります。
解約後にデータをダウンロードできる期間があるかも重要な確認事項です。解約と同時にデータが削除される契約もあるため、移行作業の期間を逆算し、更新日までに切り替えられるスケジュールを組みましょう。
2. 移行要件を決めて乗り換え先を選ぶ
整理した移行データと不満の内容をもとに、乗り換え先に求める要件を決めます。検索項目や権限設定、電子契約との連携、一括インポート機能の有無などが比較のポイントです。
移行作業を自社で行うのが難しい場合は、データ移行の支援を提供しているかも確認しましょう。手順の案内だけなのか、変換や登録の作業まで任せられるのかで費用が変わるため、見積もりの段階で範囲を明確にしておくことが重要です。
3. テスト移行と並行運用を経て切り替える
本番の前に、一部の契約書でテスト移行を行い、ファイルと台帳項目が正しく紐づいているかを確認します。文字化けや日付の形式の崩れがないかも点検しましょう。
本番移行の後は、一定期間を並行運用とし、新システムで検索や期限の通知が想定どおり動くかを確かめます。問題がないことを確認できたら、社内外に切り替えを周知し、現行システムを解約します。並行運用中は、新しく締結した契約書をどちらのシステムに登録するかもあらかじめ決めておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で契約書管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
乗り換え時に注意したい法令対応と更新期限
契約書は法令で保存が求められる書類のため、乗り換えの前後で保存の要件を満たし続ける必要があります。あわせて、移行の期間中に更新期限を見落とさないよう、通知の設定にも注意しましょう。
電子帳簿保存法の保存要件
電子契約で締結した契約書のデータは、電子帳簿保存法の電子取引の記録にあたり、データのまま保存することが求められます。保存にあたっては、改ざん防止の措置や検索できる状態の確保といった要件があります。
システムを移行した後も、これらの要件を満たした状態で保存できるかを確認しましょう。乗り換え先の対応状況は提供会社に、自社の運用が要件を満たすかは税理士などの専門家に相談すると安心です。
保存期間と更新期限の通知
法人税法では、契約書を含む取引に関する書類の保存期間を原則7年と定めています。乗り換えの際に古い契約書を移行対象から外す場合は、保存期間を満たしているかを確認してから判断しましょう。
また、移行作業中は更新期限の通知が止まる場合があります。期限が近い契約書は一覧にして手動で管理し、乗り換え先で通知を再設定したら、テストで通知が届くかを確認しておくことが重要です。
乗り換え後に契約書管理を定着させる運用ルール
乗り換えの効果を得るには、新システムでの登録や管理のルールを社内に浸透させることが欠かせません。ルールがあいまいなままだと、登録漏れや部署ごとの管理方法のばらつきが残る場合があります。
契約書の登録ルールと役割分担
契約書を誰がいつ登録するのか、どの項目を必須入力とするのかを決めて周知します。締結後すぐに登録する流れを作ると、登録漏れを防ぎやすくなります。
登録や確認の役割は、法務部門と各部署で分担し、1人の担当者に集中させないことも大切です。手順書を共有し、担当者が変わっても同じ品質で管理を続けられる体制を整えておきましょう。
紙の契約書と電子契約書の扱い
紙で締結した契約書が残る場合は、原本の保管場所とシステム上の台帳を対応づけて管理します。スキャンしたデータを登録しておけば、原本を探さなくても内容を確認できます。
紙と電子で管理方法が分かれると、検索や期限管理に漏れが出るおそれがあります。どちらの契約書も同じ台帳項目で登録するルールにしておくと、契約の状況を一元的に把握できます。
乗り換え先として比べたい契約書管理システム一覧
台帳の作り直しや紙と電子の一元管理など、乗り換えで解決したい課題にあわせて比べられるよう、候補となる契約書管理システムを一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| マネーフォワード クラウド契約 | 法務相談の受付から作成、承認、締結、保存管理までをカバーし、紙と電子の契約書を一元管理 |
| Contract One | あらゆる契約書を一元管理し、正確にデータ化した契約データベースを構築できる |
| MyQuick | 電子契約と紙の契約の一元管理を支援し、電子署名サービスとの連携や期限管理にも対応 |
| LegalXross | 格納した契約書の情報をAIが抽出して登録し、項目ごとの検索や複数項目での検索に対応 |
| OPTiM Contract | アップロードした契約書からAIが管理台帳を作成し、契約期限の自動通知にも対応 |
| TOKIUM契約管理 | 紙も電子もアップロードを代行し、AIが契約書の管理台帳を自動で作成する契約書管理システム |
| 楽々Document Plus | 電子契約サービスとの連携や期限管理、契約審査のワークフローを備え、AI-OCRで属性を自動抽出 |
| Contract Eyes | 法務部門向けの契約管理システムで、契約書管理や更新管理、コンプライアンスチェックを効率化 |
| ConPass | AIが管理項目を自動抽出して台帳作成を省力化し、全文検索や電子契約連携にも対応 |
| RAQCABI | 電子契約書と紙の契約書を一元管理でき、DocuSign連携で電子署名の自動保存と台帳作成に対応 |
| ジンジャーサイン | これまでの業務の流れを変えずに使え、フォルダ分けや権限管理、締結とワークフローを一気通貫で管理 |
台帳の移行と再整備を進めやすい契約書管理システム
乗り換えでは、既存の台帳データや紙の契約書をどう取り込むかが作業負担を左右します。ここでは、AIによる台帳作成や紙と電子の一元管理など、移行後の台帳を整えやすい機能が備わった製品を紹介します。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、法務相談の受付から契約書の作成、申請・承認、締結、保存管理までをカバーするワンストップ契約管理サービスです。紙の契約書も電子契約もまとめて一元管理できるため、締結方法ごとに管理先が分かれている状態を解消したい企業に向いています。定額制のシンプルな料金体系を採用しているため、乗り換え後の運用コストを見積もりやすい点も特徴です。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、あらゆる契約書を一元管理し、契約データベースを構築するサービスです。紙の契約書のスキャン代行にも対応しているため、既存の紙文書を含めて契約情報をデータベースとして再整備したい企業に向いています。Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題解決に役立てられるほか、法改正への対応もサポートしています。契約条件を把握し、管理を高度化したい場合に検討できます。
MyQuick
- 悩ましい電子契約と紙契約の一元管理をシステム面でサポート
- 電子署名サービスと連携して締結、期限管理等の業務効率をアップ
- AIによる自動入力や高度な統制機能で入力の手間、ミスを大幅削減
インフォコム株式会社が提供する「MyQuick」は、契約書の締結と管理を行えるAI文書管理システムです。電子契約と紙の契約の一元管理をシステム面で支援し、電子署名サービスとの連携によって締結や期限管理の業務を効率化できます。AIによる自動入力や統制機能も備えているため、移行時の入力の手間やミスを抑えたい企業に適しています。GPT連携にも対応しており、契約書管理の電子化を手軽に進めたい場合の乗り換え先として検討できます。
LegalXross
- 格納した契約書の情報をAIが自動で抽出し登録。追加課金は不要
- 抽出されたデータは項目毎に検索可能。複数項目での検索にも対応
- フォルダ毎の権限設定ができ、組織の改変時には統合も可能
SMBCリーガルX株式会社が提供する「LegalXross」は、電子契約や紙の契約書を一元管理できる契約書管理システムです。格納した契約書の情報をAIが自動で抽出して登録し、この抽出に追加課金はかかりません。抽出したデータは項目ごとに検索でき、複数の項目を組みあわせた検索にも対応しています。フォルダごとの権限設定や、組織改変時の統合も可能なため、移行後の台帳を部署の構成にあわせて整理したい企業に適しています。
OPTiM Contract
- AIが契約書管理台帳を自動作成・契約期限を自動で通知！
- AI読取のカスタマイズ、AI要約、AI契約紐づけなど豊富なAI機能！
- Docuworks文書の保管やスキャンデータの全文検索にも対応！
株式会社オプティムが提供する「OPTiM Contract」は、契約書をアップロードするだけでAIが管理に必要な情報を取得するAI契約書管理システムです。契約書管理台帳を自動で作成し、契約期限を自動で通知できるため、乗り換え時に更新期限の管理を立て直したい企業に向いています。AI読取のカスタマイズやAI要約、AIによる契約の紐づけといった機能もあり、Docuworks文書の保管やスキャンデータの全文検索にも対応しています。
TOKIUM契約管理
- 製本済みの契約書を非破壊でスキャン代行
- あらゆる電子契約サービスから自動取り込み
- AIが契約書の管理台帳を自動作成
株式会社TOKIUMが提供する「TOKIUM契約管理」は、紙の契約書も電子契約もアップロードを代行し、AIが管理台帳を自動で作成する契約書管理システムです。製本済みの契約書を非破壊でスキャンする代行に対応しているため、乗り換えを機に紙の契約書もまとめて電子化したい企業に向いています。さまざまな電子契約サービスからの自動取り込みにも対応しており、締結済みの契約書を台帳へ集約する手間を減らせます。
楽々Document Plus
- 申請～締結・保管まで一気通貫！（電子契約サービス連携）
- 期限管理や（手書きOCR検索可）など豊富な機能でスマートに管理
- AI-OCRによる属性自動入力や、対話型QAのAI-Chatで業務効率向上
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、申請から締結、保管までを一貫して管理できる契約書管理システムです。電子契約サービスとの連携や期限管理、契約審査のためのワークフロー機能を搭載しています。AI-OCRによって契約先などの属性を自動で抽出でき、手書き文字のOCR検索にも対応しています。紙の契約書が多く、移行時の入力作業を減らしながら期限管理も強化したい企業の乗り換え先として検討できます。
Contract Eyes （株式会社ASU）
- 契約管理システム刷新で法務業務を高度化
- 契約管理システムを刷新
- 大企業が導入している。
ConPass （株式会社日本パープル）
- AIが契約管理項目を自動抽出し、入力の手間を削減。
- ワークフローで進捗を可視化。
- 検索、関連リンク、権限設定で安全かつ容易に探せる。
RAQCABI （C-design株式会社）
- 電子契約と紙の契約を一元管理。
- DocuSign連携、電子署名自動保存と台帳作成。
- 月額9,800円から利用、14日間無料トライアルあり。
ジンジャーサイン （jinjer株式会社）
- わかりやすいデザインと充実したサポート体制！
- ワークフローと契約書管理が一気通貫で利用できる！
- 従業員の組織データを活用した権限設定が可能！
まとめ
契約書管理システムの乗り換えでは、契約書ファイルに加えて、台帳の管理項目や権限、履歴まで移行できるかを確認することが重要です。現行契約の解約条件を確かめ、テスト移行と並行運用を経て切り替えると、業務の空白を防げます。電子帳簿保存法の要件や更新期限の通知にも注意しましょう。乗り換え先を比較する際は、まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。
