中小企業における契約書管理の課題
リソースやITインフラに不足のある中小企業では、契約書管理に以下のような課題が発生しがちです。
- ■契約書の紙管理による業務の非効率性
- 検索や整理が困難で、業務のスピードが落ちる要因となる。
- ■更新漏れのリスク
- 契約書の更新期限を管理する仕組みがなく、重要な契約内容が見落とされる可能性がある。
- ■法令対応の難しさ
- 最新法令への適合性を確認する体制が不十分だと、違反やトラブルの原因となり得る。
- ■保管スペースや紛失リスクへの対策が不十分
- 限られたスペースで契約書を保管する場合、紛失や劣化のリスクが高まる。
中小企業が契約書管理システムを導入するメリット
契約書管理システムを導入することで、中小企業における契約書管理の課題を解決できます。
- ■デジタル化による効率化
- 契約書がデジタル化され、検索や整理が容易になる。リモート環境でもアクセス可能なため、管理部門が少人数のチームでも効率的に業務を遂行できる。
- ■コスト削減
- 紙や印刷コスト、保管スペースも不要になり経費を抑えられる。クラウド型サービスなら初期費用が低く、中小企業にも導入しやすい。
- ■コンプライアンス対応
- 契約書の更新リマインドや履歴管理機能により、法令遵守がしやすくなる。法務部門が小規模な企業でも、効率的にリスク管理が可能。
- ■情報漏えいや紛失リスクの低減
- クラウド上で安全にデータ保存されるため、安全性が向上する。権限管理機能により、社外への漏えいリスクや不正アクセスも低減する。
- ■柔軟な働き方の促進
- どこからでも契約書にアクセスできるため、中小企業でもリモートワークやフレックスタイムを導入しやすくなる。多様な働き方に対応することで、従業員の満足度向上や優秀な人材の採用力強化にもつながる。
ITトレンドでは、中小企業向けをはじめ業界を問わず利用できる多様な契約書管理システムを取り扱っています。以下のボタンから一括資料請求（無料）できるので、複数の製品を手元に取り寄せてさっそく比較してみましょう。
中小企業向け契約書管理システムの選び方
中小企業が契約書管理システムを導入する際、特に以下のポイントを考慮することが重要です。
コストパフォーマンスがよいか
予算が限られた中小企業にとって、導入費用やランニングコストが適正であるかは非常に重要です。初期投資が抑えられるクラウド型システムや、必要な機能だけを利用できるプランを提供している製品を選びましょう。
初心者でも使いやすいか
中小企業ではIT担当者がいない場合も多いため、管理部門の担当者が簡単に使える直感的な操作性が求められます。システムが複雑すぎると定着に時間がかかり、業務効率化の妨げになります。また、無料トライアルが提供されている場合は積極的に利用して、使用感を確かめましょう。検索や登録の手順がわかりやすいかを確認してみてください。
法改正にも柔軟に対応できるか
2022年に改正された電子帳簿保存法では、契約書をデジタルで保存するための条件が明確化されました。システム選定時には、これらの法令に準拠しているかを確認しましょう。また、電子契約法や電子帳簿保存法などの法律は頻繁に改正されます。最新の法令にも柔軟に対応できるシステムを選ぶことで、法務リスクを未然に防ぎ、中小企業でも安心して利用できます。
なお、以下の記事では、電子帳簿保存法における契約書の保存要件について解説しています。
ほかの業務システムと連携しやすいか
会計ソフトやCRMなど、既存の業務システムと連携できるかどうかも重要です。連携することで、データの一元管理が可能になり、業務全体の効率化が進みます。特に中小企業では、システム間の連携が作業負担軽減につながります。
サポート体制は十分か
IT担当のリソースが限られている中小企業では、サポートの充実度がシステム運用の成功を左右します。例えば、初期設定をサポートしてくれるサービスを選ぶと、運用開始がスムーズです。ITに詳しい人材がいない企業では、電話サポートがあると心強いでしょう。また、契約書管理は業務に直結するため、トラブル発生時に迅速にサポートしてもらえるかどうかも確認しましょう。
中小企業向けおすすめ契約書管理システム
中小企業でも導入しやすい契約書管理システムを、費用や導入事例から厳選して紹介します。
クラウドサインクラウド型電子契約
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサインクラウド型電子契約」は、シンプルな操作性が特徴の契約書管理サービスです。中小企業でも導入しやすい料金体系で、契約書管理を効率化しつつコスト削減が可能です。
参考価格：月額10,000円～
OPTiM Contract
株式会社オプティムの「OPTiM Contract」は、契約書の作成・管理にAIを活用したシステムです。契約内容のチェックやリマインダー機能を低コストで提供します。
参考価格：月額9,980円～
より多くの契約書管理システムが知りたい方は、以下の記事をご覧ください。おすすめ製品のほか、システムの機能や料金相場なども詳しく紹介しています。
中小企業向け契約書管理システム導入の活用事例
契約書管理システムは多くの中小企業で導入が進んでいます。ここでは、ITトレンドに寄せられたユーザーの口コミから、中小企業における契約書管理システムの活用事例を紹介します。
- ■コンサル・会計・法律関連業種（従業員数10名以上50名未満）
- テンプレートから契約書を選択する、もしくはPDFでアップロードして相手方に送信するだけで、簡単に社内承認や外部企業との契約締結が行える。社内独自の契約書に関しても、入力項目などをテンプレート化しておく機能があるため非常に便利。契約書業務をすべて一つのシステムで電子化できるため、時間的にもコスト的にも多くの効果があった。
参考：テンプレート機能が便利な電子契約ツールの決定版 クラウドサインクラウド型電子契約｜ITトレンド - ■その他業種（従業員数10名未満）
- 従来の紙の契約書では郵送代や収入印紙代が発生していたが、電子契約ではそのようなコストが不要のため経費の節約につながった。また、無料アカウントでも毎月３件の契約書送付が可能で、コストを抑えられている。契約も以前に比べるとスムーズに行えるようになった。
参考：無料アカウントでも毎月3件作成できてお得 クラウドサインクラウド型電子契約｜ITトレンド - ■不動産業種（従業員数10名以上50名未満）
- 遠方の方と契約を交わすことが多いのですが、書類を待つことなくスマホで簡単に確認でき、印鑑も不要のため効率的に契約を進められます。ペーパーレスにより、業務の効率化や保管スペースの確保など、さまざまな課題をクリアできました。
参考：ペーパーレスで処理もラクラク クラウドサインクラウド型電子契約｜ITトレンド - ■その他業種（従業員数50名以上100名未満）
- 紙やPDFの契約書から検索するのは大変時間がかかりますが、システムなら短時間で該当契約書を抽出可能です。また、契約書をアップロードするだけで、契約書管理台帳が自動で作成され、契約書更新期限に自動でアラートメールを飛ばしてくれます。ベンチャーなどで法務部門の専任者がおらず、契約書管理に手が回らない企業などにおすすめです。
参考：契約書管理の運用が開始 LegalForceキャビネ｜ITトレンド - ■金融・証券・保険業種（従業員数100名以上250名未満）
- OCRによって契約書の本文まで検索可能なのが非常に便利です。過去契約の「書きぶり」を検索し参考にできるようになり、新規契約の作成業務工数が短縮されました。 任意の条項が入っている/入っていない契約を一覧で見たい時などにも有用です。契約の期限管理や重要な項目の台帳化にも役立ちます。
参考：AI-OCR機能により契約書本文を検索できるのが非常に便利 LegalForceキャビネ｜ITトレンド
まとめ
中小企業向けの契約書管理システムを選ぶ際は、「コスト」「操作性」「法令対応」「連携性」「サポート体制」の５つを重視してください。自社の規模や業務内容にあったシステムの選定により、業務の効率化やコスト削減が実現します。まずは無料トライアルや資料請求を活用して、各製品の特徴を比較することからはじめましょう。
