契約書管理システムとエクセル台帳、どちらを利用すべき？

エクセルで契約書管理を行うメリット

エクセルで台帳を作成し、契約書管理を行うメリットを２つ紹介します。

操作方法を覚える労力がかからない

エクセルは多くの人にとって使い慣れたソフトウェアです。ほぼすべての企業で使われているツールと言っても過言ではないでしょう。

そのため、エクセルによる契約書管理は従業員からの抵抗が少なく済みます。新しいツールや作業の導入にはたいてい従業員から反発がありますが、エクセルなら避けられるでしょう。

さらに、社員教育が必要ないというメリットがあります。新規ツールを導入する際は使い方を教育する必要がありますが、エクセルは多くの従業員がすでに使えるはずです。少ない負担で導入できる契約書の管理方法といえます。

項目や計算処理の編集をしやすい

エクセルは自由度が高いのが特徴です。フォーマットを自由に設定でき、項目の追加や削除、編集も簡単です。

また、関数を利用すれば高度な処理も実現します。ある程度知識が必要になりますが、一度設定してしまえば誰でもそのフォーマットを使えます。うまく活用すれば、多くの処理を自動化でき、業務の効率化を図れるでしょう。

エクセルで契約書管理を行うデメリット

エクセルでの契約書管理にはデメリットもあります。ここでは２つのデメリットを見ていきましょう。

契約更新作業が煩雑

エクセルでは契約更新日の管理が大変です。期限が近づいている契約がないか、定期的に台帳を確認しなければなりません。さらに、期日だけでなく、その契約は自動更新するのか終了するのかも別途確認する必要があります。

また、契約更新に伴う台帳の情報更新も煩雑です。人力で行う以上、契約書情報の更新を忘れて台帳記録と実状に相異が生じ、混乱をきたす可能性もあります。

編集や閲覧の権限管理が困難

契約書管理においては、関係者がスムーズに情報にアクセスできることが大切です。しかし、契約書は機密情報であるため、誰でも台帳にアクセスできる状態にしておくのは望ましくありません。勝手に編集される可能性はもちろん、情報漏洩のリスクもあります。

これらのリスクを回避するためには、アクセス制限や操作権限設定、ログ管理機能が必要になります。しかし、エクセルはそのような機能を備えておらず、複数人での利用には向いていません。

契約書管理システムを活用するメリット

契約書の管理には、エクセル台帳のほか、契約書管理システムを利用する方法もあります。ここでは、契約書管理システムを使うメリットを２つ紹介します。

契約期限・更新を一括管理できる

契約書管理システムには、契約書の期限が迫ると通知する機能が備わっています。つまり、定期的な台帳の確認や、契約期限を記憶しておく必要がないということです。製品によっては、通知する日時や回数、通知先を細かく設定できるものもあります。たとえば、月初にまとめて通知を受け取るようにしておくことで、契約期限の確認忘れを防止できるでしょう。

また、更新や廃棄も自動化できます。更新・廃棄することが分かっている契約書は事前に設定しておけば、操作することなく台帳内容を更新可能です。操作の手間だけでなく人為ミスも削減できる、一石二鳥の方法といえます。

権限を個人・グループ単位で設定できる

エクセルと異なり、契約書管理システムにはアクセス制限や権限設定機能が備わっています。権限を付与した従業員のみがデータを閲覧・編集できるようにすることで、セキュリティが強固になります。閲覧のみ、編集も可能など、細かく権限を設定すれば複数人での情報共有も安全に実現するでしょう。

権限は個人だけでなく、グループ単位でも設定可能です。営業部は編集、経理部は閲覧のみといった形で設定することにより、部署間での連携が円滑化します。さらに、多くの契約書管理システムにはログ取得機能が備わっています。これにより、いつ誰がどのような操作をしたかの把握が可能です。問題発生時の原因究明に役立つだけでなく、ログ取得を周知することによる内部統制効果も期待できるでしょう。

契約書管理システムを導入し、業務負担を軽減しよう！

エクセルによる契約書管理は導入ハードルが低い分、更新作業の煩雑さや権限設定の面で課題があります。一方、契約書管理システムなら管理の手間を削減でき、業務が効率化します。通知機能により契約期限の失念を防止できるうえ、社内での円滑な連携も可能です。

ぜひ、この機会に業務の効率化を目指し、契約書管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。