資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド

資料請求リスト

資料請求
0件
  • ホーム
  • カテゴリーから探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • セミナーを探す
  • はじめての方へ
  1. IT製品 比較TOP
  2. 情報共有
  3. 契約書管理システム
  4. 契約書管理システムの関連記事一覧
  5. 契約書管理システムとエクセル台帳、どちらを利用すべき?

契約書管理システムとエクセル台帳、どちらを利用すべき?

Share
Tweet
Hatena
Pocket
2021年03月24日 最終更新
契約書管理システムの製品一覧
契約書管理システムとエクセル台帳、どちらを利用すべき?

契約書管理には、専用システムの活用と、エクセルを利用する方法があります。自社ではどちらを採用すべきか、決めかねていませんか。

この記事では、エクセルを使うメリット・デメリットと、契約書管理システムのメリットを解説します。ぜひ、契約書管理方法を検討する参考にしてください。

契約書管理システム の製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
契約書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

エクセルで契約書管理を行うメリット

エクセルで台帳を作成し、契約書管理を行うメリットを2つ紹介します。

操作方法を覚える労力がかからない

エクセルは多くの人にとって使い慣れたソフトウェアです。ほぼすべての企業で使われているツールと言っても過言ではないでしょう。

そのため、エクセルによる契約書管理は従業員からの抵抗が少なくて済みます。新しいツールや作業の導入にはたいてい従業員から反発がありますが、エクセルなら避けられるでしょう。

さらに、社員教育が必要ないというメリットがあります。新規ツールを導入する際は使い方を教育する必要がありますが、エクセルは多くの従業員がすでに使えるはずです。少ない負担で導入できる契約書の管理方法といえます。

項目や計算処理の編集をしやすい

エクセルは自由度が高いのが特徴です。フォーマットを自由に設定でき、項目の追加や削除、編集も簡単です。

また、関数を利用すれば高度な処理も実現します。ある程度知識が必要になりますが、一度設定してしまえば誰でもそのフォーマットを使えます。うまく活用すれば、多くの処理を自動化でき、業務の効率化を図れるでしょう。

エクセルで契約書管理を行うデメリット

契約書管理をエクセルで行うデメリットもあります。ここでは2つのデメリットを見ていきましょう。

契約更新作業が煩雑

エクセルでは契約更新日の管理が大変です。期限が近づいている契約がないか、定期的に台帳を確認しなければなりません。さらに、期日だけでなく、その契約は自動更新するのか終了するのかも別途確認する必要があります。

また、契約更新に伴う台帳の情報更新も煩雑です。人力で行う以上、契約書情報の更新を忘れて台帳記録と実状に相違が生じ、混乱をきたす可能性もあります。

編集や閲覧の権限管理が困難

契約書管理においては、関係者がスムーズに情報にアクセスできることが大切です。しかし、契約書は機密情報であるため、誰でも台帳にアクセスできる状態にしておくのは望ましくありません。勝手に編集される可能性はもちろん、情報漏洩のリスクもあります。

これらのリスクを回避するためには、アクセス制限や操作権限設定、ログ管理機能が必要になります。しかし、エクセルはそのような機能を備えておらず、複数人での利用には向いていません。

エクセルでの契約書管理にこだわらず、より効率のいい管理運用を目指したい方は、以下の契約書管理システムの人気ランキングもぜひチェックを。機能や口コミの確認もできます。

契約書管理システム の製品を調べて比較
資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキングの第1位は? play_circle_outline

契約書管理システムを活用するメリット

契約書の管理には、エクセル台帳のほか、契約書管理システムを利用する方法もあります。契約書管理システムとはあらゆる契約書の一元管理に加え、契約書作成から進捗管理、検索等が行えるツールです。ここでは、契約書管理システムを使うメリットを2つ紹介します。

契約期限・更新を一括管理できる

契約書管理システムには、契約書の期限が迫ると通知する機能が備わっています。つまり、エクセル台帳での管理に必須とされる定期的な台帳の確認や、契約期限を記憶しておく必要がないということです。製品によっては、通知する日時や回数、通知先を細かく設定できるものもあります。たとえば、月初にまとめて通知を受け取るようにしておけば、契約期限の確認忘れを防止できるでしょう。

また、契約書の更新や廃棄も自動化できます。更新・廃棄が分かっている契約書は事前に設定しておけば、操作不要で台帳内容を更新できます。操作の手間だけでなく人為ミスも削減できる、一石二鳥の方法といえるでしょう。

権限を個人・グループ単位で設定できる

エクセルと異なり、契約書管理システムにはアクセス制限や権限設定機能が備わっています。権限を付与した従業員のみがデータを閲覧・編集することで、セキュリティが強固になります。閲覧のみ、編集も可能など、細かく権限を設定すれば複数人での情報共有も安全に実現するでしょう。

権限は個人だけでなく、グループ単位でも設定可能です。営業部は編集、経理部は閲覧のみといった形での設定にすれば、部署間での連携が円滑化します。さらに、多くの契約書管理システムにはログ取得機能が備わっています。これにより、いつ誰がどの契約書にアクセスし、どのような操作をしたかの把握が可能です。問題発生時の原因究明に役立つだけでなく、ログ取得を周知することによる内部統制効果も期待できるでしょう。

実際に契約書管理システムがどのように活用されているのか、事例を知りたい方はこちらの記事も参考にしてください。

関連記事
契約書管理システムとは?機能やメリット、活用事例などを紹介!

watch_later 2019.11.28

契約書管理システムとは?機能やメリット、活用事例などを紹介!

続きを読む ≫

契約書管理システムを導入し、業務負担を軽減しよう!

エクセルによる契約書管理は導入ハードルが低い分、更新作業の煩雑さや権限設定の面で課題があります。一方、契約書管理システムなら管理の手間を削減でき、業務が効率化します。通知機能により契約期限の失念を防止できるうえ、社内での円滑な連携も可能です。

ぜひ、この機会に業務の効率化を目指し、契約書管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

契約書管理システム 製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
契約書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

このカテゴリーに関連する記事

契約書の保管方法を紹介!効率の良い分類やファイリングの仕方も伝授

契約書の保管方法を紹介!効率の良い分類やファイリングの仕方も伝授

契約書管理規定の策定はどうしたらいい?決め方と運用ポイントを紹介

契約書管理規定の策定はどうしたらいい?決め方と運用ポイントを紹介

契約書管理システムとエクセル台帳、どちらを利用すべき?

契約書管理システムとエクセル台帳、どちらを利用すべき?

契約書管理システムとは?機能やメリット、活用事例などを紹介!

契約書管理システムとは?機能やメリット、活用事例などを紹介!

契約書の保管期間が知りたい!管理を楽にするツールも紹介します

契約書の保管期間が知りたい!管理を楽にするツールも紹介します

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「契約書管理システムとエクセル台帳、どちらを利用すべき?」というテーマについて解説しています。契約書管理システムの製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

関連製品・サービス
大興電子通信株式会社
大興電子通信株式会社
追加
電子契約システムDD-CONNECT
電子契約システム導入から運用・維持、アフターフォローまで一括対応! 電子契約に関するすべてをサポートするアウトソーシングサービスです。
株式会社LegalForce
株式会社LegalForce
追加
入力不要の契約管理システムMarshall
契約書情報の自動登録を行い、時間をかけずに素早く検索・整理が可能なクラウド契約書管理システムです。
株式会社Holmes
株式会社Holmes
追加
クラウド型契約マネジメントシステムホームズクラウド
書類作成から承認、締結、管理まで契約業務に幅広く対応し、ワンストップで一元管理します。 複雑になりがちなフローもスムーズなプロセスの構築によって解決できます。
株式会社CIJ
株式会社CIJ
☆☆☆☆☆
★★★★★
3
追加
【月額 30,000円(税込 33,000円)~契約書を管理する】Ofigo契約書管理Fácil
Ofigo契約書管理Facilなら、月額 30,000円(税込 33,000円)~締結済みの契約書に求められる3つの管理【一元管理、期限管理、権限管理】を実現することができます。
シャープマーケティングジャパン株式会社
シャープマーケティングジャパン株式会社
追加
FullWEB(開発元:株式会社コネクテッド)
煩雑化しがちな文書ファイルの管理を、文書ファイル自体に属性情報を付与して登録することにより、分類フォルダに自動で配置。 登録と検索を大幅に効率化します。
ジップインフォブリッジ株式会社
ジップインフォブリッジ株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.6
追加
全文検索と多観点ツリーで企業内情報の見える化を促進SAVVY/EWAP
超高速全文検索エンジンと多観点ツリー搭載の情報検索システム。多彩で強力な検索エンジンと階層構造を自由に組み替えて閲覧できる多観点ツリーの融合で素早く的確に目的の情報を抽出します。
アイテック阪急阪神株式会社
アイテック阪急阪神株式会社
追加
契約業務を丸ごと電子化!SATSIGN
SATSIGNが契約管理業務をサポート! 電子契約の締結(電子署名、タイムスタンプ)も可能。 阪急阪神ホールディングスグループのアイテック阪急阪神が提供する、安心・安全な電子契約サービスです。
株式会社コンストラクション・イーシー・ドットコム
株式会社コンストラクション・イーシー・ドットコム
追加
電子契約サービスCECTRUST-Light
契約締結はもちろん、見積書や納品書、検収書等、 契約に関するすべての文書管理も可能な電子契約サービスです。
株式会社ネオキャリア
株式会社ネオキャリア
追加
【期間限定】初期費用0円で提供中!電子契約サービス「Signing」
誰でも使えて、契約業務を削減! 紙と印鑑の契約書で課題とされる「在宅で対応不可」「不要なコスト」を解消し、WEB上で契約業務を完結できる電子契約サービスです。
弁護士ドットコム株式会社
弁護士ドットコム株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.4
追加
市場シェアNO.1の電子契約サービス【クラウドサイン】クラウド型電子契約
経産省や国交省からも、サービスの有効性・法的観点で認定いただいている実績がございます。(次世代住宅ポイント申請添付書類をクラウドサイン可、建築業法のグレーゾーン解消など)
インフォコム株式会社
インフォコム株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.5
追加
【ID数無制限:月額4万円】クラウド型の契約書作成管理システムMyQuick
MyQuickは契約書の作成、締結、管理までをクラウド上で行うサービスです。 手軽に契約書管理の電子化を進められ、業務の効率化をサポートします。
資料請求ランキング
4月12日(月) 更新
第1位
  • 電子契約サービスCECTRUST-Light
  • 株式会社コンストラクション・イーシー・ドットコム
第2位
  • 契約業務を丸ごと電子化!SATSIGN
  • アイテック阪急阪神株式会社
第3位
  • 【ID数無制限:月額4万円】クラウド型の契約書作成管理システムMyQuick
  • インフォコム株式会社
一覧を見る
  • ログイン
  • 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
新着記事
  • 契約書管理システムとエクセル台帳、どちらを利用すべき?
    契約書管理には、エクセルで作成した台帳を活用す...
  • 契約書管理システムを徹底比較!選び方のポイントも解説!
    契約書管理システムを選ぶ上で、比較ポイントが分...
  • 契約書管理規定の策定はどうしたらいい?決め方と運用ポイントを紹介
    適切な契約書管理に欠かせない契約書管理規程。現...
  • 契約書の保管方法を紹介!効率の良い分類やファイリングの仕方も伝授
    増え続ける契約書の最適な保管方法が分からず困っ...
  • 契約書の電子化はメリット大!書面との相違点やサービス導入例を紹介
    契約書の電子化は、企業にさまざまなメリットをも...
  • 契約書の保管期間が知りたい!管理を楽にするツールも紹介します
    契約書の保管期間は内容により異なります。そのた...
  • 契約書管理の重要性は?スムーズに運営するためのポイントも解説!
    契約書管理の重要性を把握していない企業は多く、...
  • 契約書管理においてどんな課題がある?解決方法も具体的に解説!
    契約書管理がうまくいかず、困っていませんか。担...
  • 契約書管理システムの選び方を徹底解説!活用のコツも必見!
    契約書管理システムをどのようにして選べばよいの...
  • 契約書管理システムとは?機能やメリット、活用事例などを紹介!
    事業が拡大するにつれ、契約書類は増え、手作業で...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ|
IT製品を探す
カテゴリーから探す |
ランキングから探す
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
BIZトレンド |
List Finder |
Urumo! |
Seminar Shelf

Copyright (C) 2021 IT Trend All Rights Reserved.

契約書管理システムの製品をまとめて資料請求
資料請求フォームはこちらplay_circle_outline
0件の製品が資料請求リストにあります。
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline リストをリセットreplay
資料請求リストをリセットします。
よろしいですか?
はい いいえ